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介護・福祉業×LINE WORKS 第10回

LINE WORKSで介護現場の課題解決! 90人への「新型コロナワクチン接種意向調査」を2日で完了できたわけ

2021年06月23日 10時00分更新

文● Sixpence

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これからICTを導入しようとしている中小規模の介護施設・事業所にうってつけなツールがLINE WORKSだ。導入企業はすでに20万社以上という国内市場でトップシェアのビジネスチャット(※)で、介護業界でも導入する施設・事業所が増えていて、介護スタッフの募集や定着にも効果アリという導入施設からの声もある。今回は「アンケート」機能がどのように役立つのか、実際に「ワクチン接種の意向調査」で活用した実例と、具体的な作成手順を紹介しよう。

※富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場2020年版」調べ

ワクチン接種の意向調査を「アンケート」で


簡単な操作で意識調査や投票などができるLINE WORKSの「アンケート」。この機能を新型コロナウイルス感染症のワクチン接種についての意向調査に利用した事例を紹介しよう。

ご存じのように、ワクチン接種は医療従事者に続いて65歳以上の高齢者が優先されることになったが、クラスター発生を防止する観点から、一定の要件を満たす高齢者施設の職員について、入所者と同じタイミングで接種が可能とされた。これを受け、高齢者施設は、優先接種について職員に意向を確認し、接種予定者のリストを作成して、自治体に提出する必要に迫られた。

この意向確認にLINE WORKSを利用して効果をあげたのが、岡山県総社市の特別養護老人ホーム「シルバーセンター セレーノ総社」などを運営する社会福祉法人雪舟福祉会だ。事務長の守安伸聡(もりやす のぶさと)さんに経緯をうかがった。

後半には、アンケートの作成手順を具体的に説明するので、最後まで読んでほしい。 

LINE WORKS導入は西日本豪雨がきっかけ


──LINE WORKSを導入されたきっかけを教えてください。
 

2018年の西日本豪雨(平成30年7月豪雨)の際、私が事務長を務める特別養護老人ホームは福祉避難所として開放し、市民の方々がつめかけることになりました。被災しているかもしれない従業員全員に「出勤できるか」と聞くため、電話をかけたのですが、このとき、BCP(事業継続計画)とともに、スピード感のある連絡網の必要性を実感し、これがLINE WORKSの導入につながりました。

──今までどのように利用されてきましたか。

「トーク」を連絡で使うほか、「ホーム」で近隣の新型コロナウイルス感染症(COVID‐19)の発生など注意喚起にも利用しています。また「カレンダー」を共有することでスケジュールを調整するための会議をなくすことができました。

「アンケート」で意向調査を素早く完了できた

実際に社会福祉法人雪舟福祉会が実施したアンケート内容。

結果が迅速に、かつ分かりやすく集計できた。

 
 

──今回、新型コロナワクチン接種の意向調査に「アンケート」を使われたそうですが。

私どもの施設がある岡山県総社市では4月19日の週から医師が巡回して高齢者施設の職員へのワクチン接種を行うことになりました。市から接種の計画を立てたいから意向調査を行ってほしい、と求められたのですが、2~3日でリストを作成して提出するようにとの急ぎの依頼でした。そこでLINE WORKSの「アンケート」を利用して全職員に意向調査を通知し、対象者90人のうち、「希望する」が82人(91.1%)、「希望しない」が8人(8.9%)という結果を2日で集めました。

──LINE WORKSを利用する効果として感じたことは。

90名の意向調査ですが、ほとんどの職員がシフト勤務のため、勤務時間がバラバラです。通常であれば、電話や紙ベースで意向確認するため、もっと時間がかかったと思います。また、電話や紙では匿名性が担保できません。

LINE WORKSでは、迅速に集計結果がまとめられただけでなく、CSV形式で出力したデータをそのまま自治体の書式に貼り付けて提出したことで、期限に間に合わせられました。

また匿名性を確保でき、回答者のプライバシーを厳格に守られることも良い点だと感じました。今回、調査結果は管理者である私だけが見られる設定にしました。「ワクチン接種は強制ではない、意向調査の結果は公開されない、接種を希望しなくても不利益をこうむることは決してない」、とはっきり伝えることができ、安心して回答してもらえたと思います。

──今後、どのようなことに「アンケート」を利用したいとお考えですか。

令和3年度介護報酬改定でハラスメント対策の強化が運営基準に盛り込まれましたが、たとえば「職場にパワーハラスメント、セクシャルハラスメントはありませんか?」といった匿名性を生かしたアンケートや「職員の満足度調査」などに利用して職場環境のさらなる改善に生かしたいと考えています。

作成も簡単! 「アンケート」で素早く集計


では、実際にLINE WORKSの「アンケート」の作成方法から、配布、回収、集計結果の見方までを紹介しよう。

■アンケートの作成
 

モバイル版では、画面右下の「その他」をタップして、「アンケート」をタップして開く。画面右下の「+」をタップするとこの画面になる。あらかじめ用意されているテンプレートの「イベントの出欠調査」を使って作成してみよう。

「社内用アンケート」をタップ。

予め内容が作成されているので、各項目をタップし、「接種意向調査」に変更していく。

タイトルや説明、選択肢を適した内容に変更する。必ず回答してほしいものは「必須」にしておく。回答者は必須事項を回答しない限り、アンケートを終了することはできない。

アンケート内容ができたら、「作成完了」をタップする。

「アンケート内容」の画面になる。ここでアンケート内容は保存されるため、右上の「×」をタップして作業を中断することもできる。

 

■アンケートの締め切り、回答者を設定する

「作成したアンケート」画面にアンケートタイトルが表示されている。配信するアンケートをタップ。

「アンケート修正」画面下の「次へ」をタップすると「アンケート内容」の画面になる。アンケートを詳細な設定を行うために、「アンケート設定」をタップする。

この画面で、アンケート期限やアンケート対象を設定できる。ここでは、アンケート対象を「メンバー指定」にして、「メンバー選択」をタップする。メンバーを選択すると、締め切り前日にリマインドが自動で通知される。

「組織図」をタップして、アンケート対象者にチェックを入れ、「OK」をタップ。検索で組織名やグループ名を選択すると、所属している全員が選定されるため、一人ひとり選ぶ手間が省ける。

設定されたアンケート対象者が確認できる。次はアンケートを告知する方法を選択しよう。左上を2回タップして「アンケート内容」の画面に戻る。

■作成したアンケートをメンバーに知らせる

アンケートをメンバーに知らせるには、「アンケート内容」画面から「トーク」をタップする。このほか、「ホーム」に投稿することもできる。

「既存のトークルームへ送信」をタップする。

アンケート対象者が全員参加しているトークルームを選択して、「OK」をタップする。

■アンケートに回答する

アンケートはこのように告知される。タップして回答してみよう。

回答はタップするだけなので簡単だ。

コメントなどが必要であれば記入して、「提出する」をタップする。

■集計結果を確認する


アンケート作成者は、リアルタイムで集計結果を確認できる。「作成したアンケート」一覧右の「結果確認」をタップするとこのような画面が表示される。

数字の箇所をタップすると、「○希望する」人が誰なのか確認できる。

結果は、自動集計されたデータをファイルで抽出することが可能だ。右上のメニューアイコンをタップすると「結果のダウンロード (.csv)」が表示される。

「保存をタップ」すると、表組になったファイルがダウンロードできる。

回答数をタップすると「未回答」の人を確認できる。

「再通知」をタップして回答を催促することも可能だ。

 

次回は、LINE WORKSと骨伝導インカムを使って、職員のコミュニケーション向上に効果をあげた実例を紹介しよう。
 

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