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介護・福祉業×LINE WORKS 第15回

LINE WORKSで介護現場の課題解決! 福祉用具会社が受発注を迅速化

2021年09月01日 10時00分更新

文● Sixpence

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これからICTを導入しようとしている中小規模の介護施設・事業所にうってつけなツールがLINE WORKSだ。導入企業はすでに25万社以上 という国内市場でトップシェアのビジネスチャット(※)だ。介護業界でも導入する施設・事業所が増えていて、介護スタッフの募集や定着にも効果アリという声もある。今回は外部連携にLINE WORKSを活用することで、業務の生産性向上を実現した福祉用具事業者の事例を紹介しよう。
※富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場2021 年版」調べ

外部との情報共有で成果

介護施設・事業所だけでなく、介護関連の事業者の間でもLINE WORKSの利用が広がっている。神奈川県を中心に介護保険を利用した福祉用具のレンタル・販売や住宅改修事業、福祉用具に関するコンサルティングなどを行うイーライフ株式会社は、社員間だけでなく、卸会社やケアマネジャーとの情報共有のツールとしてLINE WORKSを導入し、生産性の向上を実現。それにとどまらず、社員のモチベーションを高め、働きやすい環境作りにも成果を上げているという。代表取締役社長の篠本高基(こうき)さんにお話をうかがった。

卸会社とスケジュールを共有

──初めに福祉用具貸与・販売の業務の流れについて簡単にご説明ください。

当社と取引のあるケアマネジャーが担当されている利用者のケアプランを作ったら、当社の福祉用具専門相談員が情報把握のためインテーク(面接)を行い、利用者ご本人やご家族とも相談して適切な福祉用具をご用意し、フィッティング して効果を見てから、福祉用具サービス計画書を作成し、ご同意いただき、サービスを開始するという流れです。

──そうした業務でのコミュニケーションについて、どのような課題を感じていましたか。

2016年に社員3名で創業した当社はおかげさまで社員が37名まで増え、県内に4支店を置くようになったのですが、業務の急拡大にともない、課題となったのが社員間の連絡手段でした。以前は主に電話で行っていましたが、営業担当者が出先にいる場合、すぐに連絡が取れるわけではありませんし、口頭の連絡では言い間違いや聞き間違いが発生する可能性もあります。そこで2019年3月にLINE WORKSの運用を開始しました。当然、社員間の連絡は迅速かつ確実になりましたが、卸会社など外部の方々との連絡についてもLINE WORKSの活用で大きく改善しました。

──卸会社との連絡ではLINE WORKSをどのように利用されていますか。

福祉用具には膨大な種類があり、その中から適切なものを選び、注文する必要があります。以前は電話やFAXで注文していたのですが、今ではお付き合いのある卸会社さんにLINE WORKSを導入していただき、それぞれと「グループ」を作ってやり取りをしています。新商品が出たときも、以前はFAXなどで情報を送ってもらっていましたが、LINE WORKSなら写真や動画も付けられるので機能がより分かりやすくて助かっています。

卸会社とトークで連絡が取れるようになることで新商品に関する情報を速やかに受信できるようになった。

グループトークにすることで情報が関係者全員に行き渡る。

 

また各卸会社さんとは「カレンダー」機能でスケジュールを共有していますので、一緒に仕事をする際、調整がとても楽です。卸会社さんには私のほうから「LINE WORKSは便利ですよ」とお願いして導入してもらったのですが、みなさん業務の効率化の効果を感じたらしく、かなり感謝されました。

以前は、外回りの社員が書類を閲覧するためだけにわざわざ帰社したり、事務担当者にいちいち確認の電話をかけたりしていた。

社外でも業務データを閲覧できるように

──ケアマネジャーとのやり取りにも利用されているのでしょうか。

 LINE WORKSを使っている居宅介護支援事業所とは連絡や情報共有に利用しています。住宅改修で「手すりをこのように付けました」といったことを報告する際も写真付きで送れます。また記録が残り、後から見返せるのが良いですし、検索機能があるのも便利ですね。また、かつてはケアマネジャーが作成した介護サービス計画書など大量の紙書類を扱わなければならないのも業務の効率化を阻害する一因になっていました。これを解消するため、LINE WORKSと連携したオンラインストレージサービスの「Dropbox Business」を導入しました。ケアマネジャーからFAXや郵便で事務所に送られた書類を事務スタッフがPDFにして保管し、共有リンクをLINE WORKSの「トーク」で送信することで、社外にいる社員や在宅勤務をしている社員も業務データを事務所に出向かずに閲覧できるようになりました。

画像や動画で情報共有も明確に行うことができる。

トークグループで即応力、チーム力を強化

──ほかに社内の連絡ではLINE WORKSの利用でどのような工夫をされていますか。

急な納品の要望に対応するため、「緊急」と題したトークグループを作っています。事務担当者がここに一斉に発信したら、対応可能な社員がすぐに応えるようにしています。通常であれば、午前中に注文された品を午後に届けるだけで早いほうだと思いますが、LINE WORKS導入後、当社は最速1~2時間でお届けできるようになり、ケアマネジャーさんから「どこよりも早い」と評価いただいています。そのように顧客の急なニーズへの対応力が高まるとともに業務が効率化し、平均の残業時間は3分の1になりました。

緊急の納品案件に複数の社員が協力して対応。引用:LINE WORKS導入事例

 

さらにいえば、LINE WORKSは社内のチームワークの強化にも役立ちます。

弊社では、営業社員の働きやすさの一つとして直行直帰運用を運用しておりますので、どうしても社員どうしがあまり顔を合わせない労働環境ですが、「つぶやき自慢」というトークグループを作り、業務上の成果を披露するなど、お互いに盛り立てるようにしており、こうした工夫で、協力し合うマインドが強まったと思います。

──働く環境作りでも有効ということですね。

当社は創業時から働きやすい職場環境の構築と業務の生産性向上を追求してきており、社員に自宅用PCやプリンターを貸与し、営業社員に社用車を支給するなど直行直帰や在宅ワークを推奨していました。LINE WORKSの導入でこれに弾みがついたことで、新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の拡大下、在宅ワークが求められる状況になっても業績を落とさずに済みました。LINE WORKSについては今後も外部の方々との連絡での利用を広げることで、みなさんの業務の効率化や労働環境の向上に貢献できれば、と考えています。


ワークスモバイルジャパンでは、取引先や事業所とLINE WORKSでつながるための簡単な手順を公開している(下のバナーをクリックして見てみよう)。

 

次回は、まだLINE WORKSを使っていない取引先や他事業所にLINE WORKSを始めてもらう方法を紹介しよう。

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