さわってわかったLINE WORKS 第36回

「LINEでいいじゃん」という上司にLINE WORKSとの違いを徹底的に説明してみる

　仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」（ワークスモバイルジャパン）の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第36回は、LINEとLINE WORKSの違いについて解説する。

仕事で使うならLINEよりLINE WORKSのほうが適している

　社内コミュニケーションを一本化して業務効率を改善したり、組織力を向上するためにLINE WORKSを導入する企業が増えている。LINEのような使用感でありながら、社内アドレス帳やファイル共有など業務用途にふさわしいグループウェア機能があり、顧客のLINEとつながる際にも「会社用のアカウントです」と言える安心感があるといった利点は、過去の連載で解説してきたとおり。

　しかし、LINEに似ているからこそ、社内を説得しきれず導入前につまづいてしまうケースもあるようだ。LINE WORKSには興味を持ったが、自分主導でツールを導入した経験がないと、社内にうまく説明できないというパターンだ。せっかくウェブサイトを読み込み、メリットを理解したなら、ITに疎い上司や現場メンバーからの「LINEでいいじゃん」という圧力にめげてしまってはもったいない。

　そこで今回は、LINEとLINE WORKSの違いを徹底的に紹介する。仕事で使うなら、圧倒的にLINE WORKSのほうが適しているということを、あなたの代わりに上司にプレゼンしてあげよう。

LINEとLINE WORKSの違いを上司に説明できるようにしよう

　LINEはご存じの通り、個人で利用し、誰とでもつながることができるコミュニケーションツールだ。友だち登録すれば、即トークができるようになる。この簡単さは便利であり、仕事仲間と使ってはいけないアプリというということは決してない。問題はその「使われ方」だ。企業からすると懸念点が大きく存在することを理解しておこう。

　まず企業としては、社員どうしや取引先の、誰と誰が繋がっているのか把握できない。どんなアカウント名でどんな情報をやり取りしているのかが、完全に個人の裁量になってしまう。当然、ほとんどの人はプライベートのやりとりとも混在させて使うので、公私混同になる。プライベートのトークや画像をビジネスの取引先に誤送信してしまう社員もいるかもしれない。

　最も大きな問題は企業としての情報管理だ。はじめは「休みます」「遅れます」程度の使い方だったものが、その便利さから、いつのまにか業務情報や個人情報のやりとりにも使われ始めてはいないだろうか。社員が退職したら？という問題もある。LINEは個人の端末にデータが残るので、それまでのやりとりがそのまま持ち出されてしまう。社員が辞めたあとも、個人のLINEどうしで顧客とがっつりと繋がっているのは、企業側としては顧客リストが漏洩しているようなものでもある。同業他社への転職なら、顧客を持って行かれることも考えられるだろう。

　LINEに限らず、会社の管理下にないサービスの中身は、会社は関与できない。もちろんログも残らない。万一、社内から情報が漏洩した場合でも、誰からいつ何が流出したのかを追い切れない可能性がある。漏洩自体が起きてはいけないことだが、そもそも会社としての情報管理体制がおそまつだったとなると、さらに被害が拡大し、会社の信用を失ってしまう。

　次に、管理側ではなく利用する側の感情だ。これもLINEに限った話ではないが、従業員や取引先、顧客の中には、仕事関係の人とプライベートのアカウントでつながりたくない、という人が確実に一定数存在する。「自分に関係ない通知が増える」「個人的な誘いを受け困る」「家族や友人からの連絡かと思ったら会社からでうんざり」など理由は様々だが、言いたくても言えない、ということも多く、じわじわと見逃せないストレスが生じうる。

LINEで個人情報を扱っていないだろうか？　機種変更時のトラブルも起きやすい

　これらのリスクを畳みかければ、ITに詳しくない上司でも個人向けSNSを仕事で使うのは避けたくなるはず。そこで、ビジネス向けに開発されたLINE WORKSなら、これらの課題を解決できることをひとつずつ説明していこう。

メンバーの管理や履歴の追跡などはビジネスでは必須項目

　LINE WORKSには「管理者」がいるので、メンバーをきちんと管理できる。招待や登録も把握できるので、例えば関係のない部外者が混じってしまうようなことがない。公私混同への対策にもなる。また、退職した場合は、アカウントを停めるだけで、そのユーザーはログインできなくなる。PCやスマホアプリ内に残っているデータも消去できるので、情報漏洩の心配もなくなる。

　データは端末ではなくすべてクラウドに保存されているので、機種変更をしても問題ない。有償プランなら、紛失時の遠隔ロックや、端末へのデータ保存の制御など、より強固なセキュリティ対策が可能だ。

　LINE WORKSは「監査/ログ」機能でメンバーの利用履歴も確認できる。何かトラブルが起きたときにも、誰がいつ何をしたのかを調べることが可能だ。もしも読者の中で法人向けツールの管理に縁遠い方がいたら、「やりとりが全部見えてしまうのはどうなんだ」などと思うかもしれないが、システム管理としては常識的なことであり、何かあったときに会社と従業員を守ることにつながるのだ。

　また、LINE WORKSは時間を指定して通知を切ることができる。そもそも仕事用アプリとして分かれているので、「就業時間後は見ない」と割り切りやすい。やはり仕事とはツールを分けた方がいいだろう。

ログインした端末や時間を含め、操作の履歴がわかる

　セキュリティも万全だ。厳格な審査基準の国際認証をいくつも取得しているうえ、すべてのサービスは日本国内にあるデータセンターから提供しているので、データを海外に置きたくない、という企業でも安心して利用できる。専任スタッフが、24時間365日、システムの稼働をモニタリングしている。

　デジタルに詳しくない人が多いという場合も問題ない。LINE WORKSはLINEに似た操作感なので、LINEが使えるなら直感的に利用できるだろう。

　LINEならタダだ、うまくいくかどうか分からないのにコストはかけられない、というお金の話をしてきたら、LINE WORKSにもフリープランがあると答えよう。機能に制限はあるが、最大100ユーザーまで無料で利用できる。しかも無料で使える期間の制限がないのだ。

使える機能により3つのプランが用意されている（2022年5月13日更新）

　説得する側が、LINE WORKSのメリットをしっかり理解していれば、上司や社員にもわかりやすく伝えられる。社内コミュニケーションはプライベートと同じSNSでいいという上司がいたら、今回の内容を使って説得してみてはいかがだろうか。

　次回は、100人以下の会社がLINE WORKSを導入すべき理由について掘り下げてみたいと思う。

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