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介護・福祉業×LINE WORKS 第16回

LINE WORKSで介護現場の課題解決! 外部連携機能で他事業所や取引先とつながろう

2021年09月14日 10時00分更新

文● Sixpence

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これからICTを導入しようとしている中小規模の介護施設・事業所にうってつけなツールがLINE WORKSだ。導入企業はすでに25万社以上 という国内市場でトップシェアのビジネスチャット(※)だ。介護業界でも導入する施設・事業所が増えていて、介護スタッフの募集や定着にも効果アリという声もある。今回はLINE WORKSの外部連携機能を利用することのメリットを改めてお伝えする。
※富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場2018~2021年版」調べ

他事業所や取引先との連携が重要に

 

介護事業における連携の重要性が増している。政府が構築を進める地域包括ケアシステムや地域共生社会では医療と介護の多職種連携が求められ、厚生労働省は介護報酬の加算などでこうした連携を後押ししている。来年度からは社会福祉連携推進法人の仕組みもスタートする予定で、災害対応を含めた地域社会との連携も求められている。

問題は、多種多様な外部の人たちとどのようなツールでスムーズにつながるかだ。

イライラを解消するLINE WORKS


普段、他の事業所や取引先とのやり取りで、次のようなイライラを感じたことはないだろうか。

 

・「言った」「言わない」で伝達ミス
・忙しいときに限って電話がよく鳴る
・同じ内容を1件1件ひたすら電話で連絡
・FAXを送るためだけに事務所に立ち寄る
・FAXが読みにくくて電話で確認
・「アレどこいった?」と大量の書類から捜索

こうしたイライラは同じ職場のスタッフとのやり取りでもつきまとうものだが、外部の人との連絡ともなれば、なおさら「電話したいけど先方は今、忙しいかな」「この件は確かに伝えたはずだけど、取引先でもあるし、強く言いにくいな」といった余計な遠慮や気疲れも起こりがちになるだろう。

連絡に関するストレスを一気に解決できるのがLINEと同じように使える仕事専用のアプリケーション、「LINE WORKS」の「外部連携機能」だ。

事業所内で使っているLINE WORKSの外部連携機能をONにする(詳細は後述)だけで、LINEのように外部の事業所や取引先で使っているLINE WORKSとIDを交換してつながることが可能だ。

ここで改めて、全国の介護事業所だけでなく病院や自治体でも導入が進んでいるLINE WORKSについて簡単におさらいしよう。

LINE WORKSは、LINEの使い勝手の良さを踏襲したビジネスコミュニケーションツールだ。相手に伝わったかどうかはLINEと同じように既読になることで分かるので、「言った」「言わない」とならない。仕事で手が離せないときは割って入られることもないし、グループを作れば、周知や申し送りをいっぺんに行える。文字やスタンプだけでなく、写真やファイル、動画まで送付もできるからFAXは不要となる。必要な情報はすぐに検索できる。

さらに仕事用に作られているLINE WORKSは、メンバーのスケジュールが把握できる「カレンダー」、アンケートやファイル共有ストレージ「フォルダ」、メモを残せる「ノート」、無料通話やビデオ通話の機能まで備えている。

こうした機能は、外部連携機能でつながった他事業所とのLINE WORKSどうしでも同様に使えるため、複数の職種や事業所と連携するのにうってつけなのである。

圧倒的な便利さが支持され、LINE WORKSは日本マーケティングリサーチ機構の介護業界向け調査で3冠を獲得している。

外部とのつながりで業務効率が格段に向上


外部の人たちとも容易に、しかも確実につながれるLINE WORKSの用途は広い。たとえば病院と高齢者施設の間で、空きベッドの情報や退院する患者の情報を共有したり、福祉用具専門相談員と介護サービス利用者の自宅を訪問するスケジュールを調整したりといったことに活用すれば、お互いの業務の効率を向上させられるし、ミスを防ぐこともできる。

介護事業者が外部との連携を図ろうとする際、気になるのが個人情報を扱う上でのセキュリティ面だが、法人向けサービスであるLINE WORKSは、ISOなどの国際認証を取得し、ユーザーデータの保管も含めて極めて安全に設計・運用されているツールだ。使用者の管理や情報管理も容易で、メンバーを選んでトークグループを作れば特定の人たちだけで情報の共有ができる。

他事業所や取引先とつながる方法

 

他事業所や取引先とは、外部連携機能を使って簡単につながることができる。

まず、つながろうとする相手がまだLINE WORKSを使っていないなら、QRコードを発行しよう。使っていない人はスマートフォンで発行したQRコードを読み取れば、アプリケーションをダウンロードして新規開設ができる。

すでにLINE WORKSを使っている相手とつながるのであれば、招待する人なら「QRコードを表示」を、招待される人なら「QRコードをスキャンする」をタップするだけだ。

LINE WORKSを使っていない人に招待を送る

LINE WORKSアプリの右下「 …」から「管理者画面」をタップ。左上「三」をタップして、一番下「現在の獲得状況を見る」をタップ。

LINE WORKSを紹介する画面で、「紹介する」をタップする。

QRコードが表示されているので、つながる相手に読み取ってもらう。相手が遠隔の場合は、メールで招待することも可能だ。

 

QRコードを使ってLINE WORKSでつながる

お互いのスマートフォンを用意しよう。トーク画面右下の「+」ボタンから「トークルーム」をタップしよう。どちらかがQRコードを読み込めばその場でトークを始めることができる。

 

つながり方の詳細は、PDFのリーフレット「LINE WORKSで他事業所や取引先とつながろう」を参照してほしい。

 

分らないことがあれば、無料電話サポート(開始から3か月間)や介護事業者向けの無料の体験講座などのサポートも用意されている。

さっそくLINE WORKSを活用して他事業所や取引先とつながって、業務の効率化を図ろう!

次回は、LINE WORKSを採用ツールに使っている事業者の例を紹介しよう。

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