Officeで始める快適Mac生活 第19回

Word、Excel両方の表を自由に入れ込み可能

見やすい資料を作るために、Wordに美しい表を挿入する方法

　グループ旅行や社員研修などの日程表を作成する際、文章と表が混在したドキュメントの作成をしなければならないことがある。Wordには、表を作成する機能が付いている。しかし、オートフィルなどの利用ができるExcelで下地を作っておき、作成したデータをWordに貼り付けることでスピーディな文書作成が可能となる。

　実作業を始める前に、ExcelとWordの表作成機能には、どういった違いがあるのかを把握しておこう。Wordの表作成機能は、ブログやウェブページを作成する際に使うテーブル機能に近い。また、Wordの表は計算が苦手で、Excelでは便利な連続入力機能の"オートフィル"機能も付いていない。そのため、広大な表を手早く作るといった作業には不向き。その代わりに、マスのデザインを変更したり、画像を挿入したり、といった作業はしやすい。マス内に、さらに小さな表を挿入するといったことも可能など、デザイン面での自由度はかなり高い。売上高の表など高度な計算を伴うものはExcelで、概要の整理やメリット／デメリットなどの、スペック表の作成はWordで、というような使い分けを念頭においておくといいだろう。

　さて、話を戻して、日程表をWord文書に入れるときには、日付の列と行動予定の列を入れると見やすくなる。しかしながら、長期のスケジュールとなればWordの日付入力は非常に面倒だ。そんなときは、Excelで基本形を作成しておく。オートフィルが使えるので、14日間など中～長期のスケジュール表でも日付の入力は一瞬だ。

Wordで表を作成する場合は、リボンの［表］タブを開き、［新規］→［表の挿入］をクリック。行および列の数を指定する必要がある

長期の日程表などを含む場合は、Excelで下地を作ると楽。オートフィルで日付を入力。見出し行までを作成しておき、コピーする

Wordを開き、任意の場所に貼り付ける

（次ページでは、「表のサイズやレイアウト調整の自由度も高い」）