Officeで始める快適Mac生活 第16回

多彩なデザイン、細かなデータ設定

宛先作成に便利、柔軟性にすぐれたWordの差し込み印刷

差し込み印刷の流れ。多彩なデータをインポートできることと、多彩なデザイン、細かなデータ操作が特色

　Wordには、差し込み印刷という機能がある。年賀状やDM、ラベルなどを作る場合、名前や住所などの固有情報を差し替えるという機能だ。大量の送り先などがある文書を印刷する場合に便利。これを行うには、文書ファイルと差し込みするためのデータが必要になる。Office for Macでは、Wordの住所録やExcelなどのデータ文書のほかに、Mac標準の"連絡先"も利用することができる。Macには、iCloudというクラウドサービスがある。もしiPhoneやiPadなどのiOS端末を持っていれば、Macと同期しているはずだ。モバイル端末の連絡先をそのまま利用できるのだ。

　もちろん、差し込み印刷で使われるデータは、そのようなプライベート情報だけではない。他のデータベースで作成されたデータや新しく入力するデータもあるだろう。情報がバラバラでは印刷の効率が悪いので、できれば複数の情報を統合して差し込み用データを作ったほうがいい。

宛先データが分散しているときは、Excelに統合する

　最もよいのは、Excelで情報を統合することだ。というのも、インポートしたデータは完全ではない場合も考えられるからだ。たとえば、宛先によっては名前と住所が入れ替わっていたりする。そんなとき、Excelのフィルターや置換などの機能を使えば、簡単に正常なデータに戻すことができる。Macの連絡先にインポートしたのでは、1つ1つ編集しなければならない。

　では、Officeはどんなデータをインポートできるのだろう。[ファイル]メニューの[インポート]を開くと、CSVファイルとFilemaker Proデータベース、HTMLファイル、テキストファイルの4つが挙げられている。もちろん、あとの2つは、タブやスペースで区切るなど、規則性がないと複数のレコードとして読み込むことはできない。これらは、標準的なファイルなので、通常のデータベースソフトや住所ソフトなら問題ない。

Excelでデータをインポートする場合のファイル形式選択画面。標準的なデータはインポートできる

Excelでデータを作成した場合は、1行目に見出しを入れる。そうすると、自動的にフィールド名として認識される