Officeで始める快適Mac生活 第13回

イメージ化、ストーリー化すれば、簡潔に伝わる

PowerPoint を使って、自分の考えを「見える化」する

　PowerPointといえば、プレゼンテーションの定番ソフト。ビジネスでのプレゼンはもちろん、講演や学校の講義、料理レシピの説明など、相手に伝えたいことを文書や図式付きのスライドにして使える便利なツールだ。

　PowerPointは分かりやすくいえば、「紙芝居」のようにスライドを作成できるツール。図や文章などを書いたスライドを1枚ずつめくって見せることで、複雑な解説を分かりやすくすることができる。文章だけでは伝わりにくい説明や重要なポイントを、伝えたい順にまとめられるのが特徴だ。また、矢印やフキダシといったパーツを使った作図が手軽に行えるので、視覚的にもわかりやすい表現が可能となっている。文章や写真だけの解説にくらべて、印象に残りやすいスライドの制作ができるというわけだ。夏に向けて、展示会や新製品の商談など、ビジネスパーソンにとっては何かとプレゼンの機会が増える。PowerPointの使い方を覚えておくと、これからのシーズンで一歩踏み込んだビジネス活動が望めるはず。じつは、作図機能を仕事以外の方面でも活かせる。チームスポーツでのブレストや、催事の準備などにも役立てられるぞ。

PowerPointの基本画面。画面左に作成したスライドのサムネールの一覧、右に選択されたスライドの詳細とその下にノートがレイアウトされている

WordやExcelで作成した素材をPowerPointに活かす

　書類作成も、WordやExcelで作成した文章やグラフなどを再利用できるので、素材さえあればそれほど手間はかからない。ただ、Wordなどで作成した書類をそのままPowerPointに置き換えるだけでは、十分ではない。Word書類は、小さな文字でもじっくりと読んでもらえるメディアだ。しかし、スライドは遠くから眺めるので、一瞬で理解できるデザインにすることが求められる。そのため、文字や図版などのコンテンツは一定以上の大きさにすることが必要だ。

　またコンテンツを作る場合、話の内容とスライドの関係が明確でないと分かりにくい。通常は、スライドが話す内容を補助するパターンが多い。グラフや表、写真などで、言いたいことを証明するという場合がこれにあたる。もう1つよくあるのは、全体像を見せるというやり方だ。問題解決型のプレゼンでよく使われる。

　例えば、テーマの背景を説明して、問題点を提示する。次に、改善策を提示して、そのメリットを解説する。さらにその限界を示す。このように話が展開していくと、聞き手は今どこにいるのかを見失う可能性がある。そんな場合は、全体像を図で示してやると、内容が理解されやすくなる。

　ところで、全体像の作成は、発言者にとっても有益だ。というのも、作成する過程で論理的な不備を発見できるかもしれないからだ。発言者は何かを主張するとき、前提条件や当たり前と思われる知識を言葉にしない場合がある。しかし、聞き手は主張の背後にあるものを知らないので、言葉が足りないと話が見えない。発言者は聞き手の立場で説明の仕方を考えることが重要だ。このように考えると、全体像は、それを聞き手に見せるかどうかにかかわらず作成したほうがいいかもしれない。簡単な内容なら、頭で思い浮かべるだけでもかまわない。

レイアウトは、テキストやグラフや表、写真、動画などのオブジェクトを紙に貼り付けるように配置する。WordやExcelと共通するツールなので、使い方を習得に時間はかからない