SlackとDropbox Businessを連携させてシームレスなファイル共有を

2022年03月09日 11時00分更新

文●柳谷智宣　編集● 大塚／TECH.ASCII.jp

　社内外のやり取りに、電子メールではなくビジネスチャットツールを使う企業が増えている。そうしたビジネスチャットとDropbox Businessを連携させると便利に使える。本連載の第20回ではLINE WORKSとの連携方法を紹介したが、今回はSlackとの連携方法を取りあげたい。

　Slackを導入している企業では、メッセージだけでなく資料やファイルのやり取りにもSlackを使っているだろう。ただし、Slackはプロプランでメンバーあたり10GBというストレージ容量の制限がある。一般的な用途ならば十分かもしれないが、写真や動画をアップロードして共有するとなると一気に容量を消費してしまう。また、ファイルを修正してメッセージに添付するたびに新たなバージョンのファイルが生まれてしまうので、バージョン管理の問題も生じてしまう。部外メンバーも参加しているチャンネルに、うっかり部外秘ファイルを送信してしまう――といった事故も起こりうる。

　Dropbox BusinessをSlackの外部ストレージとして使えば、そうした課題が解決できる。Dropbox BusinessユーザーでSlackも使っている企業では、両サービスを連携させることで手軽かつ便利に使えるようになる。追加コストが発生することもない。

　さっそくSlackとDropbox Businessを連携させてみよう。まずはSlackを開き、Appディレクトリから「Dropbox」を検索して「追加」をクリックする。Dropbox Businessのブラウザタブが開くのでログインし、「Slackとリンク」をクリックしよう。これだけで連携設定は完了だ。

　Slackのメッセージ入力フォームで「＋」アイコンをクリックすると、「Dropboxから追加」という項目が表示される。これをクリックするとDropbox Businessのポップアップウインドウが開くので、Slackに投稿したいファイルにチェックを入れて「選択」をクリックする。ここで複数項目を一度に選択して投稿することもできる。

　Slackの投稿フォームには、現在の共有設定を適用したDropbox Businessの共有リンク（URL）が挿入される。あとはメッセージ本文を書いてSlackに投稿すればよい。

SlackのAppディレクトリから「Dropbox」を追加する

「Slackとリンク」をクリックする

Slackの入力欄で「＋」メニューから「Dropboxから追加」をクリック

共有したいファイルにチェックを入れて「選択」をクリック

Dropbox Businessの共有リンクURLが挿入されるので、メッセージを書いて送信する

　メッセージを投稿すると、Dropbox Businessの共有リンクとサムネイルが表示される。ファイルそのものはSlackにアップロードされずDropbox Business内にあるので、大容量の写真や動画を共有してもSlackのストレージ容量は消費しない。

　他のユーザーがリンクやサムネイルをクリックすると、Dropbox Businessのプレビュー画面が開いて、ファイルの閲覧やダウンロードができる。もちろん、Dropbox Business側のファイル共有設定でアクセスが許可されていないユーザーは、リンクをクリックしてもアクセスが拒否される。

Dropbox Business内のファイルが投稿される。サムネイルも表示されるのでわかりやすい

リンクをクリックするとDropbox Businessのプレビュー画面が開く

　両アプリを連携させたことで、Slack側からだけでなくDropbox Business側からもSlackに投稿できるようになっている。

　Dropbox Businessのファイル一覧画面で、ファイルにマウスオーバーすると表示される「…（その他）」をクリックして「共有」メニューを開く。メニューから「Slack」をクリックすると、送信時に追加したいメッセージや送信先のSlackチャンネルを選択するウインドウがポップアップする。送信先チャンネルを間違えないように「送信」ボタンをクリックしよう。