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チームの共同作業がはかどる！ Dropbox Businessを使いこなそう

チームの共同作業がはかどる！ Dropbox Businessを使いこなそう
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契約書への電子署名、プレゼン画面共有、ファイル収集まで、豊富な機能を使いこなそう

第35回 スタートアップにおすすめのツール！ 「Dropbox DocSend」の活用テクニック

送付した資料の閲覧状況を追跡／分析できるツール「Dropbox DocSend」。本連載第33回ではその基本的な機能をご紹介したが、そのほかにも「電子契約」「プレゼンテーション」などさまざまな便利機能を備えている。特にスタートアップにオススメできるこれらの機能を紹介しよう。

スタートアップにおすすめのツール！ 「Dropbox DocSend」の活用テクニック

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将来的にはPC作業やファイル検索の起点になりそうなツールを、さっそく使ってみよう！

第34回 クラウドにあるファイルや情報を一括検索！ 期待大の新ツール「Dropbox Dash」の基本

クラウドサービスの業務利用が増えたこともあって、近年では仕事に必要な情報やファイルがPCのローカルフォルダ以外にも散在するようになった。「あの情報はどこだったかな……」と無駄に探し回って時間を取られることになってしまう。その問題を解消してくれるのが、先日発表されたユニバーサル検索ツール「Dropbox Dash」だ。

クラウドにあるファイルや情報を一括検索！ 期待大の新ツール「Dropbox Dash」の基本

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Dropboxの資料共有とどう違うのか、顧客エンゲージメント向上や資料の改善に役立てる方法

第33回 送付した資料の閲覧状況を追跡！ 「Dropbox DocSend」の基本的な使い方

「Dropbox DocSend」は、ドキュメントファイルを安全に共有できるだけでなく、相手のドキュメント閲覧状況まで追跡できる、強力で新しいビジネスツールだ。「相手が開封したか」「どのページまで読んだか」「特にどのページに興味を持ったか（時間をかけて読んだか）」といったことまでがわかる。その使い方の基本を学ぼう。

送付した資料の閲覧状況を追跡！ 「Dropbox DocSend」の基本的な使い方

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デジカメ各社やプロ向けビデオカメラのRAWファイルから、ガラケーの3GPPファイルまで何でもござれ

第32回 SVGやWebP、さらにマイナーな画像／動画形式もプレビューできるDropbox

Dropboxはかなり幅広いファイル形式のプレビューに対応している。もちろん画像（静止画）／動画ファイルにも対応しており、よく使われるファイル形式、新しい／古いファイル形式、プロ向けのカメラ／映像機材用のファイル形式まで“何でもござれ”だ。どんなファイル形式に対応しているのか、見てみよう。

SVGやWebP、さらにマイナーな画像／動画形式もプレビューできるDropbox

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プレビューだけでなく「Microsoft 365」連携で編集や修正が可能、複数人での共同編集にも対応！

第31回 Word、Excel、PowerPointファイルをDropboxでオンライン閲覧／編集する

Dropboxはさまざまなファイル形式のプレビューに対応しており、もちろんMicrosoft Office（Word、Excel、PowerPoint）ドキュメントのプレビューにも対応している。それだけでなく、「Microsoft 365」と連携してブラウザ上でのドキュメント編集／修正や、複数のチームメンバーによる共同編集にも対応しているのだ。

Word、Excel、PowerPointファイルをDropboxでオンライン閲覧／編集する

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モバイルでも図面確認、他形式のファイルともシームレスに扱えて便利！

第30回 建設業で人気！ DropboxはAutoCADのDWGファイルもプレビューできる

建設、インテリア、製造、アパレルなど幅広い業界で活用されているCADツール。Dropboxは、高いシェアを誇るCADソフト「AutoCAD」と連携が可能であり、そのDWGファイルもAutoCADのインストールなしでプレビューができる。モバイルデバイスでもさっと図面を確認でき、また仕様書や指示書など他形式のファイルともシームレスに扱えて便利だ。

建設業で人気！ DropboxはAutoCADのDWGファイルもプレビューできる

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対応ソフトがなくても、スマホやタブレットでも、ファイルがプレビューできる（Adobe編）

第29回 DropboxでAI/PSDファイルを開く、PDFファイルを編集する

ビジネスでイラストやデザインのやり取りをする際に、「Adobe Photoshop」のPSD形式（.psd）や「Adobe Illustrator」のAI形式（.ai）のファイルが送られてきて、対応アプリがないため開けず困ったことはないだろうか。Dropboxならば、これらのファイル形式のプレビューに対応している。スマホやタブレットでも大丈夫だ。

DropboxでAI/PSDファイルを開く、PDFファイルを編集する

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メールに添付して送信するだけ、FAX以外にもスマホ写真の収集などさまざまな利用シーンが

第28回 受信FAXをDropboxに自動保存、共有する「Email to Dropbox」の活用法

FAXや複合機を利用している仕事現場はまだ少なくない。最近のFAX／複合機はEメール転送機能を備えているものが多く、職場にいなくても受信FAXを確認できるのが便利だ。ただし、受信件数が多くなると確認やファイル保存の手間がかかるようになる。Dropboxと簡単に連携させて、すべての受信FAXがDropboxに保存されるようにしてみよう。

受信FAXをDropboxに自動保存、共有する「Email to Dropbox」の活用法

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キャプチャ画面への書き込み、GIFアニメ作成、自動字幕、動画へのコメントまで1つのツールで完結

第27回 「Dropbox Capture」で画面の録画／キャプチャをより深く使いこなす

画面の録画やキャプチャ（静止画）と共有が手軽にできる無料ツール「Dropbox Capture」。今回は、撮影した画面への書き込みやGIFアニメ化、自動字幕、共有された動画へのコメントといった、少し役立つ機能を見ていこう。これらの作業もすべて1つのツールで完結するのがとても便利だ。

「Dropbox Capture」で画面の録画／キャプチャをより深く使いこなす

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ひとつのツールでPC画面とプレゼンターの顔、音声をまとめて録画し、すぐに共有できる

第26回 動画マニュアルやプレゼン動画の作成が簡単！ 「Dropbox Capture」の使い方

アプリ操作の動画マニュアル、プレゼン動画、制作物のレビューなどのモック的で、PCの操作画面を動画でキャプチャーし、ほかの人に共有したいケースが増えている。「Dropbox Capture」は、そうした動画のキャプチャーを手軽に実現する新しいツールだ。画面の動画だけでなく、Webカメラの映像や音声までまとめて録画し、すぐにクラウドで共有できる。

動画マニュアルやプレゼン動画の作成が簡単！ 「Dropbox Capture」の使い方

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ドキュメントの作成から署名依頼、署名後の確認まで、一連のワークフローがDropbox Businessとの統合で便利！

第25回 無料でも使える電子署名「Dropbox Sign」の使い方

「Dropbox Sign（旧称HelloSign）」は、手軽に電子署名（電子サイン）ができるサービスだ。Dropbox Businessと組み合わせると、ドキュメントの作成から署名以来、署名後の確認や保管まで、シームレスな電子署名ワークフローが実現できる。無料でも利用できるので、今回はその使い方をご紹介しよう。

無料でも使える電子署名「Dropbox Sign」の使い方

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中小企業が請求書や領収書といった電子書類をシンプル、安価に保存するために

第24回 Dropbox Businessを改正電帳法要件に対応させる「PlusFind」を使ってみた

2022年1月に改正された電子帳簿保存法（電帳法）では、国税関係書類を電子データとして保存する際の要件緩和の一方で「電子保存の義務化」などの動きも進んだ。Dropbox Businessのアドオンツール「PlusFind」を使えば、電帳法要件に対応したかたちでの長期電子保存が可能になる。実際に試用してみた。

Dropbox Businessを改正電帳法要件に対応させる「PlusFind」を使ってみた

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退職者アカウントの消し忘れ、“シャドーIT”などを検出できる、SaaSの一元管理サービス

第23回 「マネーフォワード IT管理クラウド」でDropbox Businessを管理する

今ではどんな業種、規模の会社でも、ビジネスにSaaSを活用するようになった。毎日の業務が便利になるのは大歓迎だが、たくさんのSaaSを契約するとその管理が煩雑になってくる。アカウントの追加や削除、無駄なコストの削減、“シャドーIT”の発見に使えるのが「マネーフォワード IT管理クラウド」というツールだ。

「マネーフォワード IT管理クラウド」でDropbox Businessを管理する

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大容量ファイルも気軽に添付可能、ファイル整理やアクセス権限管理はDropbox Businessで統一

第22回 SlackとDropbox Businessを連携させてシームレスなファイル共有を

社内外のチームコラボレーションにSlackを導入している企業では、メッセージだけでなく資料やファイルのやり取りにも使っているはずだ。ここでDropbox BusinessとSlackを連携させれば、ストレージ容量やファイルのバージョン管理、アクセス権限管理といった問題を気にせずに済む環境が整う。ぜひ連携させて活用しよう。

SlackとDropbox Businessを連携させてシームレスなファイル共有を

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キャップドゥの「Dropbox for kintone」プラグインを使えばシームレスに連携ができる

第21回 kintoneアプリにDropbox Businessの大容量ストレージを組み込む方法

最近認知度が高まっているノーコードアプリプラットフォームの「kintone」。kintoneアプリにはファイル添付機能もあるが、標準のストレージ容量が少なめで、動画などのファイルを管理する用途には足りない。そこでDropbox Businessを大容量ストレージとしてシームレスに連携させて、kintoneアプリに組み込んでみたい。

kintoneアプリにDropbox Businessの大容量ストレージを組み込む方法

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連携設定することで操作がシームレスに、Dropboxの細かなアクセス制御機能も活用できる

第20回 LINE WORKSとDropbox Businessを連携、ストレージ消費を抑える方法

ビジネスチャット「LINE WORKS」を利用する企業は多いが、プランによっては共有ストレージの容量が少なく、大人数で利用する場合には不足することもある。いっそファイル共有の機能はすべてDropbox Businessに任せてしまうのはどうだろうか。アプリ間の連携設定をすることで、ファイル共有操作もシームレスにできるようになる。

LINE WORKSとDropbox Businessを連携、ストレージ消費を抑える方法

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既存のテンプレートから使い方のアイデアを学び、オリジナルテンプレートで作業の効率化

第19回 Dropbox Paperを使い始める時は「テンプレート」を活用しよう

Dropbox Paperは自由度が高く、個人作業からチーム作業まで幅広い目的で使える。それだけに、最初はどう使ってよいのか戸惑うこともあるだろう。そんなときはまず、Dropboxが提供しているテンプレート群を使ってみるのがオススメだ。あらかじめ整ったフォーマットが手軽に利用できるし、必要に応じて内容を修正することもできる。

Dropbox Paperを使い始める時は「テンプレート」を活用しよう

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ドキュメント共同編集やWeb会議時のホワイトボード、タスクの割り当てと進捗チェックまで

第18回 チーム作業を効率化する「Dropbox Paper」のさまざまな機能

Dropbox Businessを活用して共同作業を行っているチームであれば、やはりDropbox Paperも共同で活用してこそ真価を発揮する。今回は、Paperドキュメントをチームで共有／共同編集したり、Paperを使ってプロジェクトのタスクやスケジュールを共同で管理したりする方法を紹介しよう。

チーム作業を効率化する「Dropbox Paper」のさまざまな機能

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アイデアメモや文書、議事録、プロジェクトの進捗管理まで、チーム内コラボレーションが自在にできる

第17回 “ドキュメント型の共同ワークスペース”「Dropbox Paper」とは

Dropbox Paperは、Dropbox Businessユーザーならば無料で利用できるドキュメント型のワークスペースだ。ビジネス文書の共同編集といった単純な用途だけでなく、Web会議のホワイトボード、プレゼンテーション、プロジェクトの進捗管理（タスク、スケジュール管理）など幅広く使える。チーム内のコラボレーションに活用すれば、スムーズに仕事を進めることができる。

“ドキュメント型の共同ワークスペース”「Dropbox Paper」とは

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“メールで回収”はトラブルの元、多人数からファイルを集めるのもスマートかつ安全にやろう

第16回 書類やレポートの回収に便利なDropbox Businessの「ファイルリクエスト」を使う

人事や総務、経理関連の業務では（あるいはそうでなくても）全社員から記入済みの書類を回収するような場面があるだろう。大学でのレポート提出なども同様だが、こうした「多人数からファイルを収集したい」場面で、メールやチャットで個別に収集するのは手間がかかるうえ、見落としやファイルの紛失といったリスクもある。そこで便利なのがDropbox Businessの「ファイルリクエスト」機能だ。

書類やレポートの回収に便利なDropbox Businessの「ファイルリクエスト」を使う

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「チームメンバーとして招待」「共有フォルダへ招待」の違いや使い分けをしっかり理解

第15回 Dropbox Businessを使った共同作業への「招待」を完全理解する

Dropbox Businessでは、社内外の関係者（他のユーザー）とファイルを共有し、チームで共同作業をしたい場合に、その相手を「招待」することになる。ただし、2種類の「招待」があってややややこしい。今回はこの「招待」について詳しく見ていきたい。

Dropbox Businessを使った共同作業への「招待」を完全理解する

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シンプルなルールさえ覚えておけば共同作業も柔軟かつセキュアに進められる

第14回 Dropbox Businessで設定できる「アクセス権」を整理、理解しよう

Dropbox Businessでは、フォルダやファイルへのアクセス権を簡単かつ柔軟に設定できる仕組みがある。コンテンツを共有しながらのチームコラボレーションが便利にできる反面、アクセス権を意識せずに共有していると意図しない誤削除や上書き、情報漏洩といったトラブルにつながるおそれもある。そこで今回はアクセス権について整理、理解しておきたい。

Dropbox Businessで設定できる「アクセス権」を整理、理解しよう

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運用開始前に管理者が作成しておくべきフォルダ構成、フォルダの命名規則のベストプラクティス

第13回 Dropbox Businessの本格導入には「チームフォルダの設計」が重要

会社でDropbox Businessを導入する場合は、あらかじめ管理者が大枠のフォルダ構造を「チームフォルダ」として作成しておくのがおすすめだ。それではどのような構成にすれば、ユーザーがわかりやすく、使いやすい環境になるのだろうか。そのベストプラクティスをご紹介しよう。

Dropbox Businessの本格導入には「チームフォルダの設計」が重要

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全社的／組織的な情報共有には管理の行き届くチームフォルダを活用しよう

第12回 Dropbox Businessの「チームフォルダ」と「共有フォルダ」はどう違う？

Dropbox Businessのチーム活用に欠かせない存在が「チームフォルダ」という特殊なフォルダだ。一方で、これに似た機能として「共有フォルダ」というものもある。いずれもアクセス権限が与えられたユーザー全員のDropboxフォルダに同期されて、そこを介してコンテンツのやり取りができる。この2つはどう違うのか、そしてどう使い分けるべきなのかを見てみよう。

Dropbox Businessの「チームフォルダ」と「共有フォルダ」はどう違う？

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Dropbox Business Advancedプランの“神機能”「タイムコード付きコメント」を使おう

第11回 動画のチームレビューがはかどる！ 映像の特定部分にコメントする方法

チーム内で動画ファイルをレビューする場合、映像のシーンが切り替わっていくため「○分○秒にテロップを入れましょう」などとコメントしなければ意図が伝わらない。だがDropbox Businessならば、映像の特定シーン（秒数）にコメントが付けられる。これは動画レビュー作業に役立つ“神機能”だ。

動画のチームレビューがはかどる！ 映像の特定部分にコメントする方法

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“ファイルを起点としたコミュニケーション”を可能にするDropbox Businessの便利機能

第10回 ファイルへのコメント機能を使えば業務効率は格段にアップする！

Dropbox Businessには、保存されたファイルにコメントを付けられる機能がある。「なんだそれだけか」と思わないでほしい。チームで文書や資料などのファイルをレビューする際に、これが非常に便利なのだ。メールやチャットで議論するのはやめて、“ファイルを起点としたコミュニケーション”を実現しよう。

ファイルへのコメント機能を使えば業務効率は格段にアップする！

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Dropbox Businessならば1回最大100GBまで、送信後にダウンロード確認や削除もできる

第9回 相手を選ばず大容量データを送れる「Dropbox Transfer」が超絶便利

大容量ファイルの共有をしたい場合は「Dropbox Transfer」を使うと便利だ。相手がDropboxユーザーでなくても、1回あたり最大100GBまでのファイル／フォルダをクラウド経由で送信できる。送信後にダウンロード回数や閲覧回数を確認したり、メールを誤送信しても手元で削除したりできるので安心だ。

相手を選ばず大容量データを送れる「Dropbox Transfer」が超絶便利

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「メールの誤送信で情報漏洩……」そんな事故を防ぐために使いたい共有リンク機能

第8回 Dropbox Businessで“脱・PPAP”！ 安全にファイルを共有する方法

これまで社内や取引先とのファイル共有手段として、パスワード付きZIPファイルをメール添付する、いわゆる“PPAP”が多用されてきた。しかし現在では、これは情報漏洩防止対策にはならない。手軽に使えるDropbox Businessの共有リンク機能で“脱・PPAP”を実現しよう。

Dropbox Businessで“脱・PPAP”！ 安全にファイルを共有する方法

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ランサムウェア被害に遭ってもファイルやフォルダを復旧できる、「バージョン履歴」と「巻き戻し」機能

第7回 誤って上書き／削除しても大丈夫、Dropbox Businessでファイルを復元する方法

Dropbox Businessでは、ファイルやファイルを書き換えると自動的にクラウドに同期される。だが、誤操作で上書き／削除してしまった場合は「元に戻したい！」となるケースがあるかもしれない。そんなときには便利な「バージョン履歴」と「巻き戻し」の機能を使おう。

誤って上書き／削除しても大丈夫、Dropbox Businessでファイルを復元する方法

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PCの故障やリプレースに備えるだけでなく、日常的にも便利に使えるDropbox Businessの機能

第6回 業務PCの「デスクトップ」「ドキュメント」フォルダをバックアップする

Dropbox Businessでは、専用フォルダ（Dropboxフォルダ）以外のフォルダもクラウドと同期させることが可能だ。業務PCの「デスクトップ」「ドキュメント」フォルダを同期対象に設定してクラウドにバックアップしておけば、PCの故障やリプレースの際に助かることになる。さらに日常的な業務シーンでも便利に使えるだろう。

業務PCの「デスクトップ」「ドキュメント」フォルダをバックアップする

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「スマートシンク」や「選択型同期」で効率的に使いこなす

第5回 ストレージ容量の少ないPCで大容量のDropbox Businessを活用する技

Dropbox Businessでは、Standardプランでチームあたり5TB、Advancedプランになると容量無制限でクラウドストレージが利用できる。しかし、すべてのファイルをPCに同期させると、PC内蔵のローカルストレージが容量不足になってしまうおそれがある。そこで活用したいのが「スマートシンク」や「選択型同期」といった機能だ。

ストレージ容量の少ないPCで大容量のDropbox Businessを活用する技

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写真の「被写体」でも検索可能、大量のファイルから目当ての情報を探すための優れた機能

第4回 全文検索や画像検索も、Dropbox Businessの検索機能を使いこなす

長年にわたって大量のデータをクラウドストレージに保管していくと、そのうち目的のデータをどんなファイル名で、どのフォルダに保存したのかわからなくなってしまう。そこで検索機能が活躍する。Dropbox Businessの検索機能では、WordやPDFなど各種ドキュメントの全文検索、写真内の文字や被写体のキーワード検索など、高度な検索機能が使える。ぜひ使いこなしてほしい。

全文検索や画像検索も、Dropbox Businessの検索機能を使いこなす

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PC上のフォルダと同じ感覚でクラウドストレージを利用、幅広いファイルのプレビューもできる

第3回 仕事のファイルをクラウドに同期！ Dropbox Businessの基本的な使い方

Dropbox Businessをインストールすると、ローカルPC上にDropbox専用フォルダが作成されてクラウドストレージとの同期が始まる。通常のフォルダと同じように扱うことができて簡単だ。さらに、外部のアプリケーションを使うことなく、Dropbox自身でファイルの内容を閲覧（プレビュー）することもできる。今回はこうした基本的な使いこなしを覚えよう。

仕事のファイルをクラウドに同期！ Dropbox Businessの基本的な使い方

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カード登録なし、チームでの使い勝手や業務プロセスへの組み込みを気軽に試せるチャンス

第2回 「30日間無料トライアル」でDropbox Businessを試用してみよう

本連載では、チームの共同作業をサポートするビジネスコラボレーションツール「Dropbox Business」の便利な機能と使いこなしテクニックをご紹介する。Dropbox Businessでは30日間無料で試用できるトライアル版が用意されている。まずはここからスタートしてみたい。

「30日間無料トライアル」でDropbox Businessを試用してみよう

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クラウドストレージではなく“ビジネスコラボレーションツール”、その特徴を知る

第1回 クラウド上の“ワークスペース”「Dropbox Business」とは

本連載では、チームの共同作業をサポートするビジネスコラボレーションツール「Dropbox Business」の便利な機能と使いこなしテクニックをご紹介する。まずは個人向けDropboxとのコンセプトの違いや、作業がはかどる豊富な機能の概要を見てみよう。

クラウド上の“ワークスペース”「Dropbox Business」とは