第34回 業務改善に効く最新ビジネスクラウド活用術

Dropbox Buisinessとウェブサービスを連携させて超絶便利に使いこなす技

文●柳谷智宣 編集●MOVIEW 清水

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 Dropbox Businessの導入から、活用、外部連携、そして共同ドキュメント編集サービス「Dropbox Paper」の使い方までを全4回で紹介するこのコラム。3回目はDropbox Buisinessとウェブサービスを連携させて便利に使いこなす方法について紹介する。

 オンラインストレージである「Dropbox Business」だが、他のウェブサービスと連携することで便利な使い方ができるようになっている。大容量のファイルを柔軟なアクセス管理ができるDropboxに置いたまま、様々なビジネスツールで活用できるのはとても便利だ。

 今回は、「Dropbox Business」とビデオ会議サービス「Zoom」や「Microsoft Office」「Googleドキュメント/スプレッドシート/スライド」「Gmail」「LINE WORKS」などを連携させる方法とそのメリットを紹介しよう。

 まずはApp Centerにアクセスし、連携するアプリを探す。最初に、イチオシの「Zoom」を連携させてみる。

App Centerから連携するアプリを探そう

 Dropboxのコンテンツからミーティングを開始したり、Dropbox内のファイルを画面共有したりできるが、もっとも便利なのが録画ファイルを自動保存してくれる機能。Zoomのビデオ会議はクラウド録画するのが基本だが、有料プランを契約しても容量はたったの1GB。そんな時、Dropboxにデータを保存できれば、容量を気にせずに録画しまくれるようになる。

 App Centerで「リンクする」をクリックしたら、Zoomへのアクセスを許可したり、Zoomの録画をDropboxにコピーする設定を有効にする。設定が終わったら、DropboxのZoomアイコンから新しいミーティングを開始すればいい。ミーティングを終了させてしばらくすると、Dropbox内の「Zoom」フォルダに録画データがコピーされる。

 DropboxからZoomを起動せずに、直接Zoomを起動して開始したミーティングの録画も自動的にDropboxに保存されるのはありがたい。Zoomで容量を追加する場合は100GBで月額4000円とお高めなので、Dropboxユーザーであれば是非活用したいところだ。

 ちなみに、Zoomの設定で「インスタント ミーティング開始時に個人ミーティング ID(PMI)を使用」がオンになっていると、Dropboxからインスタントミーティングを始められないので注意すること。

「Zoom」を開き、「リンクする」をクリックする

Zoomへのアクセスを許可する

「Zoomクラウド記録をDropboxにコピーしますか?」を「有効」にする

デスクトップアプリでファイルをクリックする

プレビュー画面の「Zoom」アイコンをクリックし、「Start meeting」をクリックする

Zoomで会議を開催する

Dropbox内に「Zoom」フォルダーが作成され、その中に音声と動画ファイルが保存される

Zoomの設定で「インスタント ミーティング開始時に個人ミーティング ID(PMI)を使用」をオフにしておく

Dropboxでオフィス文書を一元管理&編集&共有ができる

 Dropboxはワードやエクセル、パワーポイントなどのOffice文書を作成したり、オンラインで編集することができる。Dropbox.comで作業しているなら、オンライン上、しかもDropboxの画面から遷移せずに編集できるのはとても便利だ。もちろん、Excelのデスクトップアプリで開くこともできる。Dropbox上にあるので、アクセス権限の設定も行える。

 共有しているファイルの共同編集もでき、その際に複数のバージョンができてしまうことを回避する機能も用意されている。同じファイルを閲覧したり編集しているユーザーを確認でき、バッジ機能を有効にすると、ワンクリックで最新バージョンに文書の内容を同期できる。もちろん、コメント機能を使ってコメントを残してもいい。もし、何かミスが起きたとしても、「バージョン履歴」機能で元の状態に復元することも可能だ。

 ファイルの作成は簡単。「作成」メニューから「Wordドキュメント」や「Excelワークブック」などをクリックすればいい。初回は、Office OnlineがDropboxへアクセスする権限を求められるので、承諾する。続けて、Office 365アカウントでサインインすれば、Office Onlineで新しいファイルが開く。

 作業が完了したら「Save and return to Dropbox」をクリックすると、Dropboxに戻る。

「作成」メニューから「Excelワークブック」などをクリック

アクセスを許可する

Office 365アカウントでサインインする

Office Onlineで文書を作成し、編集できるようになった。「Save and return to Dropbox」をクリックすれば元に戻る

Excelファイルが作成できた

 「Googleドキュメント」や「Googleスプレッドシート」「Googleスライドもファイルとして作成し、閲覧、編集できる。クラウドの文書ファイルをクラウドストレージで扱うのはユニークだが、もちろんとても便利だ。ただし、DropboxとGoogleの両方で同じメールアドレスのアカウントでログインする必要がある。

「作成」メニューからGoogleサービスの文書ファイルを作成することも可能

同じメールアドレスでログインする必要がある

Gmailと連携させれば添付ファイルをさらに快適に扱える

 Gmailを使っているなら、Dropboxと組み合わせて活用したい。まず、ファイルを共有するのに本体を添付しなくて済む。メールの容量をコンパクトにしたり、大容量のファイルを手軽に共有できるというメリットがある。しかも、元ファイルを修正すると、即共有しているファイルも変更される。

 例えば、原稿を編集部に納品した直後に、「あ、あそこ直さなくちゃ」ということはよくある。直ぐに対応し、もう1通メールを送り、「先ほどのは破棄して、こちらをご確認ください」と連絡しなければならない。しかし、Dropboxのリンクを送っているなら元ファイルを編集するだけでいいのだ。

ファイルを選択し、共有メニューから「Gmail」をクリックする

選択肢がなかったら「他のアプリをリンク」をクリックして、Gmailをリンクさせる

Gmailのメール送信画面が開くので、宛先や本文を入力して送信する

共有されたURLを開いたところ。プレビューが表示され、右側のボタンからダウンロードすることもできる

 Gmailに拡張機能の「Dropbox for Gmail」をインストールすると、さらに便利になる。まずは、設定画面の「アドオン」タブから「管理」を開き、Google Workspace Marketplaceで「Dropbox for Gmail」を検索。インストールしよう。

 すると、メールの作成画面にDropboxのアイコンが表示され、Gmail上からDropboxにあるファイルのダウンロードリンクを挿入できるようになる。

「アドオン」タブから「管理」をクリックする

「Dropbox for Gmail」を検索する

「インストール」をクリックする

アクセスを許可する

メールの作成画面にDropboxアイコンが現れる

Dropboxにログインする

Dropbox内のファイルが表示される

メールにダウンロードリンクを挿入できた

 逆に、Gmailでファイルが添付されたメールを受け取った時に、Dropboxに添付ファイルを直接保存することもできるようになっている。右側のパネルに現れたDropboxアイコンをクリックすると、Dropboxにアクセスできるので、フォルダーを指定して「保存」をクリックすればいい。

Dropboxアイコンをクリックする

フォルダーを指定して「保存」をクリックする

ビジネスチャットのストレージにDropboxを使うこともできる

 最近は、メールだけでなく、ビジネスチャットでコミュニケーションを取る企業が増えている。もちろん、Dropboxも対応している。例えば、「LINE WORKS」をリンクさせれば、DropboxからLINE WORKSにダウンロードリンクを投稿できる。大容量のファイルはビジネスチャット側ではなく、容量無制限のDropbox Businessに蓄積しておく、という使い方ができるのだ。

共有メニューの「他のアプリをリンク」をクリックし、「LINE WORKS」をリンクさせる

トークルームを検索して指定し、メッセージとリンクを送信できる

LINE WORKSでファイルを共有できた

 同じように「Slack」とも連携できる。こちらに関しては、「使ってみようSlack入門 ~使い倒して業務効率アップ! 第13回 Slackを外部ツールと連携させて可能性を広げる《Dropbox編》」で紹介しているので参考にして欲しい。

 他にも、PDF作成・編集アプリ「Adobe Acrobat DC」とも連携できる。こちらは「柳谷智宣がAdobe Acrobat DCを使い倒してみた 第113回 Acrobat DCとオンラインストレージ「Dropbox」を連携させてリモートワークを効率化する」で詳しく紹介している。

 以上が、Dropbox Buisinessとウェブサービスを連携させて超絶便利に使いこなす技となる。今回紹介したのはごくごく一部。まだまだ連携できるウェブサービスがあるので、App Centerで探してみよう。

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