Word、Excel、PowerPointファイルをDropboxでオンライン閲覧／編集する

2023年05月31日 08時00分更新

文●柳谷智宣　編集● 大塚／TECH.ASCII.jp

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　これまでの連載でお伝えしてきたとおり、Dropboxはさまざまなファイル形式のプレビューに対応している。そしてもちろん、全国のビジネス現場で最もよく使われているであろうファイル形式、Microsoft Office（Word、Excel、PowerPoint）ドキュメントのプレビューにも対応している。

　しかもそれだけではない。Dropboxに保存されたドキュメントは、Webブラウザ上で直接「Microsoft 365」（旧称：Office Online）アプリを使って編集／修正し、保存することができる。さらに、複数のチームメンバーがオンラインで同時にドキュメントを開き、編集する「共同編集」にも対応しているのだ。

　手始めにプレビューから試してみよう。ブラウザやモバイルアプリでDropboxのフォルダを開くと、WordやExcel、PowerPointなどのOfficeファイルが識別しやすいアイコンで表示される。それらのファイルをダブルクリックすれば、ブラウザでプレビューができる。

　Dropboxのプレビュー機能については、ほかのファイル形式と変わらない。共有リンクを作成して、チームメンバーに内容をレビューしてもらい、コメントを書き込んでもらうことができる。ブラウザでプレビューできるので、誰でもレビューに参加できるのが便利だ。

Dropboxに保存しているPowerPointファイルを開く

プレゼン資料をブラウザ上でプレビューできた

スマホのDropboxアプリでも確認。画面はiPhone 14 Plusだが、十分な大きさだろう

　次はドキュメントの編集機能だ。DropboxをMicrosoft 365と連携させると、オンラインのファイルを直接編集できるようになる。わざわざファイルをダウンロードし、編集して再度アップロードする手間がかからないのがポイントだ。

　ちなみに個人向けDropboxプランの場合は、Microsoft 365のライセンスを購入していなくても、Microsoftアカウントさえあれば（無料機能の範囲内で）Webアプリによる編集ができる。ビジネス向けプラン（Dropbox Business）でオンライン編集をしたい場合は、セキュリティの観点からMicrosoft 365ライセンスが付いた企業アカウントが必要だ。

　たとえばWordドキュメントをプレビューしている状態で、ブラウザ上の「次のアプリで開く」メニューから「Word for the web」を選ぶと、Dropbox上のファイルが「Word for the Web」で開き、ブラウザ上で編集できる。編集した内容は自動的に上書き保存されるので（「別名で保存」も可能）、編集し終えたらブラウザを閉じればよい。

　同じように、Excel、PowerPointのドキュメントもオンラインで編集が完結する。スムーズに編集ができてとても便利だ。

　チームで共有しているOfficeドキュメントの場合は、複数のチームメンバーがMicrosoft 365で同時にドキュメントを開き、共同編集をすることもできる。これも非常に役立つ機能だろう。

「次のアプリで開く」メニューから「Word for the web」をクリックする。なおこのメニューで「Word」を選択すると、ローカルPC上のWordアプリで開く

Word for the WebでDropbox上のファイルが直接開く。編集した内容は自動保存される

　Dropboxには、ローカルPCにインストールしたOfficeアプリとの連携機能もある。

　Dropbox上のOfficeドキュメントをローカルのOfficeアプリで開くと、ウィンドウの右側にDropboxのアイコンが表示される。これを「Dropboxバッジ」と呼び、クリックするとメニューが開く。

　このメニューからは、Dropboxのさまざまな共同作業機能が使える。たとえばドキュメントを共有しているメンバーを確認したり、共有リンクをコピーしたり、といった機能だ。また「コメント」や「バージョン履歴」をクリックすると、Web版（dropbox.com）画面がブラウザで開き、それらの情報が確認できる。

　Dropboxバッジの表示位置は、バッジをドラッグすれば移動できる。またDropboxの設定画面から非表示にしたり、ほかのユーザーがそのドキュメントを開いている場合のみ表示したりすることもできる。

ローカルのOfficeアプリに表示されるDropboxバッジ

ExcelやPowerPointでもバッジが表示される

「共有」からこのドキュメントの共有状態を確認

Dropboxの「設定」→「全般」でバッジのオン／オフを設定できる

　チーム内でドキュメントを共有する際に、やはり便利なのがDropboxのコメント機能だ。Microsoft Officeにもドキュメントにコメントを書き込む機能があるが、この場合は1つのドキュメント内に“閉じた”かたちのコメントとなる。コメント内容を確認したり書き込んだりするには、Wordなどのアプリでドキュメントを開かなければならない。

　Dropboxの場合はプレビュー画面でコメントの確認や追加が可能だ。また、ほかのファイル形式とまったく同じかたちでコメントが付けられ、コメントに返信したり＠メンションしたりすることもできる。Officeドキュメントの特定の部分（文字列や画像領域）を指定してコメントを付けることもできる。