第15回 チームの共同作業がはかどる! Dropbox Businessを使いこなそう

「チームメンバーとして招待」「共有フォルダへ招待」の違いや使い分けをしっかり理解

Dropbox Businessを使った共同作業への「招待」を完全理解する

文●柳谷智宣 編集● 大塚/TECH.ASCII.jp

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 Dropbox Businessでは、社内外の関係者(他のユーザー)とファイルを共有し、チームで共同作業をしたい場合に、その相手を「招待」することになる。今回はこの「招待」について詳しく見ていきたい。招待の仕方や挙動を覚えておくと、さらにDropbox Businessを活用できるようになるはずだ。

 Dropbox Businessで「招待」と呼ばれるものには2種類がある。自らのDropbox Businessチームのユーザーとして追加する「招待」と、特定の共有フォルダへのアクセス権(だけ)を与える「招待」だ。簡単に言えば、長期間、複数のプロジェクトで共同作業を行う相手ならばチームのユーザーとして招待し、短期間、単発のプロジェクトならば共有フォルダに招待するのが適している。

 まずはDropbox Businessチームに新規ユーザーを招待する操作を見てみよう。

 チームにユーザーを招待できるのはチーム管理者、ユーザー管理者、セキュリティ管理者だが、設定を変更すれば既存のチームメンバーが招待することもできるようになる。ただし、招待したユーザー数分のライセンス料金が発生するので、一般的には管理者への申請制にしておくのがよいだろう。

 チームへ招待する作業は「管理コンソール」から行う。左メニューから「メンバー」画面を開き、「メンバーを招待」をクリックしたうえでメールアドレスを入力する。大量のメンバーを一括で招待したい場合は、CSVファイルのリストをインポートすることもできる。

 招待するユーザーのメールアドレスがチーム管理者のアドレスと同じドメイン(つまり社内ユーザー)の場合は、即座にユーザーとして追加される。ドメインが異なる場合は、相手に招待メールが届き、「チームに参加する」をクリックすることで追加される。

 ちなみに、招待したユーザー(メールアドレス)がすでに別のDropbox Businessチームに参加している場合は、新たに招待することができない。そちらのチームを退会してもらうか、別のメールアドレスで参加する必要がある。

Dropbox Businessチームに新規ユーザーを招待できるのは管理者。追加するとユーザー数分のライセンス料金が発生する

 チームに招待したユーザーに対して「チームフォルダ」を共有する(アクセス権を与える)のも管理者の役割だ。管理コンソールからチームフォルダの管理画面を開き、新規ユーザーを追加する(詳しくは第12回記事を参照)。なおここでは「招待」ではなく「追加」という言葉が使われているので、混乱しないよう注意してほしい。

チームフォルダへのユーザー追加作業は管理者が行う

 もうひとつの、共有フォルダへのユーザーの「招待」も見てみよう。

 フォルダに他のユーザーを招待する(共有フォルダにする)場合は、管理者か一般ユーザーかを問わず、そのフォルダの「所有者」または「編集者」権限を持つメンバーであればよい(フォルダのメンバーや権限については前回記事を参照)。追加のライセンス料金も不要だ。

 共有したいフォルダにマウスポインタを合わせ、「…」メニューから「共有」をクリックする。「このフォルダを共有」という画面がポップアップするので、招待したい相手のメールアドレス、もしくはユーザー名(相手が同じチームのメンバーである場合)を入力して「フォルダを共有」をクリックする。このとき、招待ユーザーに与えるアクセス権を「編集可能」と「閲覧のみ」から選択できる。

 招待された側は、届いた招待メールの「フォルダにアクセス」をクリックすれば共有フォルダにアクセスできる。

共有フォルダは一般ユーザーからでも招待が可能だ

 管理者が設定で許可していれば、社外のユーザー(チーム外のユーザー)も共有フォルダに招待することができる。招待相手を誤って情報漏洩事故が起きないように、相手のメールアドレスや名前を入力した際には赤く表示される。間違いがないかきちんと確認してから「フォルダを共有」をクリックしよう。

 共有フォルダにチーム外のユーザーを招待する際、すでにほかのコンテンツも共有している相手であれば「チームメンバーとして招待してはどうか」という提案が表示される。頻繁に共同作業をする相手であれば、チームメンバーとして招待/参加したほうがお互いスムーズだからだ。もちろんライセンスの追加は必要になるが、検討してみてもよいだろう。

複数のコンテンツを共有している外部ユーザーを招待すると、チームメンバーとして招待することを促す画面が開く

招待を受けた共有フォルダにアクセスすると、アクセス権限が付与されたというメッセージが表示される。「Dropboxに追加」をクリック

 なおチーム外のユーザーを共有フォルダに招待する場合、招待されるユーザー側のDropboxでもその共有フォルダぶんの容量を消費する。たとえば共有フォルダの容量が500MBある場合は、招待を受ける側にも最低500MBの空き容量が必要だ。空き容量が足りない場合は招待を承諾できないので注意してほしい。招待する側も、容量の大きいフォルダを丸ごと共有する必要があるかどうかは事前に考えよう。

 容量の問題で外部ユーザーを招待できない場合、コンテンツを相手に送るだけでよければ「共有リンク」「Dropbox Transfer」が利用できる。この場合は相手側Dropboxの空き容量に関係なく使えるが、送信元フォルダとは同期しておらず閲覧やダウンロードしかできないので、共同編集作業には向かない。

外部ユーザーを招待する場合、空き容量が足りないと追加できない

共同編集作業はできないが、送信するだけなら共有リンクやDropbox Transferも使える

 なお前述したとおり、チームフォルダへの招待(メンバー追加)は管理者しかできないが、チームフォルダ内のフォルダであれば一般ユーザーでも招待ができる。その場合でも、招待したメンバーは共有フォルダから親フォルダ(上位階層)にさかのぼってアクセスすることはできないので、安心して柔軟に使える(詳しくは第13回記事を参照)

 今回は、Dropbox Businessで共同作業するメンバーの「招待」について見てきた。同じ「招待」という言葉が複数の意味で使われているうえ、チームフォルダの場合などは「追加」と表記されるなど少し複雑だが、混乱しないようにしたい。

(提供:Dropbox)

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