福祉用具販売のイーライフ、Dropboxでペーパーレス/業務効率化実現

文●ASCII

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 Dropbox Japanは10月12日、イーライフが「Dropbox Business」を採用したと発表した。

 イーライフは神奈川県に4つの営業所を構える福祉用具のレンタル・販売を柱に、住宅改修や介護コンサルティングを展開する企業。今回の採用は、Dropbox Japanが手がけた介護関連業界による公開導入事例としては初という。

 イーライフでは、サービスの利用者やケアマネージャー、行政機関とのやりとりで毎月1万枚の書類が発生し、介護保険サービスに関する書類は条例で5年間の保存が義務付けられていることなどから膨大な紙書類の管理が発生し、生産性の低下をもたらしていたという。また、同社は働きやすい職場づくりの一環として「直行直帰」ができる体制を整えていたが、紙で情報管理をしている限り、直行直帰のメリットを活かしきれていなかったとしている。

 同社では、ペーパーレス化による課題解決に向けて先に導入していたビジネスチャットの「LINE WORKS」との連携利用も考慮し、半年の検討を経てITの専門知識がなくても使いやすいDropboxの採用を決定。導入後はDropboxと連携可能な複合機も導入し、FAXで送られてきた書類もDropbox上フォルダーにPDFデータとして保管される仕組みを構築。そのリンクをLINE WORKS上で通知して営業現場でも容易に閲覧できるようにした。さらにインターネットFAXも併用して紙への印刷は必要最低限にとどめる方式に転換した結果、紙の書類の7割削減を実現し、業務効率も大幅に向上して残業時間削減に貢献したという。

 Dropboxでは、イーライフへの導入事例を公開している。

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