仕事に差がつく！阿久津良和「Office 365のスゴ技」 第73回

アプリの機能、ファイル、人、メアドなど多様な検索が可能

Office 365に新たに搭載された「Microsoft Search」とは

本連載は、マイクロソフトのSaaS型デスクトップ＆Webアプリケーション「Office 365」について、仕事の生産性を高める便利機能や新機能、チームコラボレーションを促進する使い方などのTipsを紹介する。

　Office 365を使いこなして仕事を早く終わらせたい皆様にお届けする本連載。今回はMicrosoft Searchに注目する。

「Microsoft Search」とは

　Office 365に「Microsoft Search」と呼ばれる検索機能が標準搭載されるようになった。バージョンは1906から展開が始まっている。Microsoft Searchは、入力した文字列からアプリケーションの機能を検索したり、Microsoft Graphを用いて交流がある人物のメールアドレス、ドキュメントを検索したりといった多様な検索を実現する機能である。検索サイトのBingでも同様の技術を用いており、SharePoint OnlineやOneDrive for Businessなどでも使用できる。

1.Microsoft 365管理センターによるMicrosoft Searchの設定ページ。一部の読者には「旧Bing for Business」として紹介した方が分かりやすい

2.テナントでMicrosoft Searchを有効にして、職場または学校アカウントでサインインしてからBingで検索すると、関連するドキュメントも検索結果で示される

　Microsoft SearchをOffice 365で使用する場合、主にWordやExcelといったアプリケーション内から実行するが、たとえばOutlookで検索した場合はメールアドレスを優先する。SharePoint Onlineから検索するとサイトやページが優先されるため、アプリケーションなど実行環境の文脈をくみ取っているようだ。

3.たとえば「関数」と検索すると、Excel関数の挿入メニューが現れる

4.「Windows」で検索すると、メールアドレスやドキュメントなどが検索候補に現れる

　Microsoftは本機能について、Office 365(Microsoft 365)テナント全体を容易に検索し、共有ファイルや関連コンテンツを見つけやすくすると説明している。また、利用者が検索できるコンテンツの種類やヒット率は今後も精度を高めることで、利用場面は拡大しそうだ。

　筆者のような個人事業主はドキュメントの在処を自身で把握できるが、大企業はもちろん中堅中小企業でも膨大なドキュメントがOneDrive for Businessの各所に散らばり、プロジェクトチーム内の共有もままならない。このような場面で生産性を低下させることなく、同僚やドキュメントへのアクセスを容易にするのがOffice 365におけるMicrosoft Searchの狙いと述べていいだろう。

　このように便利はMicrosoft Searchだが、唯一気になるのは検索ボックスの存在である。筆者の私見だがバランスを欠いており、ファイル名が折りたたんで表示されるのは好みではない。同様の意見をお持ちの方は以下の手順で検索ボックスをアイコン化できるので試してほしい。

5.「ファイル」→「オプション」と選択してオプションダイアログを開き、「全般」に並ぶ「既定でMicrosoft Searchボックスを折りたたむ」にチェックを入れて「OK」ボタンを押す

6.こちらが折りたたんだ状態。このアイコンをクリック/タップするか「Alt」+「Q」キーを押すとテキストボックスが開

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