共有メールボックスでOutlookのメール容量を2倍に

2020年03月12日 09時00分更新

　本連載は、マイクロソフトのSaaS型デスクトップ&Webアプリケーション(以下、アプリ)「Office 365」について、仕事の生産性を高める便利機能や新機能、チームコラボレーションを促進する使い方などのTipsを紹介する。

共有メールボックスを活用すれば、タダでメール容量が2倍になる

　Office 365を使いこなして仕事を早く終わらせたい皆様にお届けする本連載。今回はOutlookのメールボックスストレージ容量に注目する。

　改めて述べるまでもなく、Office 365は1ライセンスあたり50GB（Office 365 Enterprise E3/E5は100GB）のメールボックスストレージが割り当てられる。この容量を超えると「クォータ超過～」といったメッセージが現れるようだが、筆者は目にしたことがない。

筆者はOffice 365 Business Premiumを契約しているため、メールストレージ容量は50GBとなる

　そのため迷惑メールに代表される不要なメールは、定期的に削除すべきである。Outlookには、日付やサイズなど条件付きでメールを検索する機能を備えているため、メールボックスストレージをひっ迫するメールを削除し、最後に削除済みアイテムフォルダーを空にすればよい。

「ツール」→「メールボックスの整理」と順にクリックする

「次のサイズより大きなアイテムを検索する」にチェックを入れ、任意のメールサイズに変更してから「検索」をクリックする

検索結果で不要なメールを発見した場合は、コンテキストメニューから「削除」をクリックする

「メールボックスの整理」ダイアログで「メールボックスのサイズを表示」をクリックすると、各フォルダーにたまったメール容量を確認できる

　だが、貴重な時間をメール整理に割くのも非生産的な話。そこで注目したいのが共有メールボックスである。複数のユーザーが同じメールボックスにアクセスする用途を想定したグループ機能の1つだが、ユーザーのメールボックスと同じく50GB（Office 365 Enterprise E3/E5は100GB）が利用可能だ。

Microsoft 365管理センターから、「グループ」→「共有メールボックス」と順に開く。「メールボックスの追加」を押し、共有メールボックスで使用するメールアドレスや名称を入力して「追加」を押す

「このメールボックスにメンバーを追加します」を押す

「メンバーの追加」を押して、共有メールボックスが参照可能なユーザーを追加したら、「保存」を押す

　たとえば部門全体の共有メールボックスを作成して、部門全員に周知するメールは共有メールボックスのメールアドレスに送信してもらえば、ユーザーのメールボックスストレージはひっ迫されることはない。使い方は少々煩雑になり、共有メールボックスへの参加にはOffice 365やExchange Onlineなどのライセンスを要するが、メールボックスの容量が無償で2倍に拡大することを踏まえると活用すべきだ。