【調査レポート第１弾】企業に届く郵便物の48%が「必要ない」!?
トドケール
職場スペースだけでなく“郵便物”も年末大掃除できていますか？年末の時期に大掃除可能な郵便物を特定して、総務の業務を効率化しましょう！
株式会社トドケール（本社：東京都千代田区、代表取締役CEO：野島剛）は、同社が提供する郵便物管理に関するミニBPOサービス「クラウドメール室」を利用する企業を対象に、会社に届く郵便物に関する実態調査「企業に届く郵便物のリアルデータ調査」を実施いたしました。その結果、企業に届く郵便物の約48%が不要である可能性が高いという実態が明らかになりました。
年末を迎え、多くの企業が職場の大掃除を計画しているかもしれません。そんな中、未開封のまま廃棄される郵便物・配送物の問題は見逃されがちです。また、働く場所が多様化する中で、従来のオフィス出社を前提にした管理・受け取り方法では、社員のニーズを満たせなくなってきています。本調査を踏まえ、総務部門をはじめとする法人企業各社が、不要なオフィス郵便物を減らし、業務をデジタル化するきっかけにしていただきたいと思っています。
１．調査の背景
コロナ禍を契機に、日本においてもリモートワーク（テレワーク）、もしくは出社を組み合わせたハイブリッドワークが急速に普及しました。
多くの企業活動がオンラインで完結できることが証明されつつある一方で、郵便物や配達物など物理的な資産・モノへの対応が特定の職種のみではない、多くの労働者の「柔軟な働き方」の実現を妨げているという事実も明らかになりつつあります。
トドケールでは物理的な資産・モノの情報や実態を明らかにすることで、企業がこれらとどのように向き合うことで活動のDX化と柔軟な働き方の実現できるかを検討する一助になると考え、本調査を実施いたしました。
２．調査の内容
郵便物処理ミニBPOサービス「クラウドメール室」にて受領代行している郵便物に対して、「原本受取」、「PDFスキャン」、「破棄」、「その他（※）」の４つのオプションから選択された受け取り方法を集計しました。同時に利用6社にインタビューを実施し、データの詳細について伺いました。
（※）クラウドメール室では処理方法をカスタマイズ可能であるため、企業ごとに異なる処理が存在します。
調査期間：2023年1月1日～2023年10月31日に届いた郵便物
対象となった郵便物の数：23,142通
対象となった企業数：25社
うちインタビュー対象社数：6社
３．調査の結果とインサイト調査結果
１. 企業に届く郵便物のうち、47.6％が「開封されることなく破棄」もしくは「開封スキャンしたのち、PDFにて中身を受領」することが希望されている不要な郵便物であった可能性が高い
なお、「破棄（※１）」と「開封PDFスキャン（※２）」の内訳は以下の通りとなっている。
（※１）破棄：開封することなく破棄すること
（※２）開封PDFスキャン：郵便物を宛名となっている受領者の指示に応じて開封し、PDFスキャンすること
２. 企業に届く郵便物のうち、20%がゴミ箱に直行
当調査によると、企業に届く郵便物および配送物の約20%が、開封されることなく破棄されていることが明らかになりました。この事実は、環境配慮と脱炭素社会を目指す社会において、不要な資源の消費という重要な問題を浮き彫りにしています。
また、これら未開封の郵便物を管理するために必要な社内の作業量も増加しており、効率的な業務運営にも影響を与えていると言えます。さらに、郵送には物流も関わるため、これらの状況は「物流2024年問題」にも間接的な影響を及ぼしていると考えられます。
３. 約3割の郵便物がPDFデータでの受け取りを希望
コロナ禍で普及した、ハイブリッドワークやリモートワーク（テレワーク）の環境下では、オフィスのメール室での郵便物の受け取りが、管理者と受取者の双方にとって大きな負担となっています。
紙で届いた郵便物をPDFデータで受け取り、開封できるようになれば、出社の必要性が減り、文書の処理や保存も容易になります。トドケール社が提供する「PDFスキャン」サービスを希望された郵便物は、受け取られた郵便物全体の27.6%を占めました。
４. 郵便物のデータ化によるオフィス賃料の月額150万円削減の可能性
働く場所の多様化に伴い、オフィスに設置されていた郵便物用の「レターケース」や「個人ロッカー」、以前ほど必要ではなくなっています。実際に、月に2通以上の郵便物を受け取る社員は全体の5～15%に過ぎません。
郵便物のデータ化により、これらの社内什器の必要性が減少し、オフィススペースを約50坪分創出できた事例が生まれました。これは賃料換算で月額約150万円の削減効果につながっています。
４．企業規模別の結果
中小規模の企業と大企業の間で郵便物の取り扱いについて大きな差が出る結果となりました。大規模企業においては郵便物は重要な資産として取り扱われ、破棄することがためらわれている一方、PDFにて内容物を取得するニーズは中小規模の企業と大きく変わりませんでした。
１. 社員1,000名超の大規模企業は郵便物（紙）を捨てることに対する抵抗感が強い
企業規模別に郵便物破棄率を分析すると、中・小規模企業において破棄率は40%を超えるのに対して、大規模企業において破棄率はわずか3.4％となっています。インタビューの結果と組み合わせた考察の結果、大規模企業にとっては郵便物は広告も含めて重要な情報源であり、とりあえず目を通す傾向が強く、かつ、企業のポリシーとして紙が必要になる手続きが多く、安易に捨てることができないことがわかりました。
２. 多くの企業で郵便物を処理する目的や保存の目的のためにPDFに変換している
郵便物のPDFは多くの企業で後続の処理をするためにPDFスキャンが要求されていることが分かりました。総務が受け取った郵便物を経理や人事、各社員に渡したのち、請求書処理システムに取り込む等の目的のためにPDFスキャンをした上で保存しているなど、紙をデータに変換したのちに保存しており、PDFデータの形式で保存されている実態があり、電子帳簿保存法の影響もあり、企業内におけるスキャンの需要は増加の傾向にあります。
株式会社トドケールでは不要な郵便物をデータで特定したうえで、差し止めるというお手伝いもしております。その結果、郵便物が30%も減少し、総務の郵便物処理工数が大きく下がった事例が多数あります。SDGsへの貢献や業務の効率化のために、この年末から郵便物の大掃除に取り掛かりませんか？
株式会社トドケールについて
株式会社トドケールは「人とモノをつなぐ」をミッションに、人とモノの情報をデータ化し、「ウケワタシをカンタンに」することで、柔軟な働き方の推進と新しいオフィスの形を実現すること目指しています。特に近年、ハイブリッドワークやリモートワークという新しい働き方を取り入れる会社にとって、物理的なモノやモノに関係するアナログな情報はそれを取り扱う社員の足かせとなり、柔軟な働き方の阻害要因となっており、トドケールは総務領域のデジタル化を推進し、より自由な働き方と効率的なオフィス運営を実現します。
【郵便物・配達物管理クラウドアプリケーション「トドケール」】
「トドケール」はスマートな総務・メール室のための郵便物・配達物管理クラウドアプリケーションです。大きな設備投資なく、スマートフォンとPCで手軽に郵便物や配達物のデジタル管理及び処理の自動化を始めることができます。障害者で運用するメール室のハイブリッドワーク適応化や受け取る社員のリモートワーク効率化とそれに伴うオフィス面積の最適化など、多くの効果を期待することができます。
【郵便物・配達物管理ミニBPOサービス「クラウドメール室」】
「クラウドメール室」はオフィスに届く郵便物を電子化して配布する郵便物管理に特化したミニBPOサービスです。周囲がリモートワークの恩恵を享受する中、郵便物を確認、配布するために出社していた総務の業務をクラウドメール室が代行します。郵便物は画像形式で従業員のもとへ通知され、PDFスキャンや転送など、必要な処理をボタン一つで依頼することができます。総務の人材不足解消、社内の労働環境格差の解消に貢献します。
社名：株式会社トドケール
本社所在地：東京都千代田区平河町1丁目3番12号 第二秩父屋ビル1階
代表者：野島 剛
設立：2018年7月24日
事業内容：郵便物・配達物管理クラウドアプリ「トドケール」および郵便物・配達物管理ミニBPOサービス「クラウドメール室」の提供
URL：https://www.todoker.com/
公式キャラクター：トドの「トドケルくん」