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介護・福祉業×LINE WORKS 第7回

LINE WORKSで介護現場の課題解決! みんなの予定を見える化できる「カレンダー」

2021年05月14日 11時00分更新

文● Sixpence

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これからICTを導入しようとしている中小規模の介護施設・事業所にうってつけなツールがLINE WORKSだ。導入企業はすでに20万社以上という国内市場でトップシェアのビジネスチャット(※)で、介護業界でも導入する施設・事業所が増えていて、介護スタッフの募集や定着にも効果アリという導入施設からの声もある。今回は会議などの予定の設定やメンバーのシフト管理に便利なツール「カレンダー」を取り上げる。

※富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場2020年版」調べ

活用できるカレンダーは3種類


ホームヘルパーの訪問、会議や研修など介護施設・事業所で決めなければならない予定は様々。日々の忙しさの中、うっかり大事な予定を忘れたり、ダブルブッキングしたりといったこともあるのではないだろうか。こうしたミスを防ぐのがLINE WORKSの「カレンダー」だ。自分の予定を管理できるだけでなく、メンバーと予定を共有できるのがメリット。そのためチームメンバーの動きが分かり、日程調整も楽にできる。LINE WORKSのカレンダーには「マイカレンダー」「チーム/グループカレンダー」「会社カレンダー」の3種類がある。それぞれの活用法を紹介しよう。
 

「マイカレンダー」の予定を他のメンバーのカレンダーに共有する


「マイカレンダー」は個人の予定表なのだが、基本的にほかのメンバーにも公開されるので、ひと目でそれぞれの予定が分かるところがいいところ。日程調整がとても楽になる。もちろんプライベートな予定は「非公開」にすることもできる。

「カレンダー」はスケジューリングの強い味方だ。これ一つで会議などの予定を設定し、メンバーに報せるところから、都合が合わない人がいた場合の確認、再調整まで一連の作業をこなせる。ここでは定例会議に全員を招待するケースで手順を紹介しよう。

<予定の作成>
 

LINE WORKS上部の「カレンダー」アイコンをクリックして開く。左側メニューの「マイカレンダー」か、上部の「予定表」の「月」を開いてみよう。新しく予定を登録するには、左上の「予定作成」をクリックする。

「週」表示にした予定表。

「日」表示にした予定表。

「予定作成」画面。件名(予定の内容)、日時などを記載する。「カレンダー」では、予定を入れるカレンダー先を自分で作成した別のカレンダーやグループカレンダーに変更できる。

「日時」の「繰り返しなし」をクリックすると、定例会議など予定の繰り返しを指定できる。また、「公開」を「非公開」にすれば、誰にも見られないプライベートな予定も入れることが可能だ。

「参加者」で「アドレス帳」をクリックしメンバーを選択することが可能。選択されたメンバーの予定を押さえ、会議などの参加の可否を確認することもできて便利。

画面右側で選択したメンバーの空き時間が確認できる。ここでは九段さんの予定と被っているようなので時間を調整してみる。「日時」を修正するか、水色の箇所をクリックして青枠を動かしてみよう。

メンバー全員の空き時間に設定できた。画面左上の「保存」をクリックして、予定作成を完了する。

5月14日の予定表に登録されていることが確認できる。選択されたメンバーの予定表にも自動で登録され、通知が届く。

 

訪問介護のホームヘルパーのように外出が多くて事務所に集まる機会が限られる場合、会議などの日程調整は面倒なものだが、「マイカレンダー」を利用すれば、すべてのメンバーの予定があらかじめ分かるから、参加者全員の予定がたつ日時に容易にセッティングできる。

また招待されたメンバーは、都合が悪い場合、「辞退」を選択すれば、その旨が予定の作成者に通知されるので、日程調整もすぐに行える。

<参加者になったメンバー>

登録したメンバーのLINE WORKSに通知が届く。「予定詳細表示」をタップ。

「承諾」や「辞退」の意思表示ができ、その旨が予定の作成者に通知される。いちいち連絡する手間が省け、出席管理も簡便だ。

 

「マイカレンダー」を他のメンバーが閲覧・編集できるようにする


LINE WORKSの「カレンダー」は管理者画面を編集することで、予定を管理する権限を任意の人に与えることができる。そのため、アシスタントに予定の管理の権限を与えてスケジュール管理をしてもらうような使い方ができる。ただし、この権限を与えられた人は非公開の予定も分かるようになるので注意してほしい。

<他のメンバーにマイカレンダーを共有>
 

マイカレンダー右のメニューをクリックして、「カレンダー設定」を選択する。

「カレンダーの共有」に権限を与えるメンバーを選択する。

「予定の管理」をクリックすると、権限のレベルを変更することもできる。設定ができたら、「保存」をクリック。

所属メンバーの予定を一覧できるので管理や緊急の際にも役立つ


「メンバ−予定表」は自分が所属しているチームメンバーの予定がリストで見れる機能だ。それぞれが複数の訪問先を回る訪問介護のチーム全員の行動を把握するのは容易ではないが、このツールを利用すれば、チームを構成するメンバー全員の予定が一覧で表示されるので、事務所にいる職員も、各ホームヘルパーが今どこにいるか一目瞭然だ。ホームヘルパーの一人にどうしても回れない訪問先が出て、ほかのホームヘルパーたちの空き予定を見て代わりに動ける人を探すときなどに役立つ機能だ。

<チーム予定表で一覧する>

カレンダーを開き、「チーム予定表」を「日」で表示したところ。全メンバーのその日の予定が一覧できる。今、緊急で業務を頼みたいとき、連絡がつきやすいメンバーがひと目で分かる。

 

<グループトークのカレンダーに予定を登録できる「チーム/グループカレンダー」>
 

「チーム/グループカレンダー」ではグループトークのカレンダーが表示される。グループトークのメンバーで予定を共有することが可能だ。登録しておけば、「トーク」の「予定」にも同期される。外部のLINE WORKSのグループでも利用できるから、多職種で連携する案件や、他の組織と協働で行う地域支援事業のプロジェクトの管理などにうってつけだ。

カレンダーから予定を登録する場合

「予定作成」画面の「カレンダー」で「[グループ]……」となっていることを確認して予定を保存。

登録した予定は、グループトークのカレンダー(予定)にも表示される。提出物のリマインドやイベント、行事といったグループメンバーで共有しておきたい予定を登録すると便利だ。

 

グループトークから予定を登録する場合

トークルーム右上のメニューボタンをタップして、「予定」をタップ。

トークグループのカレンダーが表示される。予定の作成をするには、「+」をタップ。

予定の作成方法は、他のカレンダーと同様だ。

予定を「保存」すると、グループの「予定」に表示される。

「カレンダー」にももちろん表示されている。

事業所の全メンバーの予定表に表示できる「会社カレンダー」


管理者が作成し、全メンバーが確認できるのが「会社カレンダー」だ。全社的なイベントの登録などに適している。予定の登録・編集は管理者のみで、メンバーはできない。

チーム/グループカレンダーの直下にあるカレンダーが「会社カレンダー」だ。会社カレンダーの予定登録は管理画面から行う。右上のアイコンをクリックして、「管理者画面」を開く。

左の「サービス」メニューから「カレンダー」を選択し、「会社カレンダー」タブを選択。「予定作成」をクリック。

件名や日時等を記載して、「保存」をクリック。

予定を作成すると、このように一覧される。

「カレンダー」に戻ると、会社カレンダーの予定が表示されているのが分かる。

 

次回は、多職種連携や地域包括ケアで便利な社外のLINE WORKSとつながる「外部連携」を紹介しよう。

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