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介護・福祉業×LINE WORKS 第5回

LINE WORKSで介護現場の課題解決! 多忙な現場こそ活用すべき! みんなの意見を簡単・スピーディーにまとめる方法とは?

2021年04月14日 11時00分更新

文● Sixpence

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 これからICTを導入しようとしている中小規模の介護施設・事業所にうってつけなツールがLINE WORKSだ。導入企業はすでに20万社以上という国内市場でトップシェアのビジネスチャット(※)で、介護業界でも導入する施設・事業所が増えていて、介護スタッフの募集や定着にも効果アリという導入施設からの声もある。今回は、アンケート調査をスピーディーに行えるうえ、社内イベントの出欠確認や投票などにも利用できる「アンケート」機能を紹介する。
※富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場2020年版」調べ

活用の幅が広い「アンケート」で業務効率をあげる


 LINE WORKSの利用者から「みんなの意見を集めやすくなった」「回答を早く集計できる」と評価されているのが、LINE WORKSのツールの一つ、「アンケート」。イベントなどの日程調整、意見調査、災害時の安否確認、ケアカンファレンスなどさまざまな目的で使える。 

 LINE WORKSのなかにあるアンケート受信箱で受信されるため、印刷して配布する必要がないうえ、配布時や、未回答者へ自動で通知がとぶ(設定で変更可能)。

 結果の公開有無などが任意に設定できる。匿名で回答する設定もできるので、従業員満足度調査など本音を引き出したい場合でも、有効な調査ができる。

 回答は自動集計されるので、手作業での集計作業は不要。結果は表やグラフですぐに表示されるので分かりやすい。使い方は簡単。「イベントの出欠」「満足度調査」「意見調査」など職場でよく使うものについては11種類のテンプレート(ひな形)が用意されている。これを使えば、いちから作成しなくても済む。質問項目の削除や追加も思いのままだ。もちろんテンプレートを使わず、オリジナルのアンケートを作成できる。1度作っておけば、同様のアンケートを実施したいときにコピーして修正すれば、繰り返し流用することも可能だ。
 

画面右下の「その他」をタップして、「アンケート」をタップ。
 

「+」をタップ。

一部必要な内容に書き換えたりするだけで使える「テンプレート」が揃っている。

【活用例1】安否確認をする


 ここでは緊急時に安否確認を行うケースを想定して、「アンケート」の具体的な利用方法を説明していこう。

 作成者は「安否確認」のテンプレートをタップし、これをもとにアンケート項目を決めたい。アンケート項目が完成したら、対象のメンバーへ送信し、回答してもらう。個別にやり取りしなくても、いっせいに配布できるし、回答は1か所に集約できる。かつ回答・未回答は作成者のほうで把握できるので、未回答の人にはワンタップで回答を促すこともできる。

<作成方法>
 

テンプレートから「安否確認」をタップ。

ここではLINE WORKSにメンバー登録した事務所内のメンバーを対象に行うので、「社内用アンケート」をタップする。

安否確認のテンプレートが開く。

説明文の修正や追加をすることができる。

質問項目や回答の選択肢は増やすこともできるし、不要な質問項目があれば「ごみ箱」アイコンを、選択肢は「×」をタップして消去することもできる。

記載内容に問題なければ、「作成完了」をタップする。


<オプション設定>

アンケート内容の画面で、アンケート期間やアンケート対象などを設定できる。「アンケート設定」をタップしてみよう。

アンケート対象でメンバー指定をしよう。任意設定だが、指定しないと相⼿の受信箱に⼊らず回答を忘れがちになりやすい。組織名を⼊⼒すれば所属メンバーを⼀括で指定できる。回答者の表示で「匿名」回答にすることも可能だ。設定はリアルタイムに反映されるので、この時点で対象メンバーのアンケート受信箱に送信される。

メンバー指定をすると、受信箱でこのように確認できるようになる。ただ、このままでは相手に通知されないのでトークなどで回答を促す連絡をしよう。

<配布方法>

設定が終わったら、右上の「<」をタップしてアンケート内容の画面に戻し、共有方法を選択する。ここではトークで送るため、左上の「トーク」をタップしよう。「既存のトークルームへ送信」をタップする。

送信したいグループをタップして選び、「OK」をタップ。

<回答方法>

グループのトーク画面にアンケートのURLが送られるのでタップする。

回答者の画面。選択式は、スマートフォンでも回答しやすい。「提出する」で完了。

<作成者側でできること>

管理者は「未回答」が誰なのかがひと目で分かる。「再通知」をして回答を促すこともできる。

回答がすべて揃ったら、自動で通知が送られてくる。「結果確認」をタップして結果を見てみよう。

円グラフなどで結果が分かりやすく表示される。右上のメニューボタンをタップして、CSVファイルに書き出すこともできる。

【活用例2】ユニフォームの新しいデザインについて意見を募る


 LINE WORKSの「アンケート」は、文字だけでなく、画像付のアンケートを簡単に作成できるので、職場で着用するユニフォームを決めるためのスタッフ間の人気投票などに威力を発揮する。

 宮城県東部を中心に訪問看護や訪問介護、居宅介護支援などの事業を行う医療法人社団健育会「ひまわり在宅サポートグループ」では、「アンケート」を使って次年度のユニフォームの希望についての意見を収集したところ、LINE WORKSの利便性が職員の間に浸透し、一気に活用が広まったという。

 自分たちで選んだユニフォームで働くことになれば、モチベーションも上がるだろう。トライしてみたい人のため、ここではPCを利用した作成方法を説明しよう(スマートフォンの場合も基本的な手順は同じだ)。

 医療法人社団 ひまわり在宅サポートグループでは、実際にアンケートを活用してユニフォームのデザインを決めたという(https://line.worksmobile.com/jp/cases/himawari-zaitaku/

 

テンプレートから「デザインへの意見調査」をクリックする。

サンプルの画像を入れ替えるには「デザインA」右の画像アイコンをクリック。あらかじめパソコンに保存しておいた画像をアップするだけ。

このように画像が変わる。文章も適宜変えていけば完成だ。

回答者は気に入った画像をタップするだけなので、答えやすい。

【活用例3】会議や委員会の日程を調整する 

「会食日程/メニュー アンケート」のテンプレートを使えば、会議やイベントの日程調整も簡単にできる。

候補はカレンダーの日付をタップするだけで選択できる。複数回答を許可するときは「複数選択」をオンすることを忘れないでおこう。

回答者も、空いている日程をタップしていくだけなので答えやすい。

全員が空いている日程がひと目で分かる。

 

 このほか、スタッフの情報共有に役立つ「アンケート」はケアカンファレンスにも使える。さらに使い方しだいで思わぬ効果を得られることもある。たとえば介護の職場で行われる会議は、ベテランでスキルの高い人、役職でいえば施設長や管理者、リーダーが発言の中心なりがちだが、会議の後、「アンケート」を使って改めて意見を募るようにしたところ、発言の少なかったスタッフから多くの意見が集まるようになった、という施設がある。若手スタッフの本音をつかめば、職場環境の改善などに役立てられるだろう。

 また、「アンケート」は施設・事業所内だけでなく、LINEや他社のLINE WORKSユーザーへのアンケートにも使える。顧客や取引先への意見調査に使い、満足度や不満点などを把握すれば、サービスの質の向上につなげることも可能だ。

 次回は会社からの通達事項などの告知に便利な機能、ホーム(掲示板)機能について紹介しよう。

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