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使ってみようSlack入門 ~使い倒して業務効率アップ! 第12回

「/zoom」と入力するだけで自動的に会議設定とメンバー招集ができる便利な連携機能

Slackを外部ツールと連携させて可能性を広げる《Zoom編》

2020年10月15日 08時00分更新

文● 柳谷智宣 編集● 大塚/TECH.ASCII.jp

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 皆さんのビジネス現場では、Slackだけでなくさまざまなクラウドツールを活用していることだろう。スケジュール管理はGoogleカレンダー、ビデオ会議はZoom、ファイルを保存するのはOneDriveといった具合に、組み合わせはいろいろだ。それぞれとても便利なツールだが、それぞれのWebページを開いたり閉じたりするのは少し手間がかかる。

 もしも「すべてSlackで事足りるなら楽なのに」と感じたことがあるならば、オススメしたいのがSlackの外部ツール連携だ。難しいことをするくらいならWebページを切り替えた方が早い、と考える人もいるかもしれないが、簡単な設定を一度行うだけだ。ぜひチャレンジして欲しい。

 Slackは非常に多くのクラウドサービスと連携できるが、その中から今回はビデオ会議サービス「Zoom」との連携を紹介しよう。新型コロナウィルスの影響で大幅にユーザー数を拡大したZoomは、簡単な操作で高音質なビデオ会議ができるのが特徴だ。

 SlackとZoomを連携させるとどう便利になるのだろうか。たとえば、チーム内でちょっとしたZoomでの打ち合わせをしたい場合、これまでならばまず、Slackを開いて相手のステータスを確認し、「アクティブ」ならばZoomアプリを起動。会議を開始したうえで「参加者」→「招待」をクリックし、招待用のURLをコピーしてSlackに貼り付ける――といった作業が必要になる。ウィンドウ(ブラウザタブ)を切り替えながら、4、5ステップの手間がかかる。

 それが、SlackとZoomを連携させておけば、なんとSlackに「/zoom」と入力するだけで済む。Slackの画面上で、1ステップの操作だけでZoomミーティングに招待できる。

連携機能を使わない場合は、Zoomで会議を開始し、招待リンクをコピーし、Slackに貼り付けて送信する手間がかかる

 それでは実際に試してみよう。なお、SlackとZoomのサインインアカウントは同じメールアドレス(仕事用メールアドレス)である必要がある。

 まずは、Slackの左側のサイドバーに表示されているメニューから、「App」の横にある「+」(または「その他」メニューの「App」)をクリックしよう。Slackと連携できる多数のアプリが一覧表示される。

 「Zoom」は定番アプリなので、リストの上のほうにある「おすすめのアプリ」に表示されるが、見当たらない場合は上部のフォームから検索できる。Zoomのアイコンやアプリ名をクリックすると、詳細情報画面が開いて機能や使い方の説明が確認できる。連携させるならば「Slackに追加」をクリックする。

 次の画面では、SlackへのZoomアプリの追加方法を選ぶ。会社/ワークスペース全体で使う(company-wide)、もしくは自分のアカウントだけで使う(ONLY my Slack account)という選択肢があるのだが、通常は会社全体(company-wide)を選ぶとよいだろう。次の画面では、ZoomにSlackワークスペースへのアクセス権限を与えることが求められるので、「許可する」をクリックする。

「App」の横の「アプリを検索する」をクリックする

連携できるアプリ一覧から「Zoom」をクリック

Zoomアプリの詳細情報画面。「Slackに追加」をクリックする

Zoomアプリを会社/ワークスペース全体で使うか、自分だけで使うかを選択。通常は「Install Zoom for Slack company-wide」をクリック

ZoomからSlackへのアクセス権限を許可する

 Zoom連携機能がSlackにインストールされたら、Slackのメッセージ入力欄に「/zoom」と入力、送信してみよう。初回はまだZoom側の設定ができていないので、Zoomの認証を行うようメッセージが表示される。「Authorize Zoom」のリンクをクリックすると、今度はZoom側の認証ページが表示されるので「許可」をクリックする。

「/zoom」と入力し、表示される「Authorize Zoom」のリンクをクリックする

Zoom側のアクセス権限設定画面。Slackからのアクセスを許可する

 これで準備は完了だ。以後はSlackのチャンネルやダイレクトメッセージで「/zoom」と入力するだけで、自動的にZoomのビデオ会議が設定され、「参加する」ボタンが表示される。もちろん、このメッセージはチャンネルメンバーやダイレクトメッセージの相手と共有され、参加者全員が会議の開催を知ることができる。「参加する」をクリックすれば、自分もメンバーも即、このビデオ会議に参加できるわけだ。

「/zoom」と入力すると、Zoomのビデオ会議が自動的に設定されて参加を呼びかけるメッセージがSlackに流れる

「参加する」をクリックすると、Zoomの起動画面が開く

Zoomが起動し、ビデオ会議が始められる

 いつものSlackで「/zoom」と入力するだけでビデオ会議が始められるのは、まさに画期的だ。Zoom会議の設定や招待の手間が省けて業務効率が改善され、本当に短時間のちょっとした打ち合わせをZoomで行うのも苦にならなくなる。

 最近は。テレワーク/在宅勤務が長期化、常態化したことで“雑談”の機会がなくなり、ちょっとした情報やヒントが得られなくなったという話をよく聞く。さらに、コミュニケーション不足で寂しい、メンタルに悪影響があるといったケースも少なくないようだ。やはりときどき、メンバーがお互いの顔を見ながらコミュニケーションをすることも大切なのだろう。

 ちなみに「/zoom meeting 会議名」と入力すれば、会議名を設定することもできる。具体的に打ち合わせ内容などを入れれば、メンバーも参加しやすくなるだろう。

 社内でSlackとZoomの両方を使っているなら、これはぜひ活用したい連携機能だ。どちらも無料プランでも使える。ただしSlackのフリープランの場合、外部アプリとの連携は最大10個までしか設定できないことは覚えておこう。

(提供:Slack)

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