LegalOn Technologies、AI契約管理システム「LegalForceキャビネ」において電子帳簿保存法に対応する新機能を追加
LegalOn Technologiesは8月2日、AI契約管理システム「LegalForceキャビネ」において、電子帳簿保存法の「電子取引データ」と「スキャナ保存」の要件に対応する機能を追加した。
LegalForceキャビネは、締結済みの契約書をアップロードするだけで、「タイトル」や「契約締結日」、「契約開始日と終了日」等の契約情報を抽出し、検索可能なデータベースに組み上げて契約書の一元管理と契約リスクの制御ができるサービス。
バックオフィスの電子化による生産性の向上やテレワークの推進などを目的として制定された、国税関係の帳簿や書類等の電子保存を認める電子帳簿保存法。電子取引データについては、12月31日より、電子帳簿保存法の要件を満たすシステムに保存することが必須になる。
本サービスでは、ユーザーが契約書を訂正や削除した際の履歴を表示する機能を実装することで、「電子取引データ保存」の要件であるバージョン管理や検索性の確保が可能になった。
日付や金額、取引先に加えて、項目未入力の場合も検索が可能
契約書を削除した場合の履歴を表示する機能
また、ユーザーが紙の契約書をスキャンして電子化した際に、PDFの解像度や色の階調等をチェックし、「スキャナ保存」の要件を満たしていない場合にアラートが出る機能を実装した。れにより、ユーザーはLegalForceキャビネにアップロードした契約書のPDFが、「スキャナ保存」の要件の1つである明瞭にスキャンがなされたかがすぐに確認できる。
電子化した契約書の画像情報に問題がない場合
電子化した契約書の画像情報に問題がある場合
本サービスは8月1日より、JIIMA認証の「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」、「電子取引ソフト法的要件認証制度」について取得申請している。機能実装とJIIMA認証の取得により、ペーパーレス化のみならず、締結後のリスクまでも踏まえた契約書の管理体制の構築が実現できるという。
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