ユーザックシステム主催のRPA勉強会において、「継続的にRPAで効果を出し続けるための秘訣」というタイトルで登壇したのは日伝 営業推進部 IT推進課 田中省吾氏。9年間にわたってRPAで効果を出し続けてきた活用のコツは「構築と運用」にあるという。
日伝 営業推進部 IT推進課 田中省吾氏
RPAの導入によりEDI連携が加速
大阪に本社を構える株式会社日伝は、1952年設立のメカニカルパーツの専門商社。全国41箇所の営業拠点、大阪、東京、名古屋の3箇所の物流拠点をベースに、約4000社の販売先、約2400社の仕入れ先と取引を行なっている。RPAはこの膨大な取引先からの受注処理で用いられているという。
日伝の受注フローを見てみよう。まずエンドユーザーとなる工場から販売店が注文を受け、販売店は日伝に商品を発注する。日伝は商品の在庫があれば販売店に発送し、なければ仕入れ先であるメーカーへ商品を手配する。このサプライチェーンのうち、販売店と日伝との受発注業務は、2012年からEDI（電子商取引）を開始。RPAの導入により、作業は効率化され、EDI連携できる取引先は増大できたという
販売店との受注業務をEDI化している
RPA導入前、販売店から来た注文データはIT推進課がとりまとめ、基幹システムにアップロードしていた。しかし、EDIで連携できる企業が増えるとともにアップロード作業の負荷は大きくなり、人手でまかなえなくなっていた。
日伝では、これらの作業をRPA化することで、大幅な効率化が実現した。受注リストの行数は4500行／日、基幹システムへのアップロードファイル数は500件／日におよぶ。これは人手作業に換算すると、1件あたり5分の作業だとしても、1日42時間の作業時間の削減になる。「だいたい6人分（5.6人）の仕事をRPAがやっている計算になる。ストレスもないし、休暇もいらないので、人手換算だと効果はもっと大きい」と田中氏はアピールする。
RPA導入でキャパシティ（処理能力）が増えたことで、EDI連携できる取引先はますます増加した。2012年にEDI連携を開始し、2015年には連携社数が100社、2020年は150社を突破したという。
処理をブロック化することで短期間での構築が実現
では、こうしたロボットをどのように作ってきたのか？ まずはフローをブロックに分解した。日伝の場合、受注業務のフローが「データ取得」「データ変換＆基幹システムアップ」「営業部門への通知」の3つに分解されており、実際Autoメール名人のスクリプトも3つに分割されているという。
これらブロックをさらに分解する。たとえば最初のデータ取得においては、メールのほか、オンラインストレージ、Webサイト、FTPなどでの取得手段がある。また、データ変換＆基幹システムや営業部門の通知に関しては、業界で利用されているメジャーなパッケージソフト2～3種類とスクラッチへの対応が必要になる。
構築はブロックを組み立て
こうしてブロックと要素に分割し、スクリプトを組んでしまえば、あとは取引先ごとにこれらを組み合わせればよい。たとえば、ある取引先はメールで受信し、パッケージソフトA用にフォーマットを変換し、通知する。これにより開発期間を短縮でき、他社で実績があるのでエラーも起こりにくい。「構築はブロックを組み立て、負荷を最小限にして、極力新しいものは作らない。これにより継続して拡大することが可能になりました」と田中氏は語る。
自動処理に対する不信感を持たれないようエラーは放置しない
次は運用の工夫。RPAを運用していると、受領した取引先のデータのフォーマットが違っていることで、動作にエラーが起こることもある。こうしたときにどのように再発を防止し、ノウハウを蓄積していくかが大きなテーマだ。
まずフローが異常終了した場合は、メールが飛んでくるようになっている。メールを受信したら、IT推進課のメンバーが原因を調査し、リカバリを開始する。リカバリに関しても、もともとフローがブロックに分けられているので、途中から再実行できる。異常終了した箇所を直し、素早いリカバリが行なえる。
ブロックから再開
こうしたエラーは放置しないことが重要だという。田中氏は、「エラーが起こると、EDI連携している販売店が自動処理に対する不信感を持ちます。FAXだったらエラーがなかったのに、データになったら日伝さんは対応が悪くなったと言われ、RPA適用の赤信号につながる」と警告を発する。
そのためには改善サイクルを回し続けることが重要。「異常終了に対処し、対処履歴を蓄積。よくない部分に対して恒久対策を実施すると、他の部分にも横展開できるので、異常終了自体が減ってくる」と田中氏は語る。継続的な改善サイクルのおかげで、エラー件数は以前に比べて減っており、EDI連携を止めたいという話もなくなっているという。
最後はRPAノウハウの蓄積について。現在、同社は8台のマシンでAutoジョブ名人などユーザックシステムのRPAを動かしているが、そのマシンはすべてIT推進課が集中管理している。これにより、IT推進課にノウハウが溜まり、開発メンバー同士の情報交換も進むという。「ノウハウが1人に蓄積されたり、他部署にまたがるより、1つの部門で蓄積された方が、次の展開がやりやすい」と田中氏は語る。
運用においては、こうした「素早いリカバリ体制」「継続的な改善サイクル」「中央主役型の運用体制」の3つにより、RPAが自社の強みになった。「お客さまに自信持ってEDIを開始しましょうと言えるようになった」と田中氏は語る。2012年から9年に渡ってRPAとつきあってきた同社の「構築」と「運用」のコツは、多くのRPAユーザーにとっても有益な情報だったと言えるだろう。
この連載の記事
-
第27回
sponsored
自己流だが強い意志でスクリプトを開発 年間4800時間削減を達成した豪腕開発者 -
第26回
sponsored
味の素冷凍食品のRPA浸透プロセス 5つのステップで現場開発者を育成 -
第25回
sponsored
電帳法対応でやることが増えた！ 人手をかけずに効率化した4社の事例 -
第24回
sponsored
山形県のITサービス企業がたどり着いた答え 二度のRPA導入挫折からの達成 -
第23回
デジタル
ユーザックシステム、「Autoジョブ名人」を導入して月間450～500時間分の改善効果を実感したH2の導入事例を紹介 -
第22回
デジタル
ExcelマクロとRPAの合わせ技で受注の自動化を実現したベジテック -
第21回
デジタル
ユーザックシステムのRPA「Autoジョブ名人」とスマホ発注アプリ「Pittaly」で受発注業務をデジタル化 マルマンへの導入事例を公開 -
第20回
デジタル
ユーザックシステムの「Autoジョブ名人」が医療法人 英仁会 大阪ブレストクリニックに導入 -
第19回
sponsored
本番ありきで機能強化 現場への説明を繰り返した旭シンクロテックのDX -
第18回
デジタル
ユーザックシステム、モランボンの「名人シリーズ」導入事例を公開
この記事の編集者は以下の記事もオススメしています
-
sponsored
朝日インテックのRPA活用を成功させた5つのポイントとは？ -
デジタル
RPAによる自動化とAI OCRによるデータ化を両輪で進めた旭シンクロテック -
sponsored
難しいやん！から社長一人で始めたRPAがECサイトの受発注事務を軽減 -
デジタル
【7/27（火）開催】ユーザック「Autoジョブ名人×V-ONEクラウドで実現するバックオフィス業務徹底効率化セミナー」 -
デジタル
【7/27（火）開催】ユーザックオンラインセミナー「プロの秘策！RPAの費用対効果を出せる事例、お伝えします！」 -
デジタル
RPAによるWebEDI自動化に失敗しないためのポイントとは -
デジタル
ユーザック、お役立ちウェブコンテンツ「業務改善成功のカギ」を公開 -
デジタル
【8/11（水）開催】ユーザック、受発注業務を自動化する「標準化ライブラリ」を紹介する無料セミナー -
デジタル
【8/25（水）開催】ユーザック、「標準化ライブラリ」を紹介する受発注担当者向けオンラインセミナー -
デジタル
ユーザック、RPAの短期導入を支援する「カスタマーサクセスプラン」提供開始 -
デジタル
丸善のRPA導入成功はチーム戦が鍵だった -
デジタル
Amazon取引企業向けのEDIパッケージ「amazingEDI」発売 -
デジタル
電子帳簿保存法の改正概要と受発注業務の対応ポイント -
デジタル
そもそも業務改善とは？ その進め方や効果、向いている業務・部門を探る