電子帳簿保存法の改正概要と受発注業務の対応ポイント

本記事はユーザックシステムが提供する「業務改善とIT活用のトビラ」に掲載された「電子帳簿保存法の改正概要と受発注業務の対応ポイント」を再編集したものです。

　2022年1月に電子帳簿保存法の改正が施行されます。

　紙の帳簿帳票を電子的に保存する要件が緩和された一方で、電子取引のデータ保存が義務付けられたことが企業にとって大きなインパクトがあります。

　電子帳簿保存法の改正の概要と電子取引、特に多くの企業で関心の高い受発注業務の対応ポイントについて解説いたします。

電子帳簿保存法とは

　電子帳簿保存法（電帳法）とは、納税者の国税関係帳簿書類に関わる保存の軽減を図るために、電磁的記録による保存を容認するものです。

　従来は紙で保存しなければならなかった帳簿書類を、一定の条件のもとであればスキャン文書等の電子データによる保存が認められています。

　また、EDIやインターネット等による電子取引の取引情報は電子データで保存する義務がありましたが、電子データを紙に出力して保存することも認められていました。そのため、電子取引のデータ保存はあまり普及していないのが実情です。電子帳簿保存を行なう場合は事前に税務署長の承認をもらうなど、電子保存に関わる厳格な要件をクリアする必要がありました。

電子帳簿保存法の改正の概要

　そこで国税庁は経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性向上、記帳水準の向上を図るため、令和3年の税制改正において電子帳簿保存法を見直しました。令和4年1月1日より施行される電子帳簿保存法の主な改正内容は下記の通りです。

図1：電子帳簿保存法の主な改正ポイント

　書面で受け取った帳簿書類および自社発行の写しはこれまで通り書面による保存、データ保存のいずれも可能ですが、電子帳簿保存の運用を開始する際に必要であった税務署長の承認は今回の改正で不要となりました。また、スキャナ保存の要件も緩和されており、デジタル化が促進しやすくなったと言えるでしょう。

　一方で、電子取引に関しては厳格なデータ保存が義務づけられました。これまでは書面に出力して保存することも可能でしたが、改正後は書面による保存が不可となります。電子取引におけるデータ保存の要件は下記の通り強化されていますので、対応方法を検討する際にはしっかり確認しておきましょう。

図2：電子取引のデータ保存要件

　電子取引データは、紙の帳簿書類と同じように法定年数の保存が必要で、改ざんできない真実性が求められます。PDFの場合は送信側でタイムスタンプされたものか、受信側で付与する必要があります。タイムスタンプされない場合はデータ保存要件にあるように、訂正削除ができないシステム、または訂正削除の履歴が確認できるシステムにしなければなりません。

　そして、データ保存のしくみには税務調査に備え検索できる仕組みが必要です。検索項目は「日付」「取引先」「金額」の3つで、「日付」「金額」は範囲指定での検索機能が求められます。

　このような要件を満たしたシステムが準備できない場合、事務処理規定を策定しデータが改ざんされないよう運用を徹底することが求められます。しかし規定通り運用するのは現場の負担が大きいため、電帳法に対応したシステム構築やクラウドサービスで対応すべきではないでしょうか。

　なお、令和4年の税制改正大綱では、電子取引の取引情報に係わる電磁的記録の保存への円滑な移行のために、2023年12月31日まで猶予する経過措置が盛り込まれましたが、対応できる業務から電子取引の保存体制の整備を進め、ペーパーレス化やDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進していきましょう。

・電子帳簿保存法に関する詳細は国税庁のホームページなどでご確認ください。
　https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm

・いつでも視聴可≫【電子帳簿保存法】今後増大するEDI（ウェブ、メール）における電帳法対応と、RPAによる自動化/効率化解説セミナー
　https://www.usknet.com/archives/20211119webinar/