総務部門のDX推進！メリットと具体的な取り組みを解説
多くの企業がDXに取り組んでいます。しかし、積極的にDXを推進している企業でも、製造部門や営業部門などでの取り組みが中心で、総務部門は後回しになっているところも多いのではないでしょうか。その原因は、総務部門の業務内容へのイメージにあるのかもしれません。
本記事では、総務部門のDX推進が進みにくい理由、総務部門でDXを進めるメリット、有効なシステム・ツールなどについて紹介します。
総務部門におけるDX推進
総務部門で実現するDXとはどのようなものかについて紹介します。
DXの意味
DXとは、デジタルトランスフォーメーション(Digital Transformation)の略称で、経済産業省では次のように定義しています。
「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」
端的にいうと、デジタル技術を利用して変革を起こし、新しい価値を市場に提供することです。厳しい市場競争のなか、競争力向上のため、あらゆる企業に求められています。
DXについては、「【徹底解説】DX(デジタルトランスフォーメーション)とは？必要性から成功事例まで」で詳しく紹介していますので、ぜひご覧ください。
総務部門でもDXが必要な理由
総務部門でもDXが必要な理由は主に次の2点です。
・業務範囲の広さと業務量の多さ
総務部門の業務は、備品管理、行事運営、BCP対策、ファシリティ管理など多岐にわたり、業務量が膨大です。
近年は労働人口の減少による人材不足の問題もあり、業務量が多くても人材の確保は困難です。DXは業務効率化を実現するとともに、人材不足への解決策にもなります。
また、業務が多岐にわたることから、ひとりがすべての業務内容を把握することは難しく、各業務が属人化する傾向にあります。この問題も、DXで業務効率化と標準化が進めば解消につながるのです。
・働き方の変化による労働環境の整備
働き方改革やコロナ禍を機に、働き方が多様化しています。コロナ禍が落ち着いた今でも、SDGsへの対応やBCP対策として、テレワークなどの働き方は必要です。多様な働き方に対応するため、DXによる労働環境整備の重要度が増しているのです。
総務部門のDXが進まない理由
総務部門は、他部門に比べるとDXが進みにくいとされています。考えられる理由を紹介します。
予算が配分されにくい
総務部門はコストセンターととらえられ、業務改善のための予算が割かれにくい現状があります。
総務部門でDXを進めることにはどのようなメリットがあるのかを説明し、社内の理解を得ることが必要です。総務部門におけるDXのメリットについては、次項で紹介します。
業務内容の変化に対する抵抗
総務部門の業務は、いまだに紙やワード、エクセルで手作業するなどの、アナログ方式で行われていることも多いです。そのやり方に慣れている既存社員のなかには、DX化により業務内容が変わることに抵抗を感じる人もいるかもしれません。また、DX推進により業務内容に変更が出た際には、関係部門を含めて混乱を招く可能性もあるので、事前の説明が必要です。
DX人材の不足
総務部門に限らず、DX推進にはIT・DXを理解するDX人材が必要です。しかし、多くの場合、社内に専門知識を持つDX人材が十分ではありません。外部からの人材確保が有効ですが、少子高齢化の影響による人材不足のなか、特に専門的な知識を有するDX人材を採用するのは困難です。
また、外部から人材を採用する場合、自社ビジネスについて理解を深める教育が別途必要となります。社内の既存人材にIT・DXに関する教育を施し、DX人材とする方法もありますが、この場合も教育に時間を要し、今すぐの人材確保は難しくなります。
DX人材について詳しくは、「DXを推進するために必要な人材と自社でDX人材を確保するためのポイント」をご覧ください。
総務部門でDXを推進するメリット
総務部門でDXを推進することで、どのようなメリットを得られるのでしょうか。主な効果を紹介します。
作業の効率化と生産性向上
総務部門にもパソコン上で行う事務作業が多く存在します。そのような作業をデジタル化することで、作業効率と生産性の向上が期待できます。
業務の正確性向上
膨大なデータ入力や反復作業では、作業を人の手で行うと作業ミスが生じやすく、確認作業にも時間がかかります。デジタル化により作業を自動化することで、正確性の向上が期待できます。
多様な働き方への対応
書類の電子化などのデジタル化やクラウドサービスの利用による環境整備で、場所を選ばない働き方が可能になります。在宅勤務やサテライトオフィス勤務、モバイルワークなど、オフィス出社にとらわれない多様な働き方への対応が可能です。
属人化リスクの低減
デジタル化により作業を効率化・自動化することで、属人化リスクの低減につながります。異動や新規採用により引継ぎが発生した際も、円滑に進めることができます。
総務部門のDX・デジタル化に有効なシステム・ツール
総務部門に導入すると有効なDX関連のシステム・ツールを紹介します。
RPA
RPAとは、人間が行うパソコンによる定型作業を代行するソフトウェアロボットのことです。作業の効率化や自動化が可能で、社員の作業負荷を低減できます。
RPAについて詳しくは、「DX推進に大きく貢献するRPA―導入メリットや注意点・事例まで」をご覧ください。
ワークフローシステム
社内手続きの流れを電子化するシステムのことです。電子承認や電子押印サービスなどの利用により、従来は手続きのために出社が必要だった承認作業を、出社することなく完了します。時間や場所を選ばず作業を進められるので、テレワークでも対応可能です。また、電子契約システムを利用すれば、社内外の契約締結作業もテレワークで実施できるようになります。
社内コミュニケーションツール
社内コミュニケーションツールとはチャットツールや掲示板ツールを指し、社内の円滑な情報伝達を実現します。部署やチームなどの垣根を越えて、場所を選ばず円滑なコミュニケーションが可能です。電話や対面での会話のような1対1のコミュニケーションではなく、関係者全員で情報共有ができ、効率的です。
クラウドPBX
従来はオフィスに設置していた主装置（PBX）をクラウド上に構築し、インターネット経由で利用する電話システムです。クラウドPBXにより、オフィス外からでも代表電話対応や内線・外線の利用が可能です。テレワーク環境の整備にも有効です。
クラウド郵便サービス
出社の機会が減少すると、郵便による書類の確認が遅れがちです。Web上で郵便物を確認できるクラウド郵便局であれば、出社することなく確認ができます。クラウドPBX同様、テレワーク環境の整備にも有効です。
物品管理システム
必要な物品の保管場所、在庫、誰が使用しているかなどの情報を、リアルタイムで共有できるシステムです。総務部門では、オフィスファシリティや備品など社内のさまざまなものを管理しています。物品管理システムを使うことで、備品管理の効率化が実現します。
以上のようなDX推進に役立つツールをDXツールといいます。ほかのDXツールについては、「DXツールとは？意味や種類・導入によるビジネスの変化などを解説」をご覧ください。
総務部門でのDX推進にも多くのメリットがある
企業がDXを進める際、直接売上に結びつく製造部門や営業部門などと違い、直接には売上につながらない総務部門は後回しになりがちです。しかし総務部門でも、DX推進によるメリットはさまざまにあります。
総務部門の業務は多岐にわたり、どこから手を付ければよいのかわからないかもしれません。DX推進では、まずはデジタル化（デジタイゼーション・デジタライゼーション）が必要です。既存作業に優先順位を付け、デジタル化されていないところからまずは取り組んではいかがでしょうか？ DXとデジタイゼーション・デジタライゼーションの違いは、「デジタイゼーションとは？デジタライゼーション・DXとの違いや具体例を解説」をご覧ください。