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クラウド型受付システム「WowDesk(ワウデスク)」に来客履歴の「エクスポート機能・メモ編集機能・削除機能」追加のお知らせ

2020年12月21日 08時00分更新

文● ワウテック株式会社

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ワウテック株式会社
https://www.wowdesk.jp/info_20201221.html

「すべての人が自信を持って幸せに働ける世界をつくる」という企業ミッションを掲げ、創業以降、ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk(ワウトーク)」や名刺管理ソリューション「CAMCARD BUSINESS(キャムカードビジネス)」という "普段のビジネスシーンをより快適にする" サービスを提供してきたワウテック株式会社(東京都中央区、代表取締役 瀬沼悠、以下「ワウテック」)が、昨年(2019年10月に)第3のサービスとして提供を開始したのが、クラウド型受付システム「WowDesk(ワウデスク)」になります。 そして、このたび、その「WowDesk」に、来客履歴の "エクスポート機能" "メモ編集機能" "削除機能" という新たな3つの機能が追加、さらに1つの機能の仕様変更を実施したことをお知らせいたします。




◆今回アップデートした機能をご紹介
◎機能追加1|来客履歴のエクスポート機能

今回のこちらの機能追加によって、管理者画面からWowDeskで受付を行なった来客履歴(データ)を、期間を指定して、csv形式で出力(エクスポート)することが可能となりました。これにより、来客履歴をExcel等の表計算ソフトでデータ活用することができるようになり、来客数の集計やどの用件・部署宛の来客頻度が高いか等を分析することで、より適切な受付端末の設定を行なうことが可能となりました。

例)
来客履歴(データ)から会議室の利用状況や利用頻度を算出し、将来、新たにオフィスや会議室の増設・削減等を検討される場合に、その情報をもとに判断することができるようになります。

※csvファイルに出力される項目は、【会社名】【名前】【訪問時間】【作成者】【受付端末名】【対応者】【予約番号】【メモ】になります
※下記は来客履歴のエクスポート画面(管理者画面)になります


◎機能追加2|来客履歴のメモ編集機能
従来は、お客様来社の予約が「予定リスト」にある場合、受付予約ではメモを編集して保存することができましたが、(来客後の)来客履歴に移動してからは編集ができない仕様となっておりました。そして、今回の機能追加によって、来客履歴に移動した後もメモを編集して保存可能となりました。

これにより、来客対応後、打合せ時に感じたこと(お客様の特徴など)や打合せ内容、さらには昨今でいうと新型コロナ感染症対策の一環として検温情報をメモするのに使えるようになりました。

※下記は来客履歴のメモ編集機能(利用者画面)になります


◎機能追加3|来客履歴の削除機能
今回の機能追加によって、WowDeskの管理者設定されている方であれば、その来客履歴(データ)を手動で削除することができるようになりました。これにより不要な来客履歴(WowDesk設定時・設定変更時のテストのために使用した履歴など)を削除し、必要な情報のみを残すことが可能になります。


◎仕様変更1|訪問部署の選択が必須に
WowDeskでは、通常来客予約を行なうと「受付番号」が発行され、事前に来社される方に共有し、実際に当日は受付でタブレットにその番号を入力していただく仕様となっております。ただ稀に、事前に受付予約をしなかった場合や突然の訪問等で来社される場合、来客時に必要になる(来客予約設定時に発行される)受付番号が付与されていない状態ということも発生いたします。

その際、WowDeskでは、来社された方が「受付番号」を入力ができないため、「番号なし受付」ボタンを選択していただく流れになっております。

そして、これまで、外部の方が「番号なし受付」で来社された際は、訪問部署を未選択でも受付を済ませることができましたが、今回の機能アップデート(仕様変更)により、「どの部署」「どのグループ」宛の来客なのかを明確にする目的から、「番号なし受付」で来社された場合も訪問部署を必ず選択する仕様に変更となりました。


※WowDeskアプリで番号なし受付を選択した画面で、訪問部署の選択が必須項目に変更。
※WowDeskアプリを最新版にバージョンアップすることで対応します。


上記にありますように、3つの機能追加と1つの仕様変更を、このたびワウテックでは実施したしました。ちなみに、上記機能をご利用いただくにあたっては、WowDeskアプリを「AppStore」で最新版にしていただく必要がございます。アップデート対応をお願いいたします。


▼アップデートを実施した背景
クラウド型受付システム「WowDesk」は、API連携しているビジネスチャット「WowTalk」を介して "お客様来社時の通知" を受け取れるようになっております。

そのため、受付にお客様が到着された際、その通知はお客様の訪問目的である「担当者」、もしくは来社予約をした際に設定したほかのメンバーやその方が所属しているグループへチャットで通知され、受付の無人化・効率化を図ると同時に、来客対応に関わる対人接触回数を削減して安全で衛生的なオフィス環境を実現するサービスとして注目されているクラウドサービスの1つです。

ちなみに、今回の機能追加の軸である「来客履歴」の情報(データ)の活用に関しては、実際にお客様からの要望として挙がってきていた「受付サービス」としての利用以外で、何か実用的に「WowDesk」を活かすことができないか、というニーズにお応えする形で誕生しました。

クラウド受付サービス「WowDesk」は、今後も様々な機能を拡充していくことで、より利便性が高く、従業員にも来客にも親しみのある受付システムを目指していきます。


◆会社概要:ワウテック株式会社


https://www.wowtech.co.jp

所在地: 東京都中央区築地7-2-1 THE TERRACE TSUKIJI 6F
代表者: 代表取締役 瀬沼 悠
資本金: 110百万円(資本準備金含む)

ワウテックは、ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk」、名刺管理ソリューション「CAMCARD BUSINESS」を中心に、法人向けITソリューションを自社開発・運営しています。

ビジネスにおけるコミュニケーションに新しい価値を提供し、安全で確実な改善をビジネスに携わる誰もが実感する、そのための手段、そして課題解決をシンプルかつ新しい驚きに満ちたやり方で実現します。

その中で、ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk」は、ワウテックが掲げるサービスコンセプト「Communication-Rebuild」のもと、「言語」「距離・時間」「個性」「温度・感情」「経験」という5つの視点からビジネスシーンにおけるコミュニケーション課題をクリアにし、より快適かつスムーズな職場環境の醸成に貢献するサービスです。


▼WowDesk(ワウデスク)にできること


https://www.wowdesk.jp/

クラウド型受付システム「WowDesk」は、タブレットで受付対応が可能なサービスです。
来客された方が受付に設置したタブレットで入館手続きを行うことで、(通知が届くように設定してある)担当者のスマートフォンやPCに直接来客があったことを知らせるメッセージが届きます。

従来であれば「内線電話」や「受付専任担当者」によって取次を行っていた業務をタブレット1つ設置するだけで無人化でき、まさにWowDeskがお客様と担当者を“ミス無く”“素早く”おつなぎできるサービスとなります。

当社が提供するWowTalkをすでに利用頂いている法人様であればスムーズに導入でき、WowTalkやビジネスチャットを利用していない法人様でも通知専用アプリを用意しておりますので導入可能です。

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