【活用事例】電動先端工具専門メーカーのユニカ、FAX受注支援システムの導入でFAX受注業務を大幅に効率化。テレワークにも対応し、コロナ禍も乗り切る。

ユーザックシステム株式会社
アプリケーションソフトの開発、IT関連サービスを提供するユーザックシステム株式会社（本社：大阪市 代表取締役：石井 伸郎 以下、ユーザックシステム）は、、ユニカ株式会社（本社：東京都千代田区、代表取締役社長： 篠原 由郎　以下、ユニカ）にFAX受注業務の効率化を支援するシステム「FAX受注名人」を納入しました。 ユニカでは、同システムの導入により、FAX受注業務の効率化を実現したほか、コロナ禍において、FAX受注体制をテレワーク（在宅勤務）にシフトする際にも役立ったといいます。


ユニカをはじめとするユニカグループは、電動先端工具の専門メーカーです。得意先は工具や金物の卸・専門商社で、受発注のやりとりはFAXや電話が主役です。ユニカでは、増え続ける受注量に対応するため、FAXからの注文を紙ではなく電子データとして運用する「FAX受注名人」を導入し、業務の効率化と顧客サービスの向上を実現しました。


「FAX受注名人」の導入により得られた効果は以下の通りです。

1.業務効率の向上
FAX受注書を自席から複合機まで取りに行く手間がなくなり、画面上での入力作業に専念できるようになりました。また、注文請書も画面上で簡単につくれるので、時間の節約に繋がっています。
2.検索性の向上
得意先のコードで受注内容が容易に検索できるようになりました。そのため、これまで1件あたり10～15分かかっていた対応時間が約3分と大幅に短縮できました。
3.ペーパーレス化
FAX受注書400枚と、電話で聞き取った手書きの受注書を合わせ、全部で一日500～800枚にも及ぶ受注書を全てデータで管理。受注書の並び替えや保管の手間がゼロになりました。

また、2020年、新型コロナウイルスの感染拡大防止に向け、企業にも勤務体制の抜本的な見直しが求められました。ユニカでも、緊急事態宣言の発令が確実になった時期に、受注体制をテレワーク（在宅勤務）にシフトする検討が始まりました。そして、「FAX受注名人」にリモートソフトを組み合わせることにより、セキュリティを確保した上で、在宅勤務者でもFAX受注処理できる環境を整えました。
ユニカでは、受注スタッフにノートPCを支給し、自宅からリモートで社内のPCを操作する方法でテレワークを実施。7週間におよぶ緊急事態宣言の期間中、受注スタッフ8名の半数が出社して半数がテレワークで対応し、ローテーションで勤務シフトを組みコロナ禍を乗り越えています。
「テレワークシフトに入ってからも、お客様には周知はしていませんが、特にご不便をかけることもありませんでした。お客様に意識させないまま、いつもの受注サービス品質を低下させることなく業務ができ、良かったと思います。」お客様センター係長（受注スタッフ・リーダー）より

詳しくは、導入事例「ユニカ株式会社｜FAX受注業務を大幅に効率化。テレワークにも対応し、コロナ禍も乗り切る。」をご覧ください。
https://www.usknet.com/jirei/unika/

◆ユニカ株式会社
本社：東京都千代田区岩本町2-10-6
https://www.unika.co.jp/

◆FAX受注支援システム「FAX受注名人」
https://www.usknet.com/services/fax/

◆ユーザックシステム株式会社について
1971年創業。お客様の共通課題を解決するノウハウとシステムをパッケージソフト化した「名人シリーズ」を提供。RPA、EDI、物流・帳票分野において、コストパフォーマンスに優れ、短期間で安心して導入でき、基幹システムとの連携もしやすいアプリケーションを開発し続けている。また、城郭プロデューサー監修によるリアルな3DCGの作成や、ARアプリの開発を通じ、自治体への観光促進にも貢献している。マイクロソフト認定ゴールドパートナー。
https://www.usknet.com/