電子契約サインタイム、Qsolの30万件超の書類移行を完遂。自社システムからのリプレイス支援を本格化

サインタイム株式会社
～膨大なデータ移行を「安全・スムーズ」に。送信者・受信者の双方が契約情報を自社データとして保持・編集できる新機能を開発 ～

電子契約サービスを提供するサインタイム株式会社（東京都港区、代表取締役：ジム・ワイザー）は、Qsol株式会社（以下、Qsol）において、自社システムからサインタイムへの移行を支援しました。
本プロジェクトでは、これまで蓄積されてきた多くの契約書類を対象に、業務への影響を抑えつつ、円滑なシステム切り替えを実現しています。
サインタイムは、この実績をもとに、電子文書保管において既存システムの維持や移行に課題を抱える企業様への支援をさらに強化してまいります。



移行の背景：運用の最適化とコスト削減を両立
Qsolではこれまで自社設計の電子契約システムを運用してきましたが、法改正への迅速な対応やシステム維持に伴うメンテナンスコストの増大が課題となっていました。
今回、電子契約に特化した専門SaaSであるサインタイムへ移行することで、運用の効率化やコスト面での最適化を図るとともに、ITリソースをより重要度の高い業務へ振り向けられる環境が整いました。
移行のポイント：30万件におよぶ契約データの確実な移行
大規模組織のシステム刷新においては、既存業務に影響を与えない円滑な移行が求められます。
サインタイムは、これまでの知見を活かし、以下の通り移行を完了しました。
- 計画通りの移行完了：30万件を超える契約書および関連データを、既存システムの利用期限内に遅延なく移行しました。新旧システムの並行稼働による作業負担やコストを抑え、スムーズな切り替えを行っています。

- データの整合性を維持：書類データを損なうことなく、正確な状態で移行しました。大規模組織の基準に沿った安全なプロセスにより、信頼性の高いリプレイスを実施しています。

Qsol株式会社 営業本部長　田中 信明様コメント
弊社では、2006年のサービス開始以来、約20年にわたり電子契約保存システムを運用してきましたが、長期運用に伴う運用・保守コストの増大や体制の属人化など、システムのレガシー化が課題となっていました。そのため多数の契約書類や多様なデータ形式を安全に移行することが大きな検討ポイントでした。
サインタイム社のSaaSへの移行にあたっては、計画段階から支援を受け、進捗や課題を共有しながら進めることで、現場の混乱なく移行を完了することができました。現在は新システムでの運用を開始し、安定したサービス提供につながっています。

移行形式の工夫：情報の再現性と管理の柔軟性
今回のリプレイスにあたり、サインタイムは書類の送信者・受信者の双方が、書類を自社の情報として適切に管理できる仕組みを新規開発しました。
- 閲覧環境への配慮：書類の送信者と受信者の双方が、これまでの運用に近い形で書類を閲覧できるよう環境を整えました。システム移行後も円滑に書類を閲覧できるよう設計しています。

- 送受信者双方による情報の保持・編集機能：
契約の証拠能力はそのままに、送信者・受信者がそれぞれの立場で、管理用タグや取引情報を自社のデータとして編集・保持できる機能を開発しました。これにより、移行後もそれぞれの組織の運用ルールに合わせた柔軟なデータ管理を支援します。

過去の移行実績：九電グループにおける支援
サインタイムは、今回のQsol様をはじめ、九電グループ各社における大規模なシステム移行やDX推進を支援しています。
同じく九電グループのIT・通信事業を担う株式会社QTnet様においても、既存の契約書管理システムからのスムーズな移行を実現しました。確かな実績とノウハウを活かし、機密性の高い大規模データの移行をワンストップでサポートしています。
▼株式会社QTnet様 導入事例
契約書管理システム移行で年間25％のコスト削減 業務を止めないクラウド移行を実現

システム刷新に踏み切れない企業様へ
現在、多くの企業が自社システムの老朽化や、高額な既存SaaSからの乗り換えを検討しながらも、膨大な過去データの移行や現場の混乱を懸念し、足踏みをしています。
サインタイムは、今回のQsol様とのプロジェクトで培った大規模リプレイス専用の移行エンジンと専門サポート体制を活用し、以下の課題を持つ企業様を強力にバックアップします。
- 数万件から数十万件の膨大な過去データを抱えている
- 自社開発システム独自の運用フローや管理項目を維持したい
- 法改正への対応やコスト削減のために、早期にシステムを刷新したい

安全かつスムーズな移行こそが、サインタイムの技術力の証です。
大規模なデータ移行を伴うリプレイスをご検討の際は、ぜひ一度ご相談ください。
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サインタイム株式会社
サインタイム株式会社は、“ムラ・ムダ・ムリ”を排除するドキュメントワークフロー改革をミッションとする電子署名・承認プラットフォーム企業です。3,000社以上の企業・団体で導入実績を持ち、数分で完結する高速ワークフローと高いセキュリティで、業種を問わず高いユーザー評価を獲得しています。

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本件に関する問い合わせ先：鈴木
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