あなたがまだ知らない（？）仕事に役立つDropboxツールのまとめ

　2007年の創業以来、Dropboxは「クラウドストレージサービスの会社」として知られてきた。ローカルPCとクラウドの間で高速にファイルを同期し、そのファイルは他のデバイスやチームメンバーとも簡単かつ安全に共有できる――。そんなDropboxのサービスの特徴は、現在も変わっていない。

　ただし近年のDropboxでは、ユーザーに対するサービス価値をさらに高めるために、提供するツール群を大きく増やしている。そこで目指すものは、単なるファイルの同期ではなく「働くチームメンバーどうしの同期」である。

Dropboxは、ファイルの同期から「チームの同期」へと目的を拡大している

　ツールが増えたにも関わらず、クラウドストレージとしてだけ使っているのは、正直言って“もったいない”。そこで今回は、「あなたがまだ知らない（かもしれない）」Dropboxの便利なツール群をご紹介しよう。追加コストなしで（無償で）すぐに使えるツールがほとんどなので、この機会にぜひ使ってみてほしい。

※注：各ツールの詳しい使い方などは、ASCII.jpで掲載してきた過去記事を参照してほしい（それぞれリンクを用意した）。ただし、各記事の掲載時点から機能やプランが変更されているものもあるので、最新情報は本文末にある製品サイトリンクからご確認いただきたい。

■Dropbox：定番ツール、でも実はWebアプリが超進化していた！

　新しいツールよりも先に、まずはクラウドストレージツールであるDropboxそのものの進化について紹介しておきたい。

　Dropboxが高い評価を受けている理由のひとつが、PC上のデスクトップアプリで「クラウドツールであることを意識させない使い勝手」を実現していることだ。そのため、「わざわざWebアプリは使わない」というDropboxユーザーも多いかもしれない。

　しかし実は、最近のDropboxはWebアプリ側で多くの機能強化を行っており、Webアプリでしか使えない便利な機能も出てきている。通常はPCに専用アプリケーションをインストールしなければならないような作業（PDFや動画の編集）も、ブラウザだけでできてしまう。

●画面の録画：プレゼンテーションやアプリ操作説明の動画／音声を記録できる（後述するDropbox Captureと同じ機能）
●PDFファイルの編集：ページの移動や追加／削除、注釈（テキストやマーカー）の書き込みなど
●動画／音声／画像ファイルの編集：特定部分の切り出し（クリッピング）、トリミング、自動トランスクリプト（文字起こし）など
●「自動フォルダ」の作成：ファイル名の変更やフォルダへの分類、ファイル形式の変換などを自動で行うフォルダの作成
●電子署名：Dropbox Signを使ってファイルに電子署名を追加する

　今年後半（2023年10月）にはWebアプリのインタフェース（UI）が刷新され、ファイルの共有メニューや上述した機能にもより簡単にアクセスできるようになった。ぜひ、Webアプリも積極的に使ってみてほしい。

　なお、PCの「デスクトップ」「ドキュメント」「写真」といったフォルダをバックアップする目的で、「Dropbox Backup」ツールも用意されている（DropboxのPCアプリに統合されている）。追加コストなしで使えるのでこれも知っておこう。

■詳しくはこちらの記事で……

　●DropboxでAI/PSDファイルを開く、PDFファイルを編集する
　●コンテンツ整理を効率化する「自動フォルダ」
　●無料でも使える電子署名「Dropbox Sign」の使い方
　●業務PCの「デスクトップ」「ドキュメント」フォルダをバックアップする

PDFファイルの編集機能

「自動フォルダ」機能

■Dropbox Transfer：大容量ファイルの転送が右クリックから数秒でできる

　「Dropbox Transfer」は、転送したいファイルを右クリックして、メニューからDropboxアイコンの「コピーを送信…」を選択するだけで起動する。使い勝手が非常にシンプルなので筆者自身、ふだんの業務の中で愛用しているツールだ（Webアプリ版もあるが、右クリックメニューからアクセスするほうがラクで筆者好みだ）。

　受信側はDropboxアカウントを持っている必要はなく、受け取ったURLを開けばすぐにダウンロードができる。動画など大容量のファイルは、ダウンロード前にプレビュー画面で内容を確認することも可能だ。また送信側では、ダウンロード通知を受け取ることができる。

　Dropboxの無償プランでも使えるが、有償プランを契約していれば1回あたりの転送容量が大きく増える（最大100GBまたは250GB）ほか、ダウンロードの有効期限やパスワードの設定といった機能も使える。

　なお、大容量ファイルを送るのではなく「受け取る」目的で、Dropboxでは「ファイルリクエスト」という機能も提供している。Dropboxアカウントを持っていない相手からファイルを収集することが可能だ。会社で全社員から書類提出してもらう、学校でレポート提出をしてもらう、そういう場合にとても役立つ。

■詳しくはこちらの記事で……

　●相手を選ばず大容量データを送れる「Dropbox Transfer」が超絶便利
　●書類やレポートの回収に便利なDropbox Businessの「ファイルリクエスト」を使う

■Dropbox Capture：プレゼンや操作説明の動画づくり／共有がこれ一つで

　プレゼンテーションやアプリ操作説明といった動画／音声、あるいはスクリーンショットを簡単に記録できるツールが「Dropbox Capture」だ。前述したWebアプリにもその機能はあるが、ローカルPCにCaptureアプリ（Windows、Mac）をインストールすれば、ショートカットキーでいつでもすぐ起動できる。Dropboxアカウントがあれば追加コストなしで利用できる。

　Captureでは、PC上のスライド表示やアプリケーション操作と同時に、説明する人のカメラ映像やマイク音声、画面上への書き込みも記録できる。また、記録した動画／音声／画像は、Dropboxフォルダへ自動的に保存／アップロードされ、数クリックでチーム内に共有できる。一般的な動画作成ツールでは味わえない手軽さだ。

　実際にCaptureを活用している企業では、プレゼンテーション動画を共有して会議を開催することなくチームの意見を募ったり、社内トレーニングやヘルプデスク業務を効率化したりといった目的で利用されているという。働き方を変える、そんな効果もあるツールである。

■詳しくはこちらの記事で……

　●動画マニュアルやプレゼン動画の作成が簡単！ 「Dropbox Capture」の使い方

■Dropbox DocSend：営業資料を共有する際の強力なツール！

　今年（2023年）日本語対応が行われた、比較的新しいツールが「Dropbox DocSend」だ。これは、相手に共有（送付）したプレゼン資料やドキュメント、動画などの閲覧状況を追跡できるツールである。

　相手がそのファイルを開いたかどうかだけでなく、何ページ目まで読んだか／何秒目まで視聴したか、さらに何ページ目に注目したか、といったことまでを分析できる。複数の相手に共有した場合は、資料のどこに注目が集まっているか、どこが読み飛ばされているかを集計して、資料のアップデートに役立てることもできるだろう（送付後に改訂版資料への差し替えも可能）。

　もともとは営業資料や投資家向け資料などの送付（共有）で使うことが想定されているが、「誰がどこまで読んだか」を確認できるため、企業内や学校での研修資料配付などに使われるケースもあるという。Dropboxの有償プランならば追加コストなしで利用できるので、柔軟なアイディアで活用してほしい。

■詳しくはこちらの記事で……

　●送付した資料の閲覧状況を追跡！ 「Dropbox DocSend」の基本的な使い方
　●スタートアップにおすすめのツール！ 「Dropbox DocSend」の活用テクニック

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　このほかにも、プロジェクト進行に便利なドキュメントの共同編集機能を提供する「Dropbox Paper」、動画制作における共同レビューや承認を円滑に進められる「Dropbox Replay」、すべてのデバイスのパスワードを一括管理できる「Dropbox Passwords」といったツールが提供されている。

　さらにDropboxは現在、AI／生成AI技術を用いたツールを準備中だ。AI搭載のユニバーサル検索ツール「Dropbox Dash」（現在はベータ版）、Dropbox上にあるコンテンツを用いた要約作成や質問応答などを実現する生成AIツール「Dropbox AI」（現在は一部の国でアルファ版を提供中）の開発が進められている。

　今回ご紹介してきたとおり、Dropboxはクラウドストレージ「だけ」を提供するサービスではない。クラウドストレージを中心に据えた、個人とチームの働き方を変えるツール群を提供するサービスなのだ。ぜひともフル活用してほしい。

■各サービスの公式ページ（最新情報）

　●Dropbox
　●Dropbox Transfer
　●Dropbox Capture
　●Dropbox DocSend
　●Dropbox Paper
　●Dropbox Replay
　●Dropbox Passwords
　●Dropbox Dash