介護・福祉業×LINE WORKS 第8回

LINE WORKSで介護現場の課題解決！ 多職種連携や地域包括ケアに役立つ「外部連携」

これからICTを導入しようとしている中小規模の介護施設・事業所にうってつけなツールがLINE WORKSだ。導入企業はすでに20万社以上という国内市場でトップシェアのビジネスチャット（※）で、介護業界でも導入する施設・事業所が増えていて、介護スタッフの募集や定着にも効果アリという導入施設からの声もある。今回は多職種チームの情報共有の強力なツール、外部連携の機能をとりあげる。

※富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場2020年版」調べ

事業所外の人たちともLINE WORKSでスムーズなコミュニケーション

各地で地域包括ケアシステムの構築が進められ、医師や看護師、ホームヘルパーなど多くの専門職が関わりながら在宅の高齢者に対して医療や介護のサービスを提供するようになり、それにともない外部との連携の重要性が増すことになった。そこで活用したいのがLINE WORKSだ。

LINE WORKSで外部の人たちとのグループを作れば、施設・事業所内のやり取りと同じようにスピーディな情報共有が可能になる。移動することの多い在宅サービスの場合、携帯しやすいスマートフォン一つで文字だけでなく、写真やファイルを含めたやりとりができるのも大きな利点だ。心身の状態が変化しやすい高齢者に、速やかな連絡や対応が求められる医療や介護の従事者がLINE WORKSを使い始めれば、あまりの便利さに手放せなくなるだろう。

例えば、利用者名のグループトークルームを作り、医師や看護師、ケアマネジャー、介護スタッフなどからなるチームで情報を共有する。やり取りを振り返れれば、時系列で状態の変化が分かる。

また、近隣の病院の地域医療連携室のスタッフと連携することで、利用者の退院日時や申し送りの共有から空床の情報共有も即座にできるようになり、稼働率が格段に向上したり、利用者のご家族の安心感につなげられたという介護施設も多い。
 

外部ユーザーとのグループを作成する

外部ユーザーとのグループの作成は簡単だ。「グループのタイプ」を「外部」にしてグループを作り、あとは外部ユーザーを招待するだけ。

外部連携しようとする相手がまだLINE WORKSを利用していなくても問題はない。名前や携帯番号、企業/団体名を入力してグループに参加してもらえば、内部のグループと同じようにトークや予定表などを共有できて、より密接な連携が可能になる。こうした機能やメリットを説明したうえで、まずは無料で始められるフリープランを導入してもらえばいいだろう。

外部ユーザーとのグループの作成

トーク画面右下の「＋」をタップして、「グループ」をタップする。

「グループ作成」画面が開くので、「グループのタイプ」右の「外部」をタップすると、この画面が表示される。「はい」をタップする。

グループ名（ここでは、「ステーション情報連携」）を入力して、「保存」をタップ。これで新しいグループが作成される。ノート、予定、フォルダの各ツールも利用できるようになっている。

 

外部ユーザーを招待する

外部ユーザーとのグループトークを開き、右上のメニューをタップ。この画面が開くので、「招待」をタップする。

「グループへの招待用リンクを共有する」をタップ。

いくつかの招待方法があるが、ここではメールを使って招待してみよう。「招待用リンクをコピーする」をタップする。

招待用リンクがコピーされたという表示が出る。

メールアプリ（LINEやSMSでも可）を開いて、本文に貼り付けることができる。宛先や件名を入力して、招待メールを送ろう。

招待リンクを受けた側

LINE WORKSを利用している人の場合：（PCブラウザーの）メールで招待リンクを開いた画面。LINE WORKSにログインしている状態で、リンクを開いてもらおう。

LINE WORKSを利用している人の場合：（スマートフォンの）メールで招待リンクを開いた画面。LINE WORKSを利用しているスマホでリンクを開いてもらおう。

LINE WORKSを利用していない人の場合：（PCブラウザーの）メールで受信した招待リンクをタップすると、このような画面が開く。名前、携帯番号、企業/団体名を入力して、自分のLINE WORKSを開設し、グループに参加することができる。

トークや予定表、フォルダ機能など内部のグループと同様の機能が利用できる。

勤務時間外は、「自動応答メッセージ」で対応

医療や介護の従事者としては、ICTのツールを使って外部連携する際、うっかりセンシティブな個人情報を送信してしまったらどうしようか、ということが気にかかるところだろう。その点、LINE WORKSどうしのグループなら、送信後1時間以内であれば、自分の画面だけでなく、送信相手の画面のトークを削除できる。しかも復元もできなくなる。誤送信があったとき、すぐに取り消しできるのは、個人情報を扱う医療や介護の情報共有ツールの重要な機能といえる。（LINEユーザーが含まれているトークグループでは不可）

このほか、外部連携に関する課題に、勤務時間外の対応をどうするか、ということもある。プライベートの時間帯にひんぱんに連絡されるようだとストレスになる。とはいえ、未読のままにすることは、心理的に落ち着けない面もあるだろう。このようなことを避けるため、連絡時間のルールを決めたうえで、「自動応答メッセージ」の機能を使い、「平日の○時から○時に再度連絡をお願いします」というような自動応答にする時間帯を設定しておこう。事業所から積極的にこういった機能の活用を促すことで、スタッフの安心感にもつながるはずだ。

右下の「その他」をタップし、「マイプロフィール」をタップして開く。一番下の「自動応答メッセージ」をタップする。

「自動応答メッセージ」をONにすると、「自動応答の時間帯」を設定することができる。「メッセージ内容の設定」をタップ。

「本日の営業は終了しました。平日のAM9:00～PM5:00に再度、ご連絡お願いいたします」など、自動で応答するメッセージを入力する。

自動応答が設定された人（さくら三郎）に個別にメッセージを送ると、このように返ってくる。

 

次回は、使い慣れたトークに付随している機能で共有がもっと便利に機能をいくつか紹介しよう。
    

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