使ってみようSlack入門 ～使い倒して業務効率アップ！ 第15回

検索と絞り込み、ブックマーク、ピン留めをうまく使いこなそう

Slack上の膨大な情報から目当てのものを見つけ出す方法

　Slackはどちらかと言えばフロー型のサービスであり、データベースのように使うものではない。とは言え、日々蓄積されている情報を活用しないのはもったいない。過去に投稿されたメッセージやファイルを探し出したい場合は、誰かに「知りませんか？」と聞くよりも、自分で検索して解決することを心がけよう。自分を含む社員全体の作業量を減らすことで、業務効率が向上する。

　Slackの検索機能は簡単に使える。画面上部に表示されている「○○（ワークスペース名）内を検索する」をクリックすると、検索ダイアログが表示される。まずはシンプルに、検索キーワードを入力してEnterキーを押してみよう。これだけで、ワークスペース全体から検索した結果一覧が表示される。

検索フォームに「ウイスキー」と入力して検索すると882件がヒットした

　検索結果が多い場合、スクロールしていけばいつかは目当ての情報が見つかるはずだ。ただし、上記の例のように数百件もヒットしてしまうと、その方法で探すのは現実的ではない。そこで、検索ダイアログの右側に表示される「検索結果をフィルタリング」に絞り込み条件を設定していく。

　たとえば、目当てのメッセージを投稿したメンバーがわかっている場合は「共有者」でチェックボックスにチェックを入れる（複数のメンバーにチェックすることもできる）。そうすると、その条件で抽出された検索結果がすぐに表示される。

検索結果を「共有者（投稿したメンバー）」で絞り込むと、218件になった

　検索結果は絞り込まれたが、それでもまだ218件もある。さらに絞り込まないといけないだろう。

　メッセージが投稿されたチャンネルを覚えているならば、同じようにチェックするとさらに絞り込める（複数チャンネルのチェックも可能）。今回は「#general」をチェックしてみた。

　絞り込み条件として、検索対象とする「対象期間」を指定することもできる。つまりメッセージの投稿期間で絞り込むわけだ。ざっくりとでもよいので「○○年の○月から××年の×月の間」や「○○年の○月より以前／以降」といった形で対象期間を指定し、絞り込みをかける。その結果、今回は882件から8件まで絞り込むことができた。この件数ならば、あとはスクロールして探すことができるはずだ。

「共有」でチャンネルを選択して絞り込むと、55件まで減った

「対象期間」で日付を選択すると8件まで絞り込めた

　なお、Slackで共有されたファイルもメッセージと同じように、キーワードや絞り込みを使って検索することができる。検索キーワードの入力後、検索ダイアログの上部にある「ファイル」タブを開けば、ファイルタイプや共有者、チャンネル、共有日などの項目で絞り込みが可能だ。

　検索結果はファイルタイプ別のアイコン（テキストやPDF、Wordドキュメント、Googleスプレッドシートなど）付きで一覧表示される。ファイルをクリックすると、右側の詳細エリアにはそのファイルを含むメッセージとファイルのプレビュー表示される。

「ファイル」タブでも同じように絞り込み検索ができる

　絞り込みをかけてもまだ大量にヒットしてしまう場合は、キーワードに「-」（マイナス）を付けて、目当ての情報には絶対に含まれていないキーワード（除外するキーワード）を入力すればよい。

　また、検索キーワードとして単語ではなく文を入力すると、Slackは自動的に文を単語に分解し、その単語が1つでも含まれるものをすべて表示してくれる。たとえば「ウイスキーは飲まない」という文を入力すると、「ウイスキー」または「飲まない」を含むメッセージがすべて表示される。

　こういう検索結果ではなく、この文そのもの（「ウイスキーは飲まない」）が含まれるメッセージを検索したい場合は、文を「" "」（クオーテーションマーク）で囲んで入力すればよい。

検索キーワード「ウイスキーは飲まない」だと232件ヒットしたが、「"ウイスキーは飲まない"」と指定することで20件に絞り込まれた

　なお、Slackの気軽なやり取りでは、あまり丁寧な文章としてメッセージを書かないことも多いだろう。会話の流れから簡単な返答をすることも多く、検索しようとしてもそのキーワードが含まれていないこともある。後で見返す必要がありそうなメッセージだと思ったら、「ブックマーク」しておくことをお勧めしたい。ブックマークは、ユーザーが個人的にメッセージを保存しておくために活用できる。

　ブックマークは、メッセージにマウスオーバーして表示されるメニューで「ブックマークに登録する」を選択するだけだ。左側のサイドバーにある「ブックマーク」を開けば、登録したメッセージの一覧が表示される。

メッセージのメニューから「ブックマークに登録する」をクリック

サイドバーの「ブックマーク」でいつでも参照できる

　個人ではなくチーム内で共有情報を保存しておく場合には「ピン留め」機能を利用する。何度も質問されるFAQやチームで随時参照、更新する重要データなどは、一度投稿したものをピン留めしておけば、いつでも誰でもチェックできて手間が省ける。

　こちらも、メッセージのマウスオーバーメニューで「その他」を選び「チャンネルへピン留めする」をクリックするだけでよい。これでピンマークが表示されたうえ、投稿に薄い色が付く。閲覧する場合は、詳細パネルの「ピン留めアイテム」を開けばいい。ピン留めが不要になったら、「その他」→「チャンネルからピンを外す」をクリックすればいい。

メッセージのメニューから「その他」→「チャンネルへピン留めする」をクリック

メッセージがピン留めされ、他のチャンネルメンバーも含めてチャンネル右上の「詳細」アイコンからアクセスできるようになった

　チーム全員がSlackに投稿、共有、蓄積した情報をうまく再活用できるようになれば、業務効率がさらにアップすることは間違いない。目当ての情報に最短時間でアクセスできるように、検索やブックマーク、ピン留めを使いこなしていこう。

（提供：Slack）

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