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パワポで極める「ビジネス極意」 第10回

「5枚プレゼン」の実際――書籍出版やスムーズな会議進行

2009年05月11日 09時00分更新

文● 竹島愼一郎

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【1 情況+判断】
議題が何であるかを提示する

 1枚目はトピックスが何で、議題に取り上げていただく企画内容がどのようなものかを見てもらうページで、大枠をOverview(展望)として提示してある。

Coloring
緑色の濃淡で構成

 使用されているのは濃い緑色と、それを淡くした左側の薄緑色、それに上下のラインに使われた黄色がかった緑色という、単一色の濃淡で構成されている。


【2 情況+判断】
必要最小限の決定事項を明示する

 1枚目の議題で、必要最小限、どのようなことを決定すべきであるかを3点くらいに絞って列挙する。上記と合わせ、これら2枚により会議の前提が整った。

Design
言葉に集中するためのデザイン

 書かれていることは、ふつうの企画書の箇条書きと変わらなくても、紙面構成をデザイン的に切り取ることで、そこに書かれた文字に意識が集中しやすくなる。


【3 コンセプト】
データを持ち出してコメントする

 最小限の枚数で会議の資料とするには、1.客観的な事実を示すデータを提示し、2.それに関してコメントを簡潔に行なう、というのが効率的な方法である。

Design
データ→コメント→結論

 このページは「データを見せて、そこでもっとも言いたいことをコメントし、結論を述べる」というパターンが確立されているため、会議中の議論も進めやすい。


【4 コンセプト+具体案】
イラスト入りで概要を説明する

 企画した内容を、できればこのようにイラスト入りで見せて、具体的なイメージを持ってもらい、それがどのような意義があるのかをコメントする。

Design
イメージ→コメント→結論

 これも商品としてイメージしている絵を見せ、ポイントを3点挙げて説明し、結論を述べている。列挙は3つという数で提示するのがもっともふさわしい。


【5 計画】
必ず実行することを約束する

 「誰が」「いつまでに」「何を」行なうのかを明記して、1枚目と2枚目の帰結とする。会議は「次につながる約束をする場」であることを明確にしておく。

Design
3点進行のフォーマット

 この企画書はどのページも3つのエリアに分けて、「左→右上→右下」と見られるように設計されているので、視線に無駄がなく、目的に集中しやすい。


作成ポイント
黄金比に分割してきれいに見せる

黄金比に分割してきれいに見せる図

完成イメージ

 古来、もっとも美しいとされる比率を黄金比といい、その近似値は1:1.618である。この企画書フォーマットは黄金比による黄金分割にこだわって作成されている。

 まず下と上の濃い緑の部分が1:1.618の比率になっていて、残る中央のうち、左と右のエリアが1:1.618、さらに右側のエリアの下と上の四角形も1:1.618の比率で構成されている。


1 画面の上に四角形の帯を描き、ダブルクリックをして[書式]タブの[サイズ]の[図形の高さ]を「4.45」とした。

2 x:4.45=1:1.618でxの値を求めると「2.75」となるので、四角形を[Shift]+[Ctrl]キーを押しながら下にドラッグしてコピーを作ってから、[サイズ]で[図形の高さ]の値に「2.75 」と入力する。

3 画面のヨコのサイズは25.4 cmなのでx:25.4=1:2.618の値を出すと約9.7cmで、これを左側のエリアとすると、右側は15.7 cmとなる(枠取りがあるので実際にはその近似値となる)。これを左右に作った四角形に割り当てる。

4 同様に、右側のエリアの上下は11.48 cmなので1:1.618は約4.38 cm と7.1 cmとなるので、上下に作った四角形に割り当てる。


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