Copilotの活用が進まない企業必見！ライセンスは配ったのに「議事録要約止まり」--大手建設企業に常駐して総務122業務を棚卸しし、対象23業務で年間373時間を削減した事例

Irwin&co



効いたのは122業務のうち23業務、さらにその一部の工程だけ。AIと親和性の高い業務はCopilotの使い方を実演形式でお渡ししました。捺印請求のチェック業務では年間600時間のうち155～220時間（25.8～36.7%）を削減。承認フローは一切変えていません。

Irwin&co株式会社（本社：東京都渋谷区、代表取締役：アーウィン海）は、大手建設企業の総務部様に対し、Microsoft 365 Copilotの業務活用支援を実施しましたのでお知らせいたします。

本支援では、当社メンバーが常駐型で総務部様の現場に入り、総務課の全122業務を棚卸ししたうえで、インパクトの大きい23業務に絞り込み、作業手順を1工程ずつ分解してCopilotに任せられる箇所のみを特定しました。さらに、AIと親和性の高い業務については、実際にCopilotを操作しながら使い方をその場で実演し、担当者様が自身の業務で再現できる状態までご支援しています。対象23業務における削減効果は、年間約1,842時間に対して約373時間（20.3%）です。新たなシステムの導入も、既存の承認フローの変更も行っていません。

■ 背景 - ライセンスは配った。それでも使われない
Microsoft 365 Copilotは、Word・Excel・Outlook・Teamsといった普段お使いのMicrosoft環境に標準で備わっている生成AIです。新しいシステムを別途導入する必要がなく、今の環境のまますぐに始められることが最大の特徴といえます。
一方で、「全社にライセンスを配ったのに利用率が上がらない」というご相談を数多くいただきます。導入済み企業でよく起きているのは、次のような状態です。
・議事録の要約とメール文面の下書き止まりで、そこから用途が広がらない
・「どの業務でどう使うか」が各社員の工夫任せになり、成果が個人差になっている
・定型業務が多いはずの総務・管理部門ほど、書類の照合や目視チェックが手作業のまま
・「結局どれだけ楽になったのか」を時間単位で説明できる人が社内にいない
・活用推進の旗は振られるが、現場からは「今の業務のどこを置き換えるのか」が見えない

これは製品の性能や現場の意識の問題ではなく、業務側の分解が済んでいないことに起因します。生成AIが効くのは「業務」単位ではなく「工程」単位であり、どの工程が置き換え可能かは、現場の手順を聞き出さなければ特定できません。この構造は建設業に限らず、バックオフィス部門を持つあらゆる企業に共通します。

■ 支援内容と削減効果
大手建設企業の総務部様では、以下の4ステップで進めました。
1. 全業務の洗い出し：総務課の担当業務を全て棚卸し（全122業務）
2. 対象業務の選定：頻度・年間業務時間などインパクトの大きい23業務を選定
3. 業務手順の詳細ヒアリング：誰が・どの手順で・どの資料を使い・どれだけの時間をかけて何を実施しているかを工程単位で分解
4. AI適用箇所の特定と実演：Copilotが適した工程のみを切り出し、実際の画面を操作しながら使い方を実演したうえで、業務に組み込み


対象23業務における削減効果


注目すべきは、122業務を棚卸しして残ったのが23業務であり、そのうち実際にAIへ寄せられたのはさらに一部の工程だけだった、という点です。全社にライセンスを配っただけでは利用率が上がらないのは、この「効く範囲の狭さ」を特定しないまま各自に使わせているためです。逆に言えば、範囲さえ定まれば、23業務だけで年間373時間が動きます。

■ 支援体制 - 常駐型で現場に入り、使い方は「実演」で渡す
本支援の特徴は、資料の納品で終わらせず、当社メンバーが常駐型で総務部様の現場に入っている点にあります。
業務の棚卸しも工程の分解も、資料を眺めるだけでは進みません。「誰が、どんな手順で、どの資料を使って、どれくらいの時間をかけて、何をしているのか」は、隣で見て、その場で聞かなければ出てこない情報です。常駐することで、担当者様がわざわざ説明資料を用意する負担なく、実態に即した棚卸しが可能になりました。
そのうえで、AIと親和性の高い業務については、実演形式でCopilotの活用方法をお示ししています。「この業務はAIで効率化できます」と伝えるだけでは、担当者様は自席に戻った瞬間に手が止まります。実際の業務データを使い、Copilotにどう指示を出し、どんな出力が返り、それをどう業務に反映するのかを、目の前で操作しながら見ていただく。そのうえで担当者様ご自身に同じ操作を試していただき、再現できる状態にしてから次の業務へ進みます。
「ライセンスを配って研修を1回実施する」形との違いはここにあります。自社の実データ・自社の手順で動くところを見て、自分で再現できて初めて、利用は定着します。

■ 具体例：捺印請求のチェック業務（年間600時間）
最も削減幅が大きかったのが、捺印請求の確認工程です。

Before：
申請された捺印請求書と添付資料を突き合わせ、代表者名・日付・住所に誤記がないかを1件ずつ目視で確認。さらに職務権限規程に照らして稟議が必要な案件かどうかを、規程を参照しながら判断していました。件数が多い日は1日あたり1時間規模の作業が発生し、担当者の年間業務時間は600時間に達していました。

After：
AIがPDFを読み取り、１.代表者名 ２.年度・日付 ３.住所 ４.稟議の要否 の4項目を、判断理由つきで自動判定する形に置き換えました。たとえば稟議要否については、職務権限規程の別表のどの項目に該当するか（または該当なしか）を根拠として提示します。担当者の役割は「全件を目視で確認する」から「AIの判定結果と理由を確認する」に変わります。


申請から部署長承認、総務部社員の確認、総務課長の最終承認という承認フロー自体は一切変更していません。既存のガバナンスを維持したまま、確認工程の負荷のみを下げた結果、年間155～220時間（25.8～36.7%）の削減となりました。
これは「議事録を要約させる」使い方の延長線上には出てこない用途です。社内規程という自社固有の資料を参照させ、判断の理由まで書かせる--こうした工程は、業務手順を分解して初めて見つかります。

■ 本支援が提供する5つの価値
１. 今の環境のまま始められる--新規システム導入が不要
Microsoft 365をご利用中であれば、Copilotは既にお使いの環境の中にあります。新たなSaaSの契約・データ移行・社内展開の合意形成といった、導入前に消耗しがちな工程を挟まずに着手できます。
２. 「使えそう」ではなく「使える工程」を特定する--122→23→工程単位
利用率が上がらない最大の理由は、対象業務が絞り込まれていないことです。当社は業務棚卸しからヒアリングまでを伴走し、頻度と業務時間からインパクトの大きい業務を選定したうえで、手順を1工程ずつ分解して適用箇所を確定させます。「各自で工夫してください」を「この工程をこう置き換えてください」に変えます。
３. 承認フローを変えずに組み込む--現場の抵抗を生まない設計
業務改善が止まる典型的な原因は、フローそのものを変えようとして関係部署の合意が取れなくなることです。捺印請求の事例のように、承認の順序・責任者を維持したまま、確認作業の中身だけをAIに寄せる設計を優先します。
４. 効果を時間で語れる--年間373時間・20.3%という単位
支援の成果は「便利になった」ではなく、対象業務の年間時間と削減時間で提示します。活用推進の成果を経営層に報告でき、次にどの部門・どの業務へ広げるべきかを判断できる形で残します。
５. 常駐型で入り込み、実演で渡す--「配って終わり」にしない
当社メンバーが常駐型で現場に入り、AIと親和性の高い業務については実演形式でCopilotの操作をお見せします。研修を1回実施して終わりではなく、担当者様が自身の業務で再現できるところまで確認しながら進めます。

■ 対応領域
業務棚卸し／AI適用箇所の特定／プロンプト開発・検証／Microsoft 365 Copilot活用支援／常駐型の伴走支援・実演形式のレクチャー／生成AIを用いたオーダーメイドのシステム開発／社員向け研修・講習会

総務・人事・経理・法務といったバックオフィス部門を中心に、ご支援しています。

■ ご利用の流れ
1. お問い合わせ：下記メールまたはお電話にてご連絡ください（2営業日以内にご返信します）
2. 初回ヒアリング：現在のCopilotの利用状況と、活用が止まっている業務をお伺いします
3. 業務棚卸し・対象業務の選定：頻度と業務時間からインパクトの大きい業務を絞り込み、削減見込みを試算してご提示します
4. 工程分解とAI適用箇所の特定：作業手順を1工程ずつ分解し、AIに寄せられる箇所を確定させます
5. 実装・定着支援：常駐型で現場に入り、実演を交えながら実際の業務に組み込み、運用に乗るまで伴走します

■ Irwin&co株式会社について
社名：Irwin&co株式会社
代表者：代表取締役 アーウィン海
所在地：東京都渋谷区円山町5丁目5号 Navi Shibuya・V 3階
設立：2025年6月
社員数：20名（業務委託含む）
事業内容：生成AIに係るシステム開発、コンサルティング、講演会

■ お問い合わせ先
Irwin&co株式会社
担当：アーウィン海
メール：kai.irwin@irwin-and-co.com（2営業日以内にご返信します）
電話：090-2889-4343（営業時間 平日10:00-19:00）