柳谷智宣がAdobe Acrobatを使い倒してみた 第126回

チュートリアル動画で学ぶ、Acrobat DCのセキュリティ機能活用術

　本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第126回は、AdobeはYouTubeの公式チャンネル「Adobe Document Cloud」に「Adobe Acrobat DCことはじめ」というチュートリアル動画を22本公開している。今回は、Acrobat DCのセキュリティ機能について紹介する第11回と第12回のレポートを紹介する。

「Adobe Acrobat DCことはじめ」第11、12回はセキュリティ機能を紹介している

閲覧や印刷、編集などの権限をパスワードで保護できる

　PDFはどんなプラットフォームでも同じように表示できるのが特徴だが、文書の最終フォーマットというわけではない。Acrobat DCではPDFの編集も行なえる。しかし、だからこそ改ざんや悪用を防ぐことも重要になる。

　Acrobat DCは細かいセキュリティ機能が用意されており、ニーズに合わせて利用できるようになっている。

Acrobat DCには細かい設定が可能なセキュリティ機能が用意されている

　まずは、もっとも利用頻度の高いパスワード保護機能。PDFファイルにパスワードを設定することで、特定のユーザーのみがPDFファイルを閲覧できるようにする。さらに、別のパスワードを設定して、PDFの表示はできるが、印刷や編集権限を制限するといったこともできる。

　「ツール」メニューの中の「保護」を選択し、第2ツールバーの「パスワードを使用して保護」をクリックする。「閲覧」もしくは「編集」を選び、パスワードを設定すればいい。パスワードを入力する際は、文字列の安全性について「脆弱」「強力」といったガイドが表示される。アルファベットは大文字小文字を混ぜ、数字も混ぜたりして、強固なパスワードを設定しよう。

「保護」ツールの「パスワードを使用して保護」で、閲覧もしくは編集のパスワードを設定できる

　例えば、特定の目的で利用するPDFには決まった文字列のパスワードを設定すると行なった会社の決まりがある場合、テンプレートのように設定を保存しておくことも可能だ。

　詳細オプションメニューの「セキュリティポリシーの管理」をクリックする。セキュリティポリシーとは、情報の安全を守るために設定したルールのこと。

　「新規」をクリックし、「パスワードを使用」にチェックを入れ、「次へ」をクリック。ポリシー名を入力し、文書を開くときに開くパスワードを設定したり、印刷や変更の権限に対してパスワードを入力する。確認のためにもう一度入力したら、新しいセキュリティポリシーが登録される。

　セキュリティポリシーは複数登録でき、社内閲覧用とか外部配信用などで異なる設定を用意しておける。よく使うセキュリティポリシーには優先ボタンをクリックして星印を付けておけば、簡単に選べるようになる。

　一度設定すれば、その後は「詳細オプション」から設定したセキュリティポリシーを選ぶだけで、パスワードをかけられるようになる。

詳細オプションの「セキュリティポリシーの管理」をクリックする

パスワードや編集権限を設定する

セキュリティポリシーを登録。よく使う項目には星印を付けておく

「詳細オプション」から手軽にセキュリティポリシーを適用できるようになった

　複数のドキュメントを送る場合、ひとつひとつ同じセキュリティをかけるのは手間がかかる。そんな時は、複数のファイルをひとつにまとめ、セキュリティを一括設定できる電子封筒機能を利用すると便利だ。

　「ツール」から「保護」を開き、「詳細オプション」から「保護された電子封筒を作成」を選択する。セキュリティをかけたいファイルを選択し、ファイルを追加し、テンプレートを選択する。最後に、登録済みのセキュリティポリシーを選択し、メールで送信すればいい。

　受診した人は、添付されている保護された電子封筒をダブルクリックし、Acrobat DCを開けばいい。パスワードを求められるので入力すれば、封筒の画像が表示される。左側に添付ファイル一覧が表示されるので、選択すれば表示が切り替わる。個別のファイルをダウンロードすることも可能だ。

　複数のファイルをまとめて規定のセキュリティ設定を適用する際に手間が省けるので覚えて起きたいテクニックだ。

「詳細オプション」から「保護された電子封筒を作成」を選択する

セキュリティポリシーを選択する

セキュリティがかけられた電子封筒がとどいた

パスワードを入力すると封筒が表示され、中のファイルにアクセスできるようになる

　Acrobat DCには、マルウェアなど悪意を持ったファイルに対してのセキュリティ機能として、保護された環境下でファイルを開くことができるサンドボックス技術を搭載している。アプリ側がシステム側に影響をあたえる権限を限定した状態でPDFを開くことで、マルウェアの被害を抑制できるのだ。

　PDFが安全なことが確認でき、Acrobat DCの振る機能を活用したいときは、画面上部に表示されている「すべての機能を有効にする」ボタンをクリックすればいい。

「保護されたビュー」ではマルウェアの被害を抑制できる

　情報の漏洩も防止したい。例えば、まだ発表前の製品カタログなどを共有する際、製品名や写真などは隠しておきたいことがあるだろう。また、部署や個人名がメタデータとしてPDFファイルに残っているのもよろしくない。

　そんな時は「ツール」から「墨消し」を開き、「テキストと画像を墨消し」をクリック。商品名や画像などを選択し、「テキストを検索して墨消し」をクリックすればいい。その際「非表示情報を完全に削除」にチェックして「OK」をクリックすれば、メタデータも一緒に削除できる。

この文書から、製品名や画像、メタデータを消した配信用のPDFを作成する

「墨消し」ツールを開き、「テキストと画像を墨消し」をクリックし、消したい画像や文字列を選択する

キーワード検索してまとめて選択することも可能

「非表示情報を完全に削除」にチェックして「OK」をクリック

秘匿情報を墨消しし、メタデータも消去できた

　以上が、Acrobat DCのセキュリティ機能の紹介となる。Acrobat DCって何ができるの？　無料のAcrobat Readerじゃ駄目なの？　という人はぜひYouTubeの公式チャンネルをチェックしてみよう。

■関連サイト

• YouTube公式チャンネル「Adobe Document Cloud」
• Acrobat DC