【1,105人の総務・労務担当者のテレワーク事情】withコロナ時代の今、理想のテレワークを実現するために必要な準備とは？
株式会社日本シャルフ
4割以上の方が完全にテレワークに切り替えられない理由は『書類でやり取りする業務があるから』と回答！
株式会社日本シャルフ（本社所在地：東京都新宿区、代表取締役：高田 弘明）は、新型コロナウイルスの影響でテレワークを経験した企業の総務・労務担当者を対象に、withコロナ時代の総務・労務担当者の働き方に関する調査を実施しました。
新型コロナウイルスの感染拡大により、テレワークを導入した企業が増えました。
実際に緊急事態宣言による外出自粛の動きが強まった期間中、街中を歩く会社員の姿が明らかに減ったことから、特に都心部では多くの企業でテレワークが導入されたようです。
最初は戸惑っていた方も、慣れてくると通勤時間がなくなることで空き時間が増えたり、職場よりも集中できたりと、テレワークに魅力を感じた方も多いはずです。
そんな中、さまざまな手続きや管理を行う総務・労務担当の方は、社内でしかできない業務がある中でテレワークをする必要があるなど、導入当初は困ったことも多発したでしょう。
そこで今回、中小企業向け人事労務管理システム『HR-Zero』（https://www.shalf.jp/general_system/hr-zero/）を提供する株式会社日本シャルフ（https://www.shalf.jp/）は、新型コロナウイルスの影響でテレワークを経験した総務・労務の担当者を対象に、withコロナ時代の総務・労務担当者の働き方調査を実施しました。
実際にテレワークを経験した総務・労務担当者は、テレワークでの業務についてどのように感じているのでしょうか。
現在は週3日出社している人が最も多い！完全にテレワークにならない理由とは？
はじめに、新型コロナウイルスが日常生活に大きな影響を及ぼし続けている現在の勤務状況を伺っていきたいと思います。
「現在の出勤状況について教えて下さい」と質問をしたところ、『週2日テレワーク（25.0%）』と回答した方が最も多く、次いで『週1日テレワーク（20.5％）』『週3日テレワーク（17.9％）』『毎日出社している（17.9％）』と続きました。
社内でしかできない業務がある総務や労務担当者にとって、毎日テレワークというのはなかなか難しいのかもしれません。
では、同じ会社でも部署によってテレワークの導入日数に差は生じているのでしょうか。
そこで、「他の部門や部署の社員と比べるとテレワークの状況はご自身とどう違いますか？」と質問をしたところ、『1日多い（23.9%）』と回答した方が最も多く、次いで『1日少ない（20.9％）』『2日多い（19.5％）』『3日以上多い（16.5％）』と続きました。
1日少ないという回答が2割集まったものの、他部門・他部署のほうが1日～3日以上テレワークの日数が多い傾向にあることが分かりました。
重要な書類や情報を扱うことも多い総務や労務担当者の完全テレワークは、他部署よりも難易度が高いのかもしれません。
実際に、テレワークに完全に切り替えることが難しくなっている理由を伺ってみましょう。
「完全にテレワークに切り替えられていない理由を教えてください（複数選択可）」と質問をしたところ、『書類でやり取りする業務があるから（47.6%）』と回答した方が最も多く、次いで『情報共有がスムーズに進まないから（37.0％）』『社内管理システムへのアクセスができないから（34.0％）』『郵便・配達関連の業務があるから（26.7％）』と続きました。
個人情報などの重要な情報を未だ紙ベースで扱っている企業もあるでしょうから、総務や労務担当者が完全テレワークになるためには様々な壁が立ちはだかっているようです。
■完全テレワークに切り替えられないのは何が原因？
・社内環境の完全オンライン化の遅れ（20代／男性／埼玉県）
・ペーパーレス化が完全になされていない（30代／男性／大阪府）
・顧客情報を取り扱う業務のため（40代／女性／東京都）
・社内のシステムがまったくもって遅れているから（50代／女性／東京都）
場所を選ばず、遠隔でも安全に情報管理や情報共有ができるようなシステムが無いままでは、総務や労務担当者は出社せざるを得ない状況が続いていくかもしれません。
完全にテレワークが良いと感じている人は3割しかいない！？
総務や労務担当者が完全テレワークになるためには、まだまだ課題が残されていることが判明しました。
では、総務や労務担当者たちはテレワークに対してどのように考えているのでしょうか。
そこで、「テレワークを導入することについてどのように思いますか？」と質問をしたところ、『部分的な導入が良い（60.2％）』と回答した方が最も多く、次いで『完全にテレワークが良い（28.8％）』『出社した方が良い（11.0％）』と続きました。
完全なるテレワークを望む声は3割未満と言う結果になり、部分的な導入を望む声が圧倒的に多い結果となりました。
総務や労務担当者の業務は、基本的にはテレワークで作業を進めるよりも出社したほうが連携も取れてやりやすい部分があるのかもしれません。
テレワークを導入したほうが良いと思う理由を伺いました。
■テレワークを導入したほうが良いと思う理由とは？
・帰りの時間を気にしなくていい（20代／女性／東京都）
・今後コロナのような感染症が流行ったときに備えて慣れておいた方がいいから（30代／女性／奈良県）
・会議はリモートですべて実施できるし業務運用自体問題なく遂行できるはずだから（40代／男性／東京都）
・通勤時間の短縮等により業務効率が上がると考えられるから（50代／男性／東京都）
などの回答が寄せられました。
テレワークにも対応したシステムを導入さえすれば、出社するよりもむしろテレワークのほうが効率が上がる可能性もありそうですね。
総務・労務担当者ならではのテレワークで良かったこととは？
ここまでの調査で、テレワークを部分的に導入することを望んでいる総務・労務担当者が多数派であることが判明しました。
では、実際に総務・労務担当者たちがテレワークをするにあたり、メリットに感じることはあるのでしょうか。
そこで、「テレワークのメリットは何だと思いますか？」という質問をしたところ、『コロナやインフルエンザなどの感染予防（26.4％）』と回答した方が最も多く、次いで『仕事に集中できる（23.4％）』『自分の時間が増える（21.0％）』『満員電車の回避などストレスの緩和（20.5％）』と続きました。
新型コロナウイルスの終息が見えないまま迎えることになる冬に向け、さまざまな感染症の予防効果はもちろん、自分だけの環境で仕事ができることによる集中力アップ効果などにメリットを感じている方が多いようです。
総務・労務担当者としてテレワークならではの良さを見つけ、味方にすることができれば、さらに効率的に作業が進められるかもしれません。
管理部門のテレワークで大切なのは新システムの導入？今後の理想の働き方とは？
総務・労務担当者にとっても、テレワークの導入にはさまざまなメリットがあることが判明しました。
では、今後ますますテレワークを活用して仕事をしていくためにはどのような準備が必要になるのでしょうか。
そこで、「今後管理部門でのテレワークを推進していくにあたり一番大切だと思う事は何ですか？」と質問をしたところ、『新しい管理システムの導入（人事・労務など）（26.3％）』と回答した方が最も多く、次いで『セキュリティの強化（25.3％）』『業務フローの見直し（21.3％）』『コミュニケーション不足の改善（14.2％）』と続きました。
現在のままでテレワークを導入しても、作業効率や安全面などに大きな課題が残る可能性が高いでしょう。テレワークならではの課題を解決するようなシステムが求められることになりそうです。
では、総務・労務担当だからこそ得られたテレワークの良かったところは何なのでしょうか。
■テレワークで良かったと思う総務・労務担当ならではのこととは？
・社労士に確認しなくていい業務を自宅でコツコツできる（20代／女性／埼玉県）
・印鑑文化がなくなったことで、無駄な仕事の整理ができた（30代／女性／大阪府）
・給湯室の管理など、本来の仕事以外の雑用が減った（40代／女性／東京都）
・労務管理がしやすくなった（50代／男性／東京都）
などの回答が寄せられました。
業務内容が多岐に渡る総務・労務担当者にとって、テレワークの導入が業務改善のきっかけとなっているようです。
最後に、「完全にテレワークに切り替わるとして、あなたが思う最も理想の働き方とは何ですか？」と質問をしたところ、『好きな時間帯で仕事したい（32.0％）』と回答した方が最も多く、次いで『地方に移住して仕事したい（23.7％）』『ワーケーションで仕事したい（20.3％）』『海外に移住して仕事したい（13.3％）』と続きました。
自分の時間や家族の時間を大切にしつつ、好きな場所で働くことができるようになってこそ、テレワークを導入することの意義を見出せそうです。
新型コロナウイルスが無事に終息する日がやってきても、今後は感染予防だけでなくさまざまな観点から数多くの業種でテレワークが主流になっていくかもしれません。
「好きな時に好きな場所での仕事」を実現できるように、今一度テレワークの導入の仕方について考えてみてはいかがでしょうか。
テレワークでやる気も作業効率もアップしよう
今回の調査で、企業の総務・労務担当者がテレワークの導入によって感じた課題や良かったことが分かりました。
新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、急ピッチで導入が進められたからか、まだまだ出社している方も多く、やはり課題を感じているようです。
しかし、約3割の方が完全にテレワークが良いと回答していることから、テレワークで仕事をしていくうちに、その新しい働き方に魅力を感じるようになった方も多いようです。
withコロナ時代の働き方は、テレワークが当たり前になりつつあると言えそうです。
今回の調査結果のように、テレワークに魅力を感じた方が多いことから、テレワークは新型コロナウイルス終息後もニューノーマルとなるかもしれません。
そのため、企業は社員がどこからでも仕事ができるようなシステムを積極的に導入し、理想と感じる働き方に近づけるように対策をとることも求められていくでしょう。
まだテレワークに課題を感じる方は、総務や労務管理の見直しなど、時代に合わせた管理方法を今のうちに導入してみませんか？
テレワークを導入している企業におすすめ！『HR-Zero』
「労務管理もテレワークでできるようにしたい」
「完全にテレワークを実施するためにはどんなシステムを入れればいいの？」
そんな悩みを抱えるテレワーク導入中の企業にオススメなのが、株式会社日本シャルフ（https://www.shalf.jp）の中小企業向け人事労務管理システム『HR-Zero』（https://www.shalf.jp/general_system/hr-zero/）です。
『HR-Zero』を導入する主なメリットは以下の4つです。
・手間と時間のかかる人事・労務管理業務を効率化＆時短化できる
・直観的でわかりやすい操作画面で簡単に手続きができる
・社労士に無料で相談できる機能が搭載されている
・いろいろなオプション機能も電子申請も安心して利用できる
また、『HR-Zero』は以下の申請や登録などが簡単に行えます。
・マイナンバー付き電子申請
・社員からの情報取得及び情報交換
・社員情報のインポートやエクスポート
・社労士への無料相談
・サンクスコインの付与
・担当者の登録と権限設定
『HR-Zero』はどんな規模や形態の企業にも対応できるという魅力があります。
ぜひ、この機会にエクセルや紙ベースでの従業員管理をやめて、煩雑な労務管理を効率化しませんか？
withコロナ時代で働き方が変わる今、『HR-Zero』で管理体制を見直してみるのはいかがでしょうか？
■株式会社日本シャルフ：https://www.shalf.jp/
■創業：1986年8月
■取締役：代表取締役 高田 弘明 取締役 窪田 美弥
■本社所在地：〒160-0023 東京都新宿区西新宿8-3-30 カーメルII 1F
■事業内容：1.経営事務様式（経営・人事労務管理に必要な書類様式）の企画、製造及び販売
2.経営コンサルタント業務
3.コンピューターのソフトウエアの開発及び販売
4.その他、上記に付帯する一切の事業
■HRzero：https://www.shalf.jp/general_system/hr-zero/
調査概要：withコロナ時代の総務・労務担当者の働き方調査
【調査期間】2020年9月24日（木）～ 2020年9月25日（金）
【調査方法】インターネット調査
【調査人数】1,105人
【調査対象】新型コロナウイルスの影響でテレワークを経験した企業の総務・労務担当者
【モニター提供元】ゼネラルリサーチ