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介護・福祉業×LINE WORKS 第3回

スピーディーな情報共有で業務を効率化~フリープランを使い始める~

2021年03月16日 14時00分更新

文● Sixpence

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 これからICTを導入しようとしている中小規模の介護施設・事業所にうってつけなツールがLINE WORKSだ。導入企業はすでに20万社以上という国内市場でトップシェアのビジネスチャット(※)で、介護業界でも導入する施設・事業所が増えていて、介護スタッフの募集や定着にも効果アリという声もある。今回と次回、2回にわたって、実際の画面を使い、業務を効率化できるトークの利用法を分かりやすく紹介する。まずはLINE WORKSを開設し、メンバーを招待する方法からはじめよう。
※富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場2020年版」調べ

無料ではじめられる「フリープラン」

 LINE WORKSのトークは文章や画像を簡単に、しかも確実にやりとりできるから、業務の改善や効率向上に役立つ。またグループのメンバーだけで情報を共有できるから、個人情報を扱う介護・福祉の仕事にピッタリ。開設方法も簡単だから、ぜひ活用してほしい。

 ここでは理解しやすいように、仮想の介護事業所「明日来ステーション」でLINE WORKSの管理者になることが決まった、さくら三郎さんがPCを使って無料で始められるフリープランで開設するケースを想定し、具体的な手順を説明していこう。

LINE WORKSの公式ページから登録をスタートしよう。登録や初期設定はブラウザ版のほうがやりやすい。
(https://line.worksmobile.com/jp/


※なお、以下の画面は2021/3/16(公開日)時点のもの。以降、またはスマートフォンではじめる場合は画面が異なっている可能性があることを注意してほしい。

企業・団体名(名称は後で変更可能)を入力して「次へ」をクリック。

登録者名を入力して「次へ」をクリック。

登録者の携帯番号を入力して、「認証番号を送信」をクリック。

携帯電話にSMSで4桁の認証番号が届くので、入力する。
※再発行しても認証番号が届かない場合は一つ前の画面に戻って「別の方法で新規開設」を選ぶ。

確認用のメールアドレスを入力し、「新規開設完了」をクリック。

登録完了画面。ワークスグループ名がここでは「tomorrowstation」として発行された。メンバーの招待は後ほど行うことにして、「サービスをはじめる」をクリックしてLINE WORKSをスタートしよう。

スマートフォンでもログインできるか試してみよう。LINE WORKSアプリをダウンロードして、「携帯番号でログイン」を選択すれば登録した携帯番号でログインすることができる。

 

 

トークをするメンバーを招待する

 

 管理者は自分の登録が終わったら、参加するメンバーを登録する。メンバーのメールアドレスなどを登録して1人ずつ招待コードを発行する方法もあるが、ここでは一気に作業ができてメンバーも楽になる一括追加の方法を選ぶ。

 入力するのは役職・名前・メンバー個別に与えるLINE WORKS IDだけでいい。メールアドレスも不要だ。一括登録のさい、管理者がメンバー全員、同じパスワードで設定して構わない。メンバーが自分でログインするとき、各自、パスワードを設定し直す必要があるからだ。

LINE WORKS画面上部のツールバーから「アドレス帳」を選択し、「新規メンバー招待」をクリックする。

左のメニューで「メンバー」→「メンバー」を選択し、「メンバーの一括追加」をクリックする。

パスワードの作成方法は「管理者が作成」を選択して、「次へ」をクリック。パスワードはメンバーがログインするときに再設定するので、同一パスワードで構わない。

登録用のサンプルファイルをダウンロードする。ここではExcelファイルをダウンロードしてみよう。

登録に必ず必要なのは、氏名とID、パスワードのみ。IDも後から変更できるので、その旨、メンバーに伝えるといいだろう。

登録ファイル(Excel)ができたら、「ファイルを選択」をクリックして、ファイルを読み込ませる。「次へ」をクリック。

読み込みが成功するとこのような画面になる。赤枠の「全選択」をクリックして、「一括追加」をクリック。

メンバーの追加ができた。左下の「印刷する」をクリックして、プリントしてみよう。

プリントはこのように個別に印刷されるので、そのままメンバーに渡してLINE WORKSに登録してもらうか、一緒に登録をしてあげよう。

トークをするグループを作成する

 

 まず、すべてのメンバーが入っている「スタッフ全員」というグループを作っておこう。

LINE WORKS画面上部のツールバーから、「トーク」を選択。左上の「トークルーム作成」→「グループ」をクリックする。

一番上に、グループ名(ここでは「スタッフ全員」)を入力、右下の「アドレス帳」をクリックして、アドレス帳からトークのメンバーを全員選択する。「追加」で完了だ。

「トーク」にメンバーが追加できた。LINEのように分かりやすい画面だ。

メンバーのスマホに登録してもらう

 

 次にメンバーそれぞれのスマートフォンに登録してもらう。この際、必要なログイン情報(IDと仮パスワード)は管理者が印刷しておいた紙を渡して伝える。

 招待されたメンバーがスマートフォンでLINE WORKSにログインするためには、アプリをダウンロードしてもらわなければならない。スマートフォンを使い慣れている人なら問題なくできるはずだが、メンバーの中にデジタルになれていない人がいたら、管理者などが手取り足取り手伝ってあげよう。

 LINE WORKSのトーク画面はLINEのように使えるので分かりやすい。初めての人もすぐに使いこなせるようになるはずだ。

iPhoneなら「App Store」、Androidスマホなら「Google Play」から「LINE WORKS」と検索し、アプリをインストールする。

インストールしたら、「LINE WORKS」のアイコンをタップする。

「ログイン」をタップ。

管理者が登録した内容に従って、IDとパスワードを入力して「ログイン」をタップ。

パスワードを再設定するよう促す画面が表示されるので、「パスワード変更」をタップ。次の画面で、新しいパスワードを入力する。

ログインできたら、画面下のメニューバーから「トーク」をタップ。「スタッフ全員」というグループができていることが分かるので、タップする。

メッセージの送り方はLINEと同様。メッセージ入力欄にテキストを打ち込むかスタンプを送ってみる。青字で既読が付き、タップをすると既読した人が誰なのかがわかる。

 トークは、文字やスタンプだけでなく写真、動画、ファイルも送れるうえ、音声通話やビデオ通話までできる。これらを使いこなせるようになれば、できることはどんどん広がっていく。コミュニケーションに使える手段が増え、スタッフどうしの意思疎通が図りやすくなるとLINE WORKSが定着するのも早まるだろう。

 次回はトークの様々な機能を使ったスタッフなどとのやり取り方法を紹介しよう。
 
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