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使ってみようSlack入門 ~使い倒して業務効率アップ! 第2回

まずは会社やチームで情報共有するための「ワークスペース」を用意する

無料でSlackのアカウントを作成し、チームでの利用準備を整える

2020年02月10日 08時00分更新

文● 柳谷智宣 編集● 大塚/TECH.ASCII.jp

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 Slackを使い倒して、ビジネスに活用するための連載第2回。今回は、実際にSlackアカウントを作成して、ワークスペースの準備をする手順を紹介する。

 前回記事ではSlackの有料プラン(スタンダードプラン、プラスプラン、Enterprise Gridプラン)を紹介したが、実は無料で使える「フリープラン」も用意されている。利用できる機能に制限があるものの、Slackがどんなものかを体験するには十分だ。Slackに慣れ、フリープランの機能で物足りなくなったら、有料プランにもスムーズに移行できる。Slackに興味を持ったら、まずは気軽にフリープランでアカウントを作成してみよう。

無料のフリープランで会社/チームの「ワークスペース」を用意する

 SlackのWebサイト(https://slack.com/)にアクセスし、「仕事用メールアドレス」というフォームにメールアドレスを入力して「無料で試してみる」をクリックする。続く画面で「ワークスペースを新規作成」を選ぶ。「ワークスペース」とは、会社や組織単位でコミュニケーションや情報共有に利用する場(スペース)のことだ。このワークスペース内でさらに細かなグループ(チャンネル)分けができるので、通常は会社全体でワークスペースを1つ用意すればよいだろう。

 続いて、メールアドレスの確認が求められる。先ほど入力したメールアドレス宛に、6ケタの確認コードを記載したメールが届いているはずなので、そのコードを入力すれば確認作業は完了だ。

まずはメールアドレスを登録

「ワークスペースを新規作成」をクリックする

メールで送られてくる6ケタのコードを入力する

 ここからは会社や組織、担当者といった情報を入力していく。まずは社名の入力からだ。もちろん、利用する組織に応じて部署名やチーム名、サークル名などでも構わない。

 次に、たとえば「ホームページリニューアル」のような、その組織やチームで取り組んでいるプロジェクト名を1つ挙げるように言われる。これは、最初の「チャンネル」を作成して、初期設定作業が完了したらすぐにコミュニケーションを始められるようにする仕掛けだ。ここで作成したチャンネルはあとから名称変更や削除ができるし、さらにほかのチャンネルを追加することもできる。ひとまずここでは気軽に名前を付けておいてOKだ。

 続いて、ほかのプロジェクトメンバーのメールアドレスを入力して、Slackに招待する。人数が少ない場合はメールアドレスを1つずつ入力すればよいが、人数が多い場合は面倒かもしれない。その場合は「招待リンクを取得して共有する」をクリックして招待用のURLをコピーし、それをメールで一斉配布してもよいだろう。

 あとは、ユーザーの業務内容(仕事/役割)についてアンケートに回答すれば、初期設定作業は終了だ。「Slackでチャンネルを表示する」をクリックすれば、ワークスペースにサインインできる。

画面の指示に従って会社名やプロジェクト名を入力する

プロジェクトに関わっているほかのメンバーを招待する

自分の職種を選択する。ツールはひとまず何も選択しなくてOKだ

Slackにサインインできた

 ただし、この段階ではまだ、ユーザーアカウントの作成と保存は完了していない。画面を閉じたりせず、そのまま作業を続けよう。

 「新規登録を終了する」をクリックすると、自分の「氏名」と「パスワード」を設定する画面が表示される。氏名は自分のメッセージと共に表示されるものなので、社内の人が見てわかりやすいものにしよう。

 最後に、今回作成したワークスペースにアクセスするためのURL(「○○○○○.slack.com」という形になる)を設定しなければならない。メンバーがワークスペースにアクセスする際に使うものなので、なるべくわかりやすい文字列にしておきたい。とはいえ、すでにほかの企業や組織がその文字列を利用していたら使えない。筆者の場合も「leveling」という文字列にしたかったのだが、すでに使われていたため、今回は「levelingjp」とした。

自分の名前とパスワードを設定する

ワークスペース名を確認し、URLを設定する

これでSlackの準備が完了した

 ちなみに、この一連の作業を最後まで終わらせず、ワークスペースのURLを設定しないうちに画面を閉じてしまうと、サインインができなくなってしまう(まさに筆者もやってしまったのだが……)。

 そんなときはサインイン画面(https://slack.com/signin)にアクセスし、「ワークスペースを検索する」をクリックしてメールアドレスを入力すれば、認証メールを再度受け取ることができる。そのメールアドレスで登録されたワークスペースが表示されるので、選択すれば登録作業を続行できる。

ワークスペースのURL設定を終える前に画面を閉じてしまったら、ワークスペースを検索しよう

メールアドレスを入力して認証メールを受け取り、ワークスペースにアクセスする

 ここまでの作業で、Slackをフリープランで利用できる準備が整った。とはいえ、これだけで“仕事をした”気分になってはいけない。このまま続けて、社内で活用できる環境構築の作業を行おう。次回は、情報を共有するスペースである「チャンネル」の作成/運用の方法について紹介する。

(提供:Slack)

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