柳谷智宣がAdobe Acrobatを使い倒してみた 第30回

Acrobat DCで作成したアクションを社内で共有する方法

本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第30回は、ルーチン作業のアクションを作成して社内で共有してみる。

　前回、「第29回　複数のPDFに自動で同じ処理ができる「アクションウィザード」機能」でアクションの使い方を紹介した。今回は、アクションを完全に自作する方法と、そのアクションを書き出して社内で共有する方法を紹介しよう。

ビジネス資料を外部に送信する際の作業をアクションにしてみる

　Acrobat DCのアクションウィザードでは、さまざまな操作を登録して、アクションとして作成できる。今回はビジネス資料を取引先などの外部に送信する際のルーチン作業をアクションにしてみよう。たとえば、コメントなどが記載されている注釈をすべて削除。全ページに「取扱注意」の透かしを大きく入れて、ファイルサイズを小さくしてみる。さらに、ファイル名には、取扱注意の文言を追加するといった具合だ。

　まずは、「ツール」から「アクションウィザード」を開き、追加するツールを選択する。「コンテンツ」をクリックすると下位メニューが開くので、「すべての注釈を削除」をダブルクリックすると、右側のアクションステップに追加される。

Acrobat DCの「ツール」から「アクションウィザード」をクリックする

第2ツールバーから、「新規アクション」をクリックする

アクションの作成画面が開くので、「コンテンツ」を選択する

「すべての注釈を削除」をダブルクリックすると追加される

　続けて「ページ」の「透かしを追加」を追加する。「設定を指定」というリンクが現れるのでクリックすると、設定画面が開く。ここで、挿入する透かしの設定を行おう。同様に「ファイルサイズを縮小」を追加し、Acrobatの互換性設定も行なう。

「透かしを追加」を追加し、「設定を指定」をクリックする

透かしの設定を行なう

「ファイルサイズを縮小」を追加し、こちらも「設定を指定」をクリック

設定を選択して「OK」をクリックする

「保存」を追加。場所を間違えてしまったら、横の矢印アイコンで変更できる

順番を入れ替えられた

保存の「設定を指定」で、ファイル名などを設定する

　あとは「保存」を追加し、ファイル名やファイル形式を選択すれば完了だ。試しに、ファイルを開いて実行してみよう。透かしと互換性のダイアログが開くが、すでに設定済みなので「OK」をクリックするだけでいい。その後、自動的に新しいファイルが作成、保存される。

　設定の確認ダイアログを表示したくないなら、「アクションステップ」の「ユーザーに確認」のチェックボックスを外そう。

設定が終わったら「保存」をクリックする

アクション名や説明文を入力し、「保存」をクリックする

アクションが作成された。試しに実行してみよう

「開始」をクリック

透かしのダイアログが開く

ファイルサイズ縮小のダイアログが開く。「OK」を押すと自動的に保存される

「ユーザーに確認」のチェックボックスを外すと確認ダイアログが出なくなる

作成したアクションを社内で共有してみる

　作成したアクションを、社内のほかのPCでも利用できるように書き出し・取り込みしてみよう。

　まずは「アクションウィザード」の第2ツールバーから「アクションを管理」画面を開き、「書き出し」をクリックする。拡張子が「.sequ」というアクションファイルを保存すればいい。

　このファイルをもらったユーザーは、同じく「アクションを管理」画面で、「取り込み」をクリック。受け取ったファイルを指定すれば、アクションを追加できる。

「アクションを管理」画面で「書き出し」をクリックし、保存する

アクションファイルを受け取ったら、「アクションを管理」画面で「取り込み」をクリック

ファイルを指定する

アクションが追加された。「OK」をクリックする

アクションを取り込めた

■関連サイト

• Acrobat DC