表示形式をマスターしてExcel仕事をスムーズに！ 第2回

数値、通貨、会計の3つが鍵　Excel表示形式をマスター

桁区切りや単位を付ける――数値の表示形式

　数値データを読みやすく表示するのによく使うのは、桁区切りのカンマや通貨記号（￥）でしょう。これなら、ツールバーの［桁区切りスタイル」や［通貨スタイル］ボタンで簡単に設定できます。これも表示形式ですが、ここでは「セルの書式設定画面」画面を使ってもっと自在に変える方法を紹介します。

セルの書式設定で、数値、通貨、会計の3つを使いこなそう

　［表示形式］タブを開くと「分類」欄があります。このなかで数値の表示形式としてよく使うのは「数値」「通貨」「会計」です。負の数を赤く表示したり、「▲」を付けるなら「数値」、「＄」などの「￥」以外の通貨記号を付けるには「通貨」を選びます。「会計」を使うと、次ページで説明するとおり、「￥」記号を付けると同時に、見やすい配置にできます。

　ここまでの方法で設定できないものは「ユーザー定義」を使います。一部の桁を非表示にしたり、小数点の位置を揃えるなど、記号の組み合わせで表示の幅が広がります。

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　なお、ユーザー定義を使うときに紛らわしいのが「＃」「0」「？」の3つの記号です。いずれも桁を表わしますが、「＃」は何も表示せず、「0」は値のない桁に「0」を表示し、「？」は空白を表示するという違いがあります。

＃と0と？の違いは……
＃	数字の桁を表わす。数値が指定した桁数に届かないときは、空いた桁には何も表示しない。
0	数字の桁を表わす。数値が指定した桁数に届かないときは、空いた桁に「0」を表示する。
？	数字の桁を表わす。数値が指定した桁数に届かないときは、空いた桁に空白を表示する。

「0」を「―」（ダッシュ）に変えたい

　会計の書類などでは、該当する値がないことを分かりやすく示すのに、「0」の代わりに「―」（横線、ダッシュ）を使います。これは［表示形式］タブに用意されている、［会計］を選べばできます。

表示形式を設定するセルを選択。不連続のセルもCtrlキーを押しながら操作すれば、まとめて選択できる

　(1) 表示形式を設定したい範囲を選択。この例のように範囲が2つあるときは、最初の範囲はドラッグ、次の範囲は［Ctrl］キーを押しながらドラッグすると同時に選択できる。

　［会計］を選ぶと同時に「￥」も付きますが、会計の￥は必ずセルの左側に表示されます。桁数が違っても￥の位置が揃うので、値が見やすくなります。ここがツールバーの［通貨スタイル］ボタンで設定する場合との違いです。なお、￥を表示しないようにすることも可能です。

セルの書式設定画面で「会計」を選ぶ

　「セルの書式設定」画面を表示し、(2)［表示形式］タブを選ぶ。「分類」の(3)［会計］を選択。(4)［OK］を押す。ここでは小数点以下の桁数や通貨記号の有無を指定できる。

　また、会計を設定すると、数値の右端とセルの枠線の間隔も広くなります。このように、「会計」は記号やカンマだけでなく、見やすいように配置まで考えられた表示形式なのです。

「0」が「―」に変わり、数値の前に「￥」が表示された

　「0」が「―」に変わり、数値には「￥」とカンマが付く。「￥」は左端に揃う。また、数値の右端に空白も挿入される。

知ッ得――0を「―」ではなく空白にしたいときには？

　「0」を空白で表現したい場合は、［ユーザー定義］で「＃,＃＃＃」と指定する。この指定は、桁区切りのカンマを付け、数値が0の場合は何も表示しないという意味。カンマを付ける必要がなければ、「＃」と1つだけ指定すればいい。