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表示形式をマスターしてExcel仕事をスムーズに! 第4回

Excelで日付や時刻の計算ができる表示形式

2009年05月15日 09時00分更新

文● 尾崎裕子、アスキー・ドットPC編集部

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表示形式で特定の文字を自動入力

 文字にも表示形式は設定できる。表示形式を使って、氏名に「様」を付けたり、郵便番号などのパターンの決まった数字の入力をしたりといった作業をスピードアップ!


「様」や郵便番号の「-」(ハイフン)を自動表示

完成図

あらかじめ入力欄に表示形式を設定しておき、指名を入力したら「様」が、郵便番号は数字を入れるだけで「-」が自動的に付くようにする。会員番号は、数値の頭に入力した「0」も表示されるようにする

 文字データに表示形式を設定すると、入力の手間を省くことができます。たとえば顧客名簿などを作成するときに、指名に自動的に「様」が付くようにすれば、大量のデータ入力が楽になります。

 また、以前は数字の先頭の「0」を表示するために「'」(シングルクォーテーション)を付けましたが、「文字列」にすることでも「0」は表示できます。いちいち「'」を入力するより楽です。

 Excel 2003からは「郵便番号」という表示形式もできました。数字だけ入力すれば「-」が挿入されます。

 なお、表示形式で「様」や「-」を付けても、それは表示されているだけで、セルに入力したデータそのものに文字が付くわけではありません。


氏名に「様」を付ける

セル範囲を選択

氏名を入力するセル範囲を選択

 (1) 氏名を入力するセル範囲を選択し、「セルの書式設定」画面を開く。

セルの書式設定

セルの書式設定の画面

書式

ユーザー定義に記入する書式

 (2)[表示形式]タブの、(3)[ユーザー定義]を選ぶ。(4)「種類」に「@ 様」(@と様の間は半角スペース)と入力して[OK]ボタンで閉じる。「""」は自動的に付くので手入力は不要。


0から始まる会員番号を表示

セル範囲を選択

氏名を入力すると、自動的に様が付いた。次に、会員番号を入力するセル範囲を選択

 「様」の設定後、ためしに指名を入力すると自動的に「様」が付く。(1) 会員番号を入力するセル範囲を選択し、「セルの書式設定」画面を表示。

セルの書式設定

セルの書式設定の画面で、文字列に変更する

 (2)[表示形式]を選択。(3)[文字列]を選び、[OK]で閉じる。「文字列」にすると先頭の「0」が表示される。

 なお、設定はデータ入力前に行なう。入力後に設定しても「0」は表示されない。


連載記事の掲載予定日一覧

数値を自在に表示したい……5月1日掲載済み
日付や時刻の表示を変えたい……5月8日掲載済み
文字入力の手間を省きたい……本記事
関数を使って表示を一発変更……本記事

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