Word実用文書作成のツボ 第2回

入力が「すっきり」簡単になる定型ビジネス文書を作る

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作成した文書を上司や同僚に見てもらうときには、誰がどのような変更したのかが分かるように「変更履歴」を設定しておくと便利です。変更履歴機能をオンにして、文書に変更を加えると、どこをどのように修正したのかという履歴が色付きの文字や吹き出しで表示され、修正個所や修正内容がひと目でわかります。

^※本記事は「すっきりわかった！ワード　実用文書 作成のツボ ワード2002/2003/2007対応」から一部抜粋し、編集・再構成したものです。

入力が簡単になる定型ビジネス文書を作る――インデックス

• ■操作1――文書全体のレイアウトを作成する
• 作成日付を自動表示する
• 定型文書の体裁を作る
• ■操作2――リストとチェックボックスで定型文書のひな形を作る
• 「フォーム」ツールバーを表示する
• 「部署」のドロップダウンメニューを作る
• 「氏名」をテキスト入力エリアにする
• ひと押し――「フォーム」ツールバーで作れるものは？
• 「休暇区分」のチェックボックスを作る
• 「期間」の入力エリアを作る
• 「事由」をテキスト入力エリアにする
• 作成したフォームにロックをかける
• ■操作3――フォームから入力できる定型文書の使い方
• ひと押し――グレーの網かけを表示をやめたいときは？
• リストから選択する
• チェックボックスをオンにする
• ひと押し――Word 2007で「フォーム」機能を使う方法

• 前回記事「修正点が『すっきり』ひと目で分かる文書を作る」はこちら
• 次回は、1月30日に掲載予定

この文書を作ります

文書のツボ

フォームフィールド

アンケート用紙などのように、入力する個所や入力する文字があらかじめ決まっている定型文書を作成するときに使う機能。主なフォームフィールドに、テキストボックス、チェックボックス、ドロップダウンがある。

日付と時刻

パソコンが管理する時刻を文書内に表示する機能。和暦や西暦など、表示形式は自由に選択できる。

ドロップダウンフォームフィールド

［▼］ボタンをクリックすると入力候補の一覧が表示され、クリックするだけで文字を入力できるようにする機能。

テキストボックスフォームフィールド

文字を入力するための専用の領域を設定する機能。入力できる文字の種類や長さなどを指定できる。

チェックボックスフォームフィールド

クリックしたときにチェックマークが付くように設定するための機能。

フォームの保護

設定したフォームフィールドを自由に編集できない状態に保護する機能。フォームフィールド入りの文書を実際に運用するときに使う。

　（次ページ、「文書全体のレイアウトを作成する」に続く）