Word実用文書作成のツボ 第1回

修正点が「すっきり」ひと目で分かる文書を作る

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作成した文書を上司や同僚に見てもらうときには、誰がどのような変更したのかが分かるように「変更履歴」を設定しておくと便利です。変更履歴機能をオンにして、文書に変更を加えると、どこをどのように修正したのかという履歴が色付きの文字や吹き出しで表示され、修正個所や修正内容がひと目でわかります。

^※本記事は「すっきりわかった！ワード　実用文書 作成のツボ ワード2002/2003/2007対応」から一部抜粋し、編集・再構成したものです。

修正点がひと目で分かるWord文書を作る――インデックス

• ■操作1――変更履歴を記録できるようにする
• 文字列を変更する
• 書式を変更する
• コメントをつける
• ■操作2――変更履歴が記録された文書を印刷する
• 変更履歴を印刷したくない場合は
• Word 2007の「変更履歴」機能はどこに？
• ■操作3――変更を承諾して変更指示を反映する
• 変更を無視する
• コメントを消す
• ひと押し――変更履歴のさまざまな見え方
• 次回は、1月23日に掲載予定

この文書を作ります

　上の画面は、「変更履歴」機能を使って文書に変更やコメントを加えた状態。文字の挿入や削除、書式の変更、コメントが、色つきの文字や右余白の吹き出しで表わされています。

文書のツボ

変更履歴

元の文書に加えられた変更内容を記録し、後から開いたときに変更個所が一目でわかる機能。

コメント

文書内にメモを残す機能。

変更の承諾／削除

修正された内容を文章に反映する／しないを判断する機能。

操作1 文書に変更履歴とコメントを残す

　「変更履歴」機能を使用するために、まず「チェック／コメント」ツールバーを表示します。［変更の履歴］ボタンを押すと、変更履歴の記録がはじまります。ほかに、文書にコメントを残すこともできます。

■変更点を記録できるようにする

変更点を記録可能にする手順(1)　ツールバーを表示する

　メニューバーから［表示］→［ツールバー］→(1)［チェック／コメント］を選び、「チェック／コメント」ツールバーを表示します。

変更点を記録可能にする手順(2)　［変更の履歴］ボタンをクリックする

　「チェック／コメント」ツールバーの(2)［変更の履歴］ボタンをクリックしてオンにします。このあとから編集内容が記録されます。

　（次ページ、文字列や書式を変更してみよう、に続く）