Word実用文書作成のツボ 第2回

入力が「すっきり」簡単になる定型ビジネス文書を作る

操作2――
リストとチェックボックスで定型文書のひな型を作る

　フォームフィールドには3つの種類があります。毎回任意の文字列を入力する項目には、「テキストボックス」。リストや選択肢から選ぶ項目には、「チェックボックス」や「ドロップダウン」（リスト）を設定します。

■「フォーム」ツールバーを表示する

「フォーム」ツールバーを表示する

　メニューバーから［表示］→［ツールバー］→(1)［フォーム］を選択。

　「フォーム」ツールバーの［フォームの保護］ボタン（「ひと押し」コラムを参照）が解除されオフになっていることを確認する。

■「部署」のドロップダウンメニューを作る

部署名をドロップダウンメニューで選択可能にする手順

　(1)「所属部署」として入力してある文字列をドラッグして選択し、(2)［ドロップダウン フォーム フィールド］ボタンをクリック。

ドロップダウン フォーム フィールドが作成されたら、オプションボタンをクリック

　選択した文字列がグレーの網かけ表示になったことを確認する。リストの内容を設定するため、(3)［フォームフィールドのオプション］ボタンをクリック。

ドロップダウン フォーム フィールドのオプション画面で、選択肢を追加・編集する。忘れず、「選択可能にする」をチェックしておこう

　(4) にリストに表示する内容を1つ入力し、(5)［追加］ボタンをクリック。(6) に入力した内容が表示される。

　(4)～(6)を繰り返してリストの一覧を作り、最後に［OK］をクリック。

■「氏名」をテキスト入力エリアにする

氏名を記入する「テキスト入力エリア」を設定する

　(1)「氏名」として入力してある文字列をドラッグで選択し、(2)［テキスト ボックス フォーム フィールド］ボタンをクリック。

　設定すると選択した文字がグレーの網かけ表示になる。

ひと押し
「フォーム」ツールバーで作れるものは？

• (A) テキスト ボックス フォーム フィールド
• (B) チェック ボックス フォーム フィールド
• (C) ドロップダウン フォーム フィールド
• (D) フォーム フィールドのオプション
• (E) 罫線を引く
• (F) 表の挿入
• (G) レイアウト枠の挿入
• (H) フィールドの網掛け表示
• (I) フォーム フィールドのリセット
• (J) フォームの保護

　(A)(B)(C)で、テキストボックス、チェックボックス、ドロップダウンのフォームを作成。

　(D) は、作成したフォームの詳細を設定するためのボタン。

　(J) の［フォームの保護］ボタンがオンのときに、フォームを使った入力が可能。オフで文書の編集を行なう。

　（次ページ、「『休暇区分』のチェックボックスを作る」に続く）