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Word実用文書作成のツボ 第2回

入力が「すっきり」簡単になる定型ビジネス文書を作る

2009年01月23日 08時00分更新

文● アスキー・ドットPC編集部

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操作2――
リストとチェックボックスで定型文書のひな型を作る

 フォームフィールドには3つの種類があります。毎回任意の文字列を入力する項目には、「テキストボックス」。リストや選択肢から選ぶ項目には、「チェックボックス」や「ドロップダウン」(リスト)を設定します。


■「フォーム」ツールバーを表示する

「フォーム」ツールバー

「フォーム」ツールバーを表示する

 メニューバーから[表示]→[ツールバー]→(1)[フォーム]を選択。

 「フォーム」ツールバーの[フォームの保護]ボタン(「ひと押し」コラムを参照)が解除されオフになっていることを確認する。


■「部署」のドロップダウンメニューを作る

ドロップダウンメニューの作成手順

部署名をドロップダウンメニューで選択可能にする手順

 (1)「所属部署」として入力してある文字列をドラッグして選択し、(2)[ドロップダウン フォーム フィールド]ボタンをクリック。

ドロップダウン フォームのオプションボタン

ドロップダウン フォーム フィールドが作成されたら、オプションボタンをクリック

 選択した文字列がグレーの網かけ表示になったことを確認する。リストの内容を設定するため、(3)[フォームフィールドのオプション]ボタンをクリック。

ドロップダウン フォームのオプション設定画面

ドロップダウン フォーム フィールドのオプション画面で、選択肢を追加・編集する。忘れず、「選択可能にする」をチェックしておこう

 (4) にリストに表示する内容を1つ入力し、(5)[追加]ボタンをクリック。(6) に入力した内容が表示される。

 (4)~(6)を繰り返してリストの一覧を作り、最後に[OK]をクリック。


■「氏名」をテキスト入力エリアにする

テキスト入力エリアを設定

氏名を記入する「テキスト入力エリア」を設定する

 (1)「氏名」として入力してある文字列をドラッグで選択し、(2)[テキスト ボックス フォーム フィールド]ボタンをクリック。

 設定すると選択した文字がグレーの網かけ表示になる。


ひと押し
「フォーム」ツールバーで作れるものは?

  • (A) テキスト ボックス フォーム フィールド
  • (B) チェック ボックス フォーム フィールド
  • (C) ドロップダウン フォーム フィールド
  • (D) フォーム フィールドのオプション
  • (E) 罫線を引く
  • (F) 表の挿入
  • (G) レイアウト枠の挿入
  • (H) フィールドの網掛け表示
  • (I) フォーム フィールドのリセット
  • (J) フォームの保護

 (A)(B)(C)で、テキストボックス、チェックボックス、ドロップダウンのフォームを作成。

 (D) は、作成したフォームの詳細を設定するためのボタン。

 (J) の[フォームの保護]ボタンがオンのときに、フォームを使った入力が可能。オフで文書の編集を行なう。


 (次ページ、「『休暇区分』のチェックボックスを作る」に続く)  

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