Word実用文書作成のツボ 第2回

入力が「すっきり」簡単になる定型ビジネス文書を作る

■「休暇区分」のチェックボックスを作る

休暇区分をチェックボックスにして、マウスで選択可能にする

　(1) チェックボックスを挿入したい個所にカーソルを置き、(2)［チェック ボックス フォーム フィールド］ボタンをクリック。

同様の手順で、ほかの項目にもチェックボックスを設定

　チェックボックスの四角が挿入されたことを確認する。同様にほかの項目にもチェックボックスを挿入する。

　なお、ここでクリックしても、まだチェックは入らない。

■「期間」の入力エリアを作る

休暇期間を数字で入力するエリアを設定する。まず数字入力したい場所を選択して、「テキスト ボックス フォーム フィールドボタン」をクリック

　(1) 期間に入力してある年の数字をドラッグで選択し、(2)［テキスト ボックス フォーム フィールド］ボタンをクリック。

エリアが網掛けに変化したら、フォーム フィールドのオプションを設定する

　(1) で選択した年の数字部分がグレーの網かけになっていることを確認し、(3)［フォーム フィールドのオプション］ボタンをクリック。

フィールドに入力できる文字種や初期値をオプション画面で設定できる

　(4)「種類」で［数値］を選択し、(5)「既定の番号」に「20」を入力。

　これで、はじめから「平成20年」と入力された状態になる（変更も可能）。(6)「最長文字数」を［2］に設定し、［OK］をクリック。

同様の手順で、月や日のフィールドも設定しよう

　他の日付欄にも、同様に(1)～(7) の手順でテキストボックスを挿入する。

　なお、「月」「日」は、(5)「既定の番号」を空欄にしておく。

■「事由」をテキスト入力エリアにする

「事由」の欄は、文章が入力できるようにフィールド設定しよう

　(1)「事由」に入力してある文字列をドラッグで選択し、(2)［テキスト ボックスフォーム フィールド］ボタンをクリックする。

■作成したフォームにロックをかける

フォームの設定が完了したら、「フォームの保護」ボタンをクリック。これでプルダウンメニューやチェックボックスが有効になる

　フォームの設定が完了したら、(1)［フォームの保護］ボタンをクリックしてオンにして完成。これで各フォームが利用可能となり、かつ、フォーム以外の個所は編集できなくなる。

　（次ページ、「フォームから入力できる定型文書を使ってみる」に続く）