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新年に学ぶ 手帳の書き方最新テクニック25第2回

スケジュール管理&ToDoリストを手帳に落とし込む

2009年01月08日 05時00分更新

文● 佐々木正孝(デルタハウス)

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365日、24時間――ビジネスでもプライベートでもドンとこい! とばかりに予定を仕切ってくれる頼もしい相棒が「手帳」だ。前回の「記入編」(関連記事)に続いて、ここではフルに使い倒すための実戦的ノウハウにフォーカス。誰でもすぐに取り入れられる25のテクニックを紹介していこう。

スケジュール編
計画・進行下手を手帳から解消する

 入ったアポをただ予定欄に記入していくだけでは、真の手帳活用法とは言えない。手帳活用の基本中の基本である、スケジュール管理についておさらいしよう。

テクニック8
「自分用のアポ」もしっかり確保

 企画書作成やアイデア出しなど、一人でじっくり作業したいときは、あらかじめ手帳の予定欄に四角い枠などで「自分用のアポ」を記入するのが正解。

 なし崩し的にほかの作業に追われることなく、確実に業務を遂行できる。もちろん、プライベートの予定確保にも役立つ。

テクニック8

テクニック9
移動や不測の事態に備えたバッファを前後に設ける

 会社から得意先まで、電車を乗り継いで30分程度かかることがわかっているのであれば、15時からのアポは14時半に記入すべし。予定時間前の会議が長引いたり、交通機関が予定通りに動かなかったりするケースも少なくない。

 バッファ(余裕)を前後に設けて不慮の事態に備えるのが予定管理のポイントだ。

テクニック9

テクニック10
調べた訪問先の場所や経路は手帳にペタリと貼り付ける

テクニック10

 訪問先の場所は地図サイトで調べ、経路や所要時間は乗り換え案内サイトで調べる。そんなビジネスパーソンは多いだろう。一度調べた地図やルート、乗り換え情報は印刷して手帳に貼り付けよう。

 あとから振り返った際に、どこへどのように行ったのか把握することが容易になるし、次に同じ所へ行く場合に、再検索する手間がかからない。


テクニック11
プロジェクトの実施期間は営業日でカウントする

 「スペースが限られる手帳で、フル活用したい便利記号が“矢印”です。たださっと書き込むのではなく、意味を持たせて使いこなしていくようにしましょう」と谷氏は語る。

 予定変更や修正を示したり、注意点などプラスアルファの情報をアピールしたり、予定の継続を表すなど、状況を問わずに使える。

テクニック11

(次ページ、「ToDoリスト編」に続く)

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