新年に学ぶ 手帳の書き方最新テクニック25 第2回

スケジュール管理＆ToDoリストを手帳に落とし込む

ToDoリスト編
優先順位をすべて手帳に落とし込む

　日々の仕事をこなすうえで、何かと便利なToDoリスト。ただ並べてチェックを付けるのではなく、重要度・緊急度を踏まえてリスト化し、活用するのがスマートだ。

テクニック12
ToDoを4象限化してチェック

　縦軸に重要度、横軸に緊急度を置いた4象限マトリクス（左下）を作って一日の業務を当てはめていけば、やるべき業務の優先順位は一目瞭然。

　4象限のどこに位置するのかをアルファベットで示したToDoリストを前日に作っておき、当日は手帳をマメに見ながら進捗状況をチェックしていこう。

テクニック13
“やり残し”のスムーズ移行術

　テクニック12の4象限マトリクスを基に作ったToDoで、一日の間に終わらなかったものは翌日のリストに盛り込む。

　緊急度の高いタスクが残るようならタイムマネジメントの仕方を再考する必要アリ。緊急度が低いタスクが残ったら、翌日の新しいToDoを含めて優先順位を再設定しよう。

テクニック14
ToDoをカードに書く

　その日のToDoを手帳に書き込まず、カードなど別紙にまとめて手帳にはさむ「一期一会式」リストも有効。

　厚紙のカードを使って重厚感を醸し出すと記入やチェックの楽しみも増えそうだ。随時、手帳から取り出してデスクに置いて目立たせるのもいい。

テクニック15
プロジェクトの実施期間は営業日でカウントする

　タスクのやり残しを放置しているようでToDoリストをつける意味がない。重要度は高いが緊急度が低いタスクが、いつの間にか緊急度が高くなったなんてことがないよう、締め切りは厳密に設定すべし。前倒しでスケジュール管理していこう。

　優先順位が低いタスクは、すき間の時間で片付けるのがベターだ。

テクニック16
プライベートのチェックリストも大切

　ビジネスとプライベートを手帳で一元管理するのであれば、私用も下のように目的別にどんどんToDoリスト化して、時間の有効活用に役立てよう。

　もっとも、こちらは特に締め切りを厳密に設定せずに、「鑑賞したい映画」「行きたいレストラン」「会いたい人」「読んでみたい本」といったものをリストアップしてくだけでもいい。

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本記事は「月刊ビジネスアスキー 2009年1月号」の特集記事を元に、編集・再構成したものです。