第18回 チームの共同作業がはかどる! Dropbox Businessを使いこなそう

ドキュメント共同編集やWeb会議時のホワイトボード、タスクの割り当てと進捗チェックまで

チーム作業を効率化する「Dropbox Paper」のさまざまな機能

文●柳谷智宣 編集● 大塚/TECH.ASCII.jp

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 Dropbox Paper(以下、Paper)はDropboxユーザーが無料で利用できるオンラインドキュメントのワークスペースだ。前回記事ではPaperドキュメントの作成や編集などの基本操作を紹介した。しかし、Dropbox Businessを活用して共同作業を行っているチームであれば、やはりPaperもチームで共同活用してこそ真価を発揮すると言えるだろう。

 そこで今回は、Paperドキュメントをチームで共有/共同編集したり、Paperを使ってプロジェクトのタスクやスケジュールを共同で管理したりする方法を紹介しよう。

 Paperで作成したドキュメントはDropbox Business上でファイルのように扱われ、共有する方法も通常と同じだ。Paperドキュメントの編集画面からは右上の「共有」をクリック、またフォルダのファイル一覧画面では「…」メニューから「共有」を選択すれば、共有設定画面が表示される。

 共有設定ではこのPaperドキュメントへのアクセス権限(閲覧可能/編集可能)を選び、共有する相手をメールアドレスや名前、グループで指定すればよい。共有した相手にはすぐに通知が飛び、アクセスできるようになる。

Paperドキュメントの共有設定。アクセス権限と共有したい相手を設定し、招待する

招待された側では、Dropboxの通知機能やメールで通知が届く

通常のファイルと同様に、有効期限やパスワード、ダウンロードの可否といった細かい共有設定も可能

 共有メンバー間ではPaperドキュメントを同時に閲覧/編集できる。編集内容はリアルタイムに反映(同期)されるので、たとえば会議の議事録作成に使ってもいいし、ホワイトボード代わりにも利用できる。

 Web会議中、口頭の会話だけだとだんだん何について議論しているのかわからなくなってしまうことがあるが、箇条書きでもいいので会議を進めながら共有したPaperにまとめていくと、議論が整理されて話がスムーズに進むようになる。なお、誰が書き込んだのかは各行の左側に表示されるようになっているので、まずは各参加者にアイデアをどんどん書き連ねてもらって、書いた人に説明を求めるといった使い方もできるだろう。

 みんなでドキュメントを同時編集することで議論がどんどん深まっていく、という体験はとても楽しいし、有益なのでぜひ体験してほしい。メールなどで何度もコメントと修正版をやり取りすることなく、その場で企画書などの成果物が完成するのは、業務効率アップにも大きく寄与するはずだ。

複数ユーザーで共同編集。各行の左には書き込んだユーザー名が表示される

他のメンバーがマウスポインタを置いている位置もわかる

 議事録や企画書を作成していくうちに、各メンバーがやるべきタスクが発生することもある。Paperにはドキュメント内に「タスクリスト(To-Doリスト)」を書き込む機能があり、別のタスク管理アプリを使うことなくチーム内のタスク管理ができる。

 ツールバーの「To-Doリスト」アイコンをクリックするとタスクリストが作成できるので、タスクを箇条書きしていく。そのとき、各タスクの「担当者」や「締め切り日」も設定できる。もちろん、自分以外のメンバーにタスクを割り振ることも可能だ。

 自分のタスクは一覧表示できる。複数のPaperドキュメントで割り振られたタスクも集中管理でき、期限が過ぎている/近づいているタスクを優先的に表示することもできるので、作業漏れを防げる。作業を完了したら、チェックボックスをクリックするだけで「タスク完了」を知らせることができる(タスクリスト上に取り消し線が引かれる)ので簡単だ。

 タスク管理専用ツールのような複雑な機能は持たないが、誰でもすぐに使えるのがメリットだ。比較的簡単なタスクをサクサクと処理していくのに向いている。ちなみに「自分のタスク」をクリックすると、「他者(他メンバー)のタスク」や「完了」済みのタスクも表示できる。間違ってチェックボックスをクリックしてしまった場合は、「完了」を開いて取り消すことができる。

 未完了のタスクがある場合、締め切り日の朝にDropboxからメール通知が届く。タスクを見逃さずに済むのもありがたい。

「To-doリスト」アイコンをクリックしてタスクを入力。Enterキーを押すと次のタスクが入力できる

人のアイコンをクリックして担当者を指定する

カレンダーアイコンをクリックして締め切り日を設定する

「To-doリスト」をクリックすると、自分に割り当てられたタスクを一覧できる

締め切り日を設定しておくと、未完了のタスクは当日朝にメールが届く

 タスクリストと同じように、前回記事で紹介したタイムラインの各項目でも、同じように人のアイコンをクリックして担当者を割り当てることができる。

タイムライン中の作業項目も担当者を割り当てられる

 なお、上の説明ではタスクリストやタイムラインの人アイコンをクリックして担当者を割り当てているが、項目名や説明のテキスト入力中に半角スペース+半角の「@」を入力すると、メンバーの選択画面がポップアップする。ここから担当者を指定してもよい。

 この「@メンション」と呼ぶ仕組みは、タスク以外の本文中やコメント中でも利用できる。先に示したPaperドキュメントの共有設定をしていないユーザーに対して@メンションをすると、その時点で自動的に共有設定がなされるので、手軽にコミュニケーションできるのが便利だ。

 たとえばPaperで企画書を作成していき、上司の確認が必要な部分があったときには、コメントを付けて「@(上司)さん、ここ確認してください!」と@メンションすればよい。これだけで上司にもPaperドキュメントが共有され、同時にコメント内容も通知される。わざわざ共有設定を追加したり、確認依頼メールなどを別途書いたりする必要がないので、とても効率が良い。

「@(ユーザー名)」で@メンションを行う。自動的に相手にドキュメントが共有され、通知が届くので便利

(提供:Dropbox)

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