柳谷智宣の「真似したくなるPC活用術」 第306回

クラウド会議室「Chatwork」でビジネスを加速させるちょい上級テクニック

　ビジネスチャットサービス「Chatwork」（https://go.chatwork.com/ja/）は、国産のサービスで2011年にスタートした老舗だ。導入企業は22万5000社を突破し、さまざまな企業で活用されている。筆者はフリーランスのライターなので、各出版社とメールでやりとりすることが多いが、一部の編集部からはChatworkで連絡するように指示されている。今回は、このChatworkのちょっと上級者向けの使いこなしテクニックを紹介しよう。

ビジネスチャットChatworkを使いこなして、コミュニケーションを加速させよう

【Chatwork使いこなしテク その1】
文字装飾や絵文字を活用して
円滑なコミュニケーションを心がける

　単なる要件であれば、テキストベタ打ちでも伝わるが、何らかの情報をまとめたり、引用したり、強調したいときもあるだろう。そんな時は、文字を装飾する機能を利用すればいい。

　たとえば、線引きするなら「[hr]」と入力すればいい。枠でくくりたいなら、「[info]」と「[/info]」で挟む。その内部の文字列が、四角く囲まれるので、目立たせられる。

　顧客や取引先の発言を飲用する場合は、「[qt]」と「[/qt]」で囲む。冒頭に引用符が付くので、見やすくなる。

　「[title]」と「[/title]」で囲むと、「i」マークが付いて、件名のように表示できる。「[info]」と「[title]」を組み合わせ、 「[info][title]見出し[/title]内容[/info] 」と入力すると、システムメッセージのようにかっちりした見た目で情報を伝達できる。

[qt][/qt]で引用したい部分を囲む

引用符がつき目立たせられる

複数の機能を組み合わせて入力することも可能

テキストベタ打ちとは比べものにならないくらい見やすくなる

　Chatworkでも絵文字を利用できる。ふざけるためのものではなく、あくまでもコミュニケーションを円滑にするための機能だ。仕事の依頼をするための固い文章でも、最後にお辞儀をしたり手を合わせたりしている絵文字を付ければ、柔らかい印象になる。

　絵文字アイコンをクリックしてパネルを開き、選択すれば入力できる。Shiftキーを押しながらクリックすれば連続して選択でき、Ctrlを押しながらクリックすれば即送信できる。

　パネルに表示されていない隠し絵文字もある。たとえば、「(ec14)」と入力すると同社の山本社長をモチーフにした絵文字が入力される。「(gogo)」だと、腕を上げて応援しているような絵文字が表示される。社内で絵文字を使う文化が普及した後に使うと、「え、その絵文字は何？」と聞かれるかもしれない。

絵文字パネルを開き、選択する

絵文字で感情を表現できるのでコミュニケーションしやすくなる

　2019年7月には「リアクション」機能も追加された。投稿を選択すると表示されるメニューから「リアクション」を開くと、「了解」「ありがとう」「おめでとう」といった6つの絵文字を手軽に付けられるようになった。テキストなしでも簡単なコミュニケーションができる。

　追加されている絵文字をほかのユーザーがクリックすると、数字が増えるようになっている。たとえば「経費の精算明日までにお願いします」といった投稿があったとき、全員が「了解しました」といった投稿をするのは無駄だ。とはいえ、何も反応しないと理解したのかどうかがわからない。そんな時、リアクションで絵文字を追加すれば、そのアイコンをクリックするだけでOK。数字を見れば、何人読んだのかがわかるのでスマートだ。

「リアクション」から絵文字を選ぶ

投稿の下に小さく絵文字が表示され、クリックしたユーザー数が表示される。クリックしたユーザー一覧を確認することも可能だ

【Chatwork使いこなしテク その2】
コミュニケーションとタスク管理を
同時にできるのが便利

　チャットワークの大きなウリのひとつが「タスク」機能だ。ビジネスチャットでコミュニケーションしていると、当然仕事が発生する。通常は他のTODO管理アプリなどにコピー＆ペーストして管理しているのではないだろうか。しかし、チャットワークならその画面の中でタスクを作成し、管理できる。タスクは公開されているので、部下や同僚がどんな仕事を担当し、どのくらいの進捗なのか、というのも把握できるメリットも大きい。

　「タスク追加」をクリックして、タスクの内容や担当者、期限を設定すればいい。担当者は複数設定することができ、期限はなくても構わない。タスクを追加すると、右ペインに表示されるので忘れずに対応しよう。

　画面上部の「タスク管理」を開くと、未完了タスクを確認できる。処理できたら「完了」をクリックすればいい

「タスク追加」をクリックする

タスクの内容を入力したら、担当者の「＋追加」をクリックしてユーザーを選択する

タスクの期限を設定して、「タスクを追加」をクリックすればいい

「タスク管理」で自分が抱えているタスクを一覧できる。処理したら「完了」をクリックしよう

　チャットの投稿を直接タスクに設定することも可能。コピー＆ペーストや入力する必要がないので手間が省ける。どちらかというと、Chatworkではこの使い方がメインとなるだろう。

　メッセージを選択した時のメニューから「タスク」をクリックすると、タスクの追加画面が表示される。タスクの内容にはメッセージの内容がコピーされているので、担当者を選んで「タスクを追加」をクリックすればいい。

　「タスク管理」でタスクを確認する際、前後の話の流れを忘れてしまい、どんなタスクかわからないこともある。そんな時は「追加時点へ移動」をクリックすると、該当スレッドに飛ぶので検索せずとも再確認することができる。

メッセージの「タスク」をクリックする

メッセージの内容が入った作成画面が開く

「タスク管理」でタスクを確認する際、前後の会話の流れを知りたいなら「追加時点へ移動」をクリックする

該当箇所に飛ぶので、前後の会話の流れを確認するのも簡単だ