柳谷智宣のkintoneマスターへの道 第22回

kintoneでCSVの入出力なしにまとめてレコードを更新する方法

サイボウズ社が提供しているウェブサービス「kintone」は、一言で言うなら「簡単に自社の業務に適したシステムを作成できるクラウドサービス」だ。業務アプリを直感的に作成できるほか、社内SNSとしての機能も備えスピーディーに情報共有ができるなど魅力が盛り沢山だ。
本連載では、そんなkintoneの導入から基本機能の紹介、そしてアプリの活用法など、ビジネスの現場で役立つ情報を取り上げていく。第22回では、CSVの入出力なしにレコードをまとめて更新してみる。

特定のフィールドの値をまとめて変更するには

　kintoneに登録している複数のレコードのうち、特定のフィールドの値をまとめて変更したいことがある。たとえば、案件管理アプリで異動により担当者を変更したり、商品の価格改定により、まとめて価格を変更したい時などだ。本来であれば、CSVファイルに書き出してから、エクセルなどでフィールドの値を変更し、もう一度CSVファイルを読み込むと行った手順が必要になる。

　そんな時、プラグインを利用すれば、kintone内で一括更新できる。プラグインの導入については前回（第21回　 LINEみたいな「kintoneスタンプ」!? プラグインでアプリを機能強化）を参照してほしい。

　今回利用するのは、株式会社ジョイゾーが公開している「レコード一括更新プラグイン」だ。有料のプラグインだが、30日間の無料お試し版が用意されている。まずは、試用を申し込んでみる。連絡先やkintoneのサブドメイン、利用したいプラグインを選択して送信する。翌日にコードが届いたので、早速試してみた。

　メールにダウンロードURLが記載されているので、プラグインをダウンロード。kintoneのプラグイン設定画面から、ZIPファイルごと読み込んでおく。

複数レコードをまとめて更新できるプラグインを見つけた！

プラグインの試用を申し込む

ライセンスキーやダウンロードURLが記載されたメールが届く

プラグインをダウンロードする

kintoneの設定メニューから「kintoneシステム管理」を開く

「プラグイン」をクリック

ダウンロードしたプラグインのファイルを読み込む

プラグインを登録できた

　続けて、プラグインを利用したいアプリを開き、設定の「プラグイン」から「レコード一括更新プラグイン」を追加。すると、「必須項目が設定されていません」と表示されるので、「設定」アイコンをタップする。ここで、メールで送られてきたライセンスキーと一括更新を許可するユーザーを指定する。

　ユーザー名はkintoneのログイン名を入力すればいい。所属組織は、組織名ではなくkintoneに登録した組織コードを入力すること。間違えても特にエラーなどは出ず、プラグインが有効にならないだけなので注意すること。

　きちんと設定できれば、30日間の試用がスタート。許可したユーザーの画面に「一括更新」というボタンが現れるはずだ。

このアプリの担当者をまとめて変更したい

「設定」タブの「プラグイン」をクリックする

「レコード一括更新プラグイン」にチェックして「追加」をクリックする

設定アイコンをクリックする

メールで届いたライセンスキーと許可するユーザーを設定する

「アプリを更新」をクリックして、変更を環境に適用すれば準備完了だ

　今回は、「アフターフォロー管理」アプリに登録されている担当者名を変更してみる。あるユーザーが異動になり、別のユーザーにまとめて変更するという想定だ。まずは、変更するユーザーを絞り込んで表示する。続けて「一括更新」ボタンをクリックし、フィールドを選択し、ユーザーを入力すればいい。「一括更新を実行します」というダイアログが出るので「更新する」をクリックすればいい。このダイアログに表示されているように、念のためにCSVファイルにバックアップしておくと、トラブルの際に復旧できる。

　更新が完了すると、絞り込んでいる画面には何も表示されなくなるはず。「すべて表示」を選択すれば、ユーザーがまとめて変更されていることを確認できる。

「一括更新」ボタンが現れた

まずは担当者で絞り込む

変更したいレコードを抽出できたら、「一括更新」ボタンをクリックする

更新ダイアログが開くので、担当者を選ぶ

変更するユーザーを入力し、「更新する」をクリックする

確認画面が表示されるので「更新する」をクリックする

更新が完了すると何も表示されなくなる

絞り込みを解除すれば、ユーザーが変更されていることがわかる

　株式会社ジョイゾーは、「レコード一括更新プラグイン」以外にも多数のプラグインを公開している。30日間の無料試用が終わったら、月額3000円（税別）がかかる。年払いなら1ヵ月分割安になる。また、プラグインを3つ契約するなら、9000円のところ6000円／月（税別）で済む「プラグインパック3」もお得だ。

■関連サイト

• kintone（サイボウズ）