ASCII.jpと読者で作る！ビジネスメールのデファクト・ルール！2013年度版 第1回

弊社の常識は、なんと世間の非常識？

えっ？？？メールにZipファイルを添付しちゃダメなの？

ウェブメールの普及も常識に影響を与えている

　また、パソコン上でメールを確認する方法にも変化が出ている。

明らかに数が多すぎると見分けが付きにくくなるので、1つのメールでは数個ファイルに絞るのがベストだろう。

　最近ではパソコンでもGmailを始めとしたウェブメールを使って、メールを確認する人が増えている。これらのサービスでは、メールや添付ファイルをわざわざ自分のパソコンのHDDに保存する必要はなく、「表示」などのリンクをクリックするだけで、ブラウザ上中身を内容を確認できる機能が用意されている。

　またGmailの場合、「すべての添付ファイルをダウンロード」をクリックすれば、添付ファイルを自動的にZip形式にまとめてHDDに保存できる。こうした事情から、ファイルは個々をバラバラに添付したほうが楽に感じる場合も多いのではないだろうか？

　一方OutlookやBecky! Internet Mailなどのメールクライアントを使用している場合でも、多くの人は別のフォルダに保存し直さず、添付ファイルのアイコンをダブルクリックして、直接クリックして開いてしまうのではないか。

　つまり、せっかく相手の手間を軽減させるつもりで圧縮したのに、実際には保存と解凍の手間を相手に強いているというケースも十分あり得るのだ。

ドキュメントファイルはそのまま添付が便利？

　では、これからのビジネスメールでOfficeやPDF文書を添付するにはどうすればいいのだろうか？　ひとつは単純に圧縮せずにそのままファイルを添付することだ。ドキュメントファイルであれば、軽量なので圧縮してもさほど容量がかわらないので、そのまま添付すればOKだ。

　また何か添付ファイルを送りたい時には、相手にどのような形で送っていいのかを確認するのも手段のひとつだ。ビジネス相手がメールの受信で使用している端末の種類を把握している人は、かなりできるビジネスマンでも、そうはいないハズ。それであれば、できるだけ対応しやすい形でメールに添付するのが得策と言うものだ。

大手企業の広報担当者を中心にビジネスメールに対して聞いてみた。添付ファイルの形式には決まった常識がないというのが実際のところだろう

　今回の企画を進めるために、大手IT企業や一般企業に簡単なアンケートを実施した。添付ファイルに関しては、半数以上が「まわりでは特に問題となっていない」という回答で、ハッキリとした常識がないというのが現実のようだ。しかし一方で「添付ファイルは使わず、DropboxやSkyDriveなどのオンラインストレージ経由で共有する傾向がある」という声も聞かれた。