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ASCII.jpと読者で作る!ビジネスメールのデファクト・ルール!2013年度版 第1回

弊社の常識は、なんと世間の非常識?

えっ???メールにZipファイルを添付しちゃダメなの?

2013年05月13日 09時00分更新

文● 岡安 学

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理由はスマホでメールを受け取る人が急増中であるため

 どうしてZipファイルの添付を嫌う人が増えてきたのだろうか? その背景にはメールを受信する「端末や環境」の変化がある。

悲劇? 大至急欲しかった書類がもしZipだったら……

 仕事のメールはこれまでパソコンだけで送受信するのが当たり前だった。しかし今ではスマートフォンやタブレットなどを使い、モバイルデータ回線を経由して仕事のメールを確認し、場合によってはその場で判断して返答までしてしまう機会が増えている。「移動中や屋外ですぐに」というケースも稀ではない。

 手間なくスピーディーに内容を確認したいスマホユーザーにとって、添付ファイルはメールアプリから直接開いて表示できるものにしてほしいと思うものなのだ。

 しかしパソコンとは異なり、スマートフォンやタブレットには、デフォルトでZipファイルを解凍する機能がない。もちろんアプリを導入すれば、Zipファイルを解凍できるが、すべての人がそれらのアプリを導入しているかはわからない。また、使い方に慣れていないと解凍された場所が分かりにくく、開くのも一苦労という面もある。

無料で使えるスマホ用 Zip解凍アプリ
アプリ名 OS 価格
WinZip iOS 無料
iZip iOS 無料
iUnarchive Lite iOS 無料
解凍ツール Android 無料
AndroZip File Manager Android 無料

意外に多くの形式を開ける、スマートフォン

スマホでデフォルトで開ける代表的なファイル
ファイル iOS Android
Word △(文字配置がずれる) △(一部画像非表示)
Excel
PowerPoint
PDF
Zip ×(開けず) ×(開けず)
テキスト

※OSのバージョンや端末によって、開けるファイルの形式は異なる場合がある。

 上の表はWord(.dot)、Excel(.xltx)、PowerPoint(.pot)、PDF(.pdf)、テキスト(.txt)の5つのファイルを電子メールで送り、iPhone5とNexus7で確認した結果だ。

 いずれもGmailのアカウント宛てにパソコンから送信し、iPhoneは標準の「メール」アプリ、Nexus7はグーグル提供の「Gmail」アプリで受信している。文書はMicrosoftのOfficeのテンプレートサイトよりダウンロードしたもので、PDFはWordのテンプレートをPDF化したものを使用している。

WordやExcelなどテンプレートサイトからダウンロードしたものをパソコンで表示した画面。(写真はWord(.doc)ファイルのテストに使用した書類)

パソコンよりGmailを使ってWord(.doc)ファイルをiPhone5へ転送。バンドルされているメールアプリを使い、他のアプリを使わずに表示させた。

iPhone5の時と同様に、Gmailを使いパソコンよりWord(.doc)ファイルをNexus7へ転送。バンドルされているGmailアプリを使い受信。表示はこれまたバンドルされているDocument Viewerを使用。

 表にあるように、基本的にどれも確認はできた(Wordだけはどちらも完璧な表示には至らなかった)。以上から、Zipに圧縮せず、直接添付したファイルのほうがスマホでは開きやすいと考えることもできそうだ。

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