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ASCII.jpと読者で作る!ビジネスメールのデファクト・ルール!2013年度版 第1回

弊社の常識は、なんと世間の非常識?

えっ???メールにZipファイルを添付しちゃダメなの?

2013年05月13日 09時00分更新

文● 岡安 学

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複数あるファイルはフォルダごと圧縮すればひとつのファイルになる。パソコンで送る側からすると、メール添付もしやすく便利だと思いがちだが……。

いままでの常識:ファイルはまとめて1個のほうが便利なハズ!?

 電子メールに添付するファイルが複数ある場合、圧縮してひとつのファイルにして送るのが常識だし、親切だと思っているひとは多いのではないだろうか。

Zipファイルをダウンロードし、解凍すれば保存する手間も軽減される。ファイル容量も軽減されるはずだが……。

 圧縮ファイルを使う理由は、ふたつある。ひとつは、複数のファイルをひとまとめにして受け取った相手が保存しやすくすることだ。ファイルをひとつひとつずつ保存するのは面倒なので、圧縮してひとつのファイルにまとめて保存。あとで解凍すれば一回の操作で複数のファイルをダウンロードできるので、手間が大きく軽減する。

 もうひとつは添付ファイルの容量制限。JPEGファイルやMP4などすでに圧縮されているファイルを改めてZipでまとめても容量的な差はほとんど出ないが、非圧縮の画像や音声を送る場合には、Zipに圧縮すればファイル容量が軽くなる。

 このふたつにより、添付ファイルは圧縮が正義という常識がまかり通っているのだ。

 ひと昔前では、やれLhaだ、やれZipだ、やれRARだと、圧縮ファイル形式によって相手が解凍できないなんて問題もあったのだが、今となってはZipが圧縮ファイルのデファクトスタンダードになっており、パソコンのOS側(WindowsやMac OS)でも標準の圧縮・解凍機能を持っている。したがって、Zipで送られてきたファイルが開けなくて困るというのは基本的にないはずだ。

 しかし、最近になって「Zip形式で添付されると困ります、画像や文書はそのまま添付してください」と指摘されるケースが増えてきているというのだ。

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